ZUGFeRD – Digitales Format für elektronische Rechnungen

Ab dem 01.01.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Wer sich bereits jetzt im Rahmen der Digitalisierung mit elektronischen Rechnungen beschäftigt, begegnet schnell dem Akronym ZUGFeRD. Hierbei handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl von Menschen als auch von einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis gelesen und verarbeitet werden kann. In diesem Beitrag erklären wir alles, was du über die ZUGFeRD-Rechnung wissen musst. Dafür haben wir Tim Roßky, Vorstandsmitglied des Verbands elektronische Rechnung (VeR), hinzugezogen, der spannende Zusatzinformationen und Expertenwissen zur Verfügung stellt.

Bereit für die E-Rechnung? Ab sofort kannst du in Candis elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format empfangen, sichten und weiterverarbeiten.

ZUGFeRD steht für "Zentraler Userguide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wurde entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinfachen. Das Format kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten im XML-Format. So können Rechnungen visuell dargestellt und maschinell verarbeitet werden, was die automatische Verbuchung in Buchhaltungssystemen wie DATEV erleichtert.

Die ZUGFeRD-Rechnung ist eine Form der E-Rechnung. Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft, danach müssen alle B2B-Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Empfang gibt es leider keine Übergangsfristen. “Es gibt keine Wahlfreiheit des Formates für den Empfänger. Diese Wahl hat immer der Versender, der entscheidet, ob eine ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung versendet wird.” Erklärt Tim Roßky.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist, erfährst du auf unserem Blog.

Die X-Rechnung basiert auf dem XML-Format und ist primär für Maschinen optimiert. Im Gegensatz dazu enthält die ZUGFeRD-Rechnung auch eine PDF-Datei als zusätzliche Sichtkomponente zur XML-Datei. So wird sowohl die automatisierte Verarbeitung in Softwaresystemen, als auch manuelle Prüfung durch Buchhaltungs- und Steuerfachangestellte ermöglicht.

Sowohl das PDF als auch die XML-Datei müssen die Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen und inhaltlich identische Versionen derselben Rechnung darstellen. Laut UStG müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden, und zwar in dem Format, in dem sie empfangen wurden. Die Besonderheit von E-Rechnungen