Vertragsmanagement: Was es ist, Aufgaben, Tools und Vorteile

Das Vertragsmanagement (engl. contract management) regelt die Aktivitäten und Prozesse, die zur Verwaltung, Steuerung und Optimierung von Vertragsbeziehungen in einem Unternehmen notwendig sind. Das umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Analyse und Archivierung.

Oft wird es mit der Vertragsverwaltung gleichgesetzt. Diese ist jedoch nur ein Teilbereich des Vertragsmanagements und umfasst lediglich die Speicherung, Kategorisierung und Überwachung von Verträgen.

Ein einwandfreies Vertragsmanagement sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden eines Unternehmens, jederzeit kurzfristig auf alle relevanten Verträge und Vertragsinformationen zugreifen zu können. So können Vertragsfristen besser eingehalten, Risiken minimiert und wichtige Entscheidungen schneller getroffen werden.

Das Vertragsmanagement umfasst wichtige Themen und Begriffe wie Vertrag, Vertragsverwaltung, Vertragscontrolling und Vertragsarchivierung.

Die Digitalisierung der Finanzbranche führt zu immer mehr effizientem Umdenken und neuen Lösungen, weswegen auch Themen wie das digitale Vertragsmanagement immer relevanter werden.

Vertragsmanagement Definition

Unter Vertragsmanagement werden die Betreuung vertraglicher Verhandlungen, die Implementierung von Verträgen und das Verändern von Verträgen zusammengefasst.

Die Vertragsverwaltung bildet die Basis ein erfolgreiches Vertragsmanagements. Sie ist dafür verantwortlich, dass alle Verträge strukturiert abgelegt und den verantwortlichen Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Ziel ist es, eine möglichst hohe Wiederauffindbarkeit zu erreichen – zum Beispiel über eine Suche nach Geschäftspartnern, Vertragsgegenständen oder einfachen Schlagworten.

Die Vertragsverwaltung wird im Vertragsmanagement um weitere Aspekte ergänzt: Es ermöglicht Unternehmen, Verträge zu durchleuchten, zu bewerten und zu steuern. Immer mit dem Ziel, Risiken für das Unternehmen zu minimieren. Zu den wichtigsten Prozessen des Vertragsmanagements gehören:

• Vertragserstellung

• Vertragsfreigabe

• Fristenmanagement

• Analyse

• Reporting

• Auswertung

Im Mittelpunkt des Vertragsmanagements steht der Vertrag.

Es gibt eine ganze Anzahl unterschiedlicher Vertragsarten, zum Beispiel:

• Arbeitsvertrag

• Mietvertrag

• Kaufvertrag

• Dienstvertrag

• Werkvertrag

• Darlehensvertrag

• Leihvertrag

Sie alle regeln unterschiedliche Situationen, sei es das Arbeitsverhältnis, den Kauf eines Produkts oder die Herstellung eines Werks. Genauso gibt es Verträge, die die grundsätzliche Zusammenarbeit zwischen zwei Parteien in einem Rahmenvertrag definieren und dort Stundensätze, Fristen oder Geheimhaltungsvereinbarungen festlegen.

Je nach Art des Vertrags unterscheidet sich die Dauer seiner Wirksamkeit. Während ein Kaufvertrag einen einmaligen Kauf regelt, kann ein Rahmenvertrag z. B. bis zu einer Gesamtdauer von vier Jahren geschlossen werden.

Digitales Vertragsmanagement erlaubt es Unternehmen, alle Verträge und die dazugehörigen Unterlagen an einem Ort revisionssicher zu speichern – und gleichzeitig von überall darauf zugreifen zu können. Das liegt daran, dass alle Vertragsdokumente in digitaler Form vorliegen.

Mit Suchfunktionen findest du alle Verträge zu bestimmten Kund:innen; Dokumente, die damit verknüpft sind, Querverbindungen zu anderen Kund:innen oder Unterlagen und Aufgaben, Fristen und Termine.

Damit unterscheidet sich modernes digitales Vertragsmanagement vom analogen Vertragsmanagement, welches mit händischer Arbeit und papiergebundenen Akten und Dokumenten verbunden ist.

Mithilfe einer Vertragsmanagement Software wirst du über anstehende Termine informiert. Außerdem kann dich die Software mithilfe von künstlicher Intelligenz auf Paragrafen aufmerksam machen, die Vertragsrisiken für dich bedeuten oder neue Aufgaben für dich erstellen.

Das Vertragsmanagement umfasst viele wichtige Aufgabenbereiche, die darauf abzielen, die Erstellung, Verwaltung, Überwachung und Archivierung von Verträgen in Unternehmen zu optimieren.

Vertragsverwaltung

Um erfolgreich mit Verträgen arbeiten zu können, müssen Mitarbeitenden Zugriff auf alle für sie relevanten Verträge haben. Hier kommt die Vertragsverwaltung ins Spiel.

Diese stellt nicht nur sicher, dass Verträge eingesehen werden können, sondern auch, dass alle Verträge in ihrer aktuellsten Form und nach einer einheitlichen Struktur intern abgelegt sind. Manchmal wird das auch als Versionsmanagement und Dokumentvergleich bezeichnet.

Mehr über die Versionierung von Verträgen erfährst du auf unserem Blog.

Hinzu kommt die Prüfung von Verträgen auf Vollständigkeit sowie die Überwachung von Vertragsfristen.

Außerdem werden in der Vertragsverwaltung alle Vertragsdokumente mit relevanten Tags oder Schlagworten versehen, sodass einzelne Vorgänge schneller gefunden werden können.

Die Vertragsmanagement Software von Candis bietet dir eine zentrale Lösung, um alle deine Verträge übersichtlich zu verwalten. Mithilfe unserer praktischen Volltextsuche und Filteroptionen findest du alle Verträge innerhalb von wenigen Sekunden. So hast du per Mausklick Zugriff auf alle Vertragsdetails wie Kündigungsfristen, Vertragspartner und verantwortliche Personen.

Vertragserstellung

Ein zentraler Aufgabenbereich des Vertragsmanagements ist natürlich die Erstellung von Verträgen. Dazu gehört die Erstellung eines Vertragsentwurfs, die Ausformulierung des Vertrags sowie die Ausarbeitung aller rechtsverbindlichen Dokumente.

Vertragscontrolling

Im Vertragscontrolling wiederum liegt der Fokus in der Auswertung von Verträgen, die Risikobewertung sowie der Überwachung der Vertragserfüllung. Das macht das Vertragscontrolling zu einer zentralen und wichtigen Managementaufgabe in Unternehmen.

• Wer sind die Top-Vertragspartner:innen?

• Wie hoch ist das Umsatzpotenzial pro Quartal/Jahr?

• Welche Risiken ergeben sich aus den vorhandenen Verträgen?

• Sinkt die Kreditwürdigkeit von gewissen Vertragspartnern?

• Werden alle Vertragspflichten erfüllt?

• Berücksichtigt die Finanzplanung alle in Verträgen definierten Zahlungen?

Das Vertragscontrolling dient somit der Minimierung von Risiken sowie der beiderseitigen Einhaltung aller Vertragsbestimmungen.

Damit das Reporting optimal funktioniert, sollten Unternehmen eine Vertragsmanagement Software nutzen, in der Verträge interaktiv sortiert, gruppiert und individuell dargestellt werden können. Die Vertragsmanagement Software von Candis bietet dir hierfür die Volltextsuche und praktische Filteroptionen an denen du alle benötigten Verträge innerhalb von Sekunden findest.

Vertragsarchivierung

Zur Archivierung von Verträgen werden diese zunächst digitalisiert – und so z. B. als Scan deiner Software für Vertragsmanagement hinzugefügt. Für eine verlässliche Archivierung spielt die Revisionssicherheit zusätzlich eine große Rolle: Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Verträge ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind und so den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen.

Fristenkontrolle

Fristversäumnisse können finanzielle, aber auch ernsthafte rechtliche Konsequenzen haben. Um verpasste Fristen zu vermeiden, ist die Fristenkontrolle eine wichtige Aufgabe im Vertragsmanagement. Sie stellt sicher, dass alle Termine und Fristen überwacht und eingehalten werden. Dazu gehören:

• Kündigungsfristen

• Mindestlaufzeiten

• Verlängerungsoptionen

• Wiedervorlagen

• Vertragslaufzeiten

Oft verwenden Abteilungen in einem Unternehmen einen Online-Fristenrechner, um genaue Fristen zu berechnen.

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Zugriffskontrolle

Bei Verträgen ist es immer wichtig, dass Berechtigungen und Zugriffskontrollen so geregelt sind, dass alle Teams auf für sich wichtige Verträge zugreifen und eigenverantwortlich arbeiten können.

Gleichzeitig sollte Unbefugten der Zugang selbstverständlich verwehrt sein. Dafür solltest du eine Vertragsmanagementsoftware wählen, die es ermöglicht, Freigaberegelungen und Berechtigungen individuell zu vergeben.

In einer globalisierten Welt stehen Unternehmen in immer mehr Geschäftsbeziehungen zu anderen Parteien – ganz gleich, in welchem Staat sie angesiedelt sind. Mit einem wachsenden Geflecht an Beziehungen geht die Übersichtlichkeit schnell verloren. Ein Vertragsmanagement hilft hier, alle Verträge im Blick zu behalten und mit ihnen die Pflichten, Fristen oder die Kreditwürdigkeit von Vertragspartnern.

Ein sorgfältiges Vertragsmanagement schützt Unternehmen somit direkt vor Schaden, sei es durch das Fehlverhalten von Geschäftspartnern oder womöglich eigenen Versäumnissen in der Zusammenarbeit.

Erfolgreiches Vertragsmanagement gibt Sicherheit. Es zählt im Unternehmertum nicht zu den kreativen Gestaltungsaufgaben, die den nächsten Sprung in der Entwicklung ermöglichen – aber zu denen, die die Stabilität des Unternehmens gewährleisten und Fortschritte sichern. Entsprechend ist Sorgfalt nötig, um Verträge zuverlässig im Blick zu behalten, die Einhaltung sicherzustellen und von ihren Bestimmungen zu profitieren.

Folgende Tipps helfen dir beim Vertragsmanagement:

Digitalisiere deine Verträge

Effizientes Vertragsmanagement funktioniert nur digital. Scanne bereits bestehende Verträge ein und lasse sie mithilfe von OCR auslesen. Neue Verträge digitalisierst du direkt bei Empfang (frühes Einscannen) oder nach Abschluss der Bearbeitung (spätes Einscannen).

Berücksichtige die neueste DSGVO-Verordnung

Die meisten Verträge enthalten personenbezogene Daten, die seit Mai 2018 unter der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besonderen Schutz genießen. Achte daher darauf, dass deine Vertragsmanagement Software Daten gesetzeskonform schützt.

Candis setzt auf modernste Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards, um deine und die Daten deines Unternehmens zu schützen. Wir arbeiten DSGVO-konform und verwenden die aktuellste Cloudtechnologie für Datensicherheit und Verfügbarkeit.

Überwache Aufgaben, Fristen und Termine

Wenn du deinen Vertrag digitalisiert hast, erstelle (automatisiert) Aufgaben, Fristen und Termine, die du überwachen kannst – so hältst du deine Verträge konsequent ein.

Schaffe interne Prozesse

Für eine möglichst einfache Auffindbarkeit von Verträgen und Vertragsdaten ist eine gleichbleibende Aufarbeitung dieser notwendig. Schaffe interne Prozesse, die einen einheitlichen Umgang mit Verträgen sicherstellen.

Nutze eine digitale Vertragsmanagement Software

Eine elektronische Akte für deine Verträge sorgt für mehr Transparenz und besseren Einblick in den aktuellen Vertragsbestand deines Unternehmens. Daher solltest du zu jedem Vertrag eine elektronische Akte erstellen, in der du alle für den Vertrag relevanten Dokumente abspeichern kannst. So hast du immer alles direkt griffbereit.

Die Vertragsmanagement Software von Candis ist direkt an unser Rechnungsmanagementsystem gekoppelt. So werden relevante Verträge sofort den richtigen Rechnungsunterlagen zugeordnet.

Jede Branche und jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedürfnisse und somit auch unterschiedliche Anforderungen an eine Vertragsmanagement-Software. Diese sind insbesondere davon abhängig, ob es sich um ein großes, mittelständisches oder kleiens Unternehmen handelt, sowie davon, ob dein Unternehmen international agiert.

Die Auswahl der richtigen Software kann für Finanzangestellte oft zeitaufwendig und mühsam sein, da es viele Programme auf dem Markt gibt.

Hier sind einige Dinge, auf die jedes Unternehmen bei der Wahl seiner Vertragsmanagement-Software achten sollte.

Funktionalität

Achte darauf, dass die Software alle Funktionen enthält, die dein Unternehmen braucht. Das sind vor allem Features wie ein zentrales Fristenmanagement, die Übersicht über wichtige Vertragsdetails, automatische Wiedervorlagen, präzise Kategorisierung und der schnelle Zugriff auf Verträge.

Benutzerfreundlichkeit

Finanzteams haben viel zu tun, daher sollte dein neues Tool eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die sich schnell erlernen lässt. Die Software sollte also einfach zu bedienen und zu navigieren sein. Besonders praktisch ist es, wenn der Anbieter dir Schulungsressourcen, zum Beispiel in Form von Videos zur Verfügung stellt, um die Benutzer:innen schnell einzuarbeiten.

Integration mit anderen Systemen

Besonders für die Nutzung von Vertragsmanagement Software innerhalb der Buchhaltung ist es wichtig, dass die Software über Schnittstellen und Integration zu gängigen ERP-, CRM- und Buchhaltungssoftware verfügt.

Sicherheit und Compliance

Wie bei jedem anderen Tool sollte auch deine Vertragsmanagement Software höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards entsprechen, um Unternehmensinformationen und Vertragsdaten zu schützen. Achte daher immer darauf, dass dein Tool gesetzliche und regulatorische Anforderungen, wie z.B. die DSGVO, erfüllt.

Skalierbarkeit

Eine gute Vertragsmanagement Software kann sich jederzeit an die steigenden Anforderungen eines wachsenden Unternehmens anpassen. Wähle daher eine Lösung, die du auch dann noch nutzen kannst, wenn dein Vertragsvolumen wächst oder sich deine Finanzabteilung vergrößert.

Kosten

Wir empfehlen dir immer, eine Lösung zu wählen, die eine transparente Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren bietet. Besonders beliebt sind flexible Lizenzmodelle mit monatlichen oder jährlichen Abonnements.

Die Einführung und Einarbeitung in neue Software ist zudem häufig kompliziert und kostenintensiv. Daher ist es sinnvoll, sich für ein Tool zu entscheiden, das mehrere wichtige Funktionen, wie Vertrags-, Dokumenten- und Rechnungsmanagement, in einer einzigen Lösung vereint.

Hier sind einige Argumente für die Vertragsmanagement-Software von Candis, die dir und deinem Team bei der Entscheidung helfen können.

1. Zentrale Vertragsverwaltung mit Fristenmanagement:

Mit einer guten Vertragsmanagement-Software hast du jederzeit zentralen Zugriff auf alle Verträge und Fristen. In Candis hast du zudem auch alle wichtigen Vertragsdetails wie Vertragspartner:innen, Kündigungsfristen und verantwortliche Personen übersichtlich und griffbereit. Die automatische E-Mail-Erinnerung sorgt außerdem dafür, dass du und dein Team rechtzeitig informiert werdet, wenn Verträge gekündigt oder neu verhandelt werden müssen.

2. Übersichtlichkeit und einfache Bedienung:

Vergiss umständliche Excel-Tabellen und überfüllte Aktenordner. Eine zentrale Lösung wie Candis ermöglicht es dir, alle deine Verträge übersichtlich zu verwalten. So hast du mit nur einem Klick Zugriff auf alle wichtigen Vertragsdetails und findest benötigte Verträge innerhalb von Sekunden dank der leistungsstarken Volltextsuche und praktischen Filteroptionen.

3. Effizientes Fristenmanagement:

Automatisierte Warnungen und Wiedervorlagen sind essenziell, um keine wichtigen Vertragsfristen zu verpassen. Candis ermöglicht es dir, bei der Vertragsablage den gewünschten Zeitraum zur Wiedervorlage festzulegen und rechtzeitig vor der Verlängerungsperiode eine Benachrichtigung zu erhalten. So kannst du frühzeitig kündigen oder neue Vertragsbedingungen aushandeln.

4. Individuelle Anpassbarkeit:

Die Möglichkeit, eigene Vertragstypen zu erstellen, individuelle Schlagworte zu definieren und klare Zuständigkeiten festzulegen, macht eine Vertragsmanagement-Software besonders flexibel. Candis bietet all diese Funktionen, sodass du dein Vertragsmanagement passgenau auf die Bedürfnisse deiner Organisation zuschneiden kannst.

5. Nahtlose Integration und Dokumentenverknüpfung:

Mit Candis kannst du alle wichtigen Unterlagen vom Angebot über den Vertragsabschluss bis hin zur Rechnung verknüpfen. Dies erleichtert den Freigabeprozess und stellt sicher, dass alle relevanten Details jederzeit griffbereit sind. Die Integration von Vertrags- und Rechnungsmanagement sorgt für eine nahtlose und effiziente Arbeitsweise.

6. Aktives Vertragsmanagement für ein besseres Kostenmanagement:

Candis bietet eine zentrale digitale Ablage für alle Finanzdokumente und Verträge, was besonders für Finanzteams von großem Vorteil ist. Durch die intelligente Volltextsuche sind relevante Dokumente in Sekundenschnelle griffbereit. Mit der eingebauten Vertragsverwaltung hast du eine zentrale Übersicht über alle laufenden Verträge, siehst auf einen Blick, welche Fristen nahen und wer für den Vertrag zuständig ist. Automatische Erinnerungen zu individuell festgelegten Wiedervorlagedaten sorgen dafür, dass Verträge rechtzeitig gekündigt oder neu verhandelt werden können, was zu einer effizienteren und kosteneffektiveren Vertragsverwaltung führt.

7. Verknüpfung von Verträgen und Rechnungen:

Candis ist besonders praktisch, da es Verträge direkt mit den dazugehörigen Rechnungsdokumenten verknüpfen und zuordnen kann. Dadurch müssen Finanzteams, die Candis nutzen, kein zusätzliches Tool erlernen, was Zeit und Schulungskosten spart.

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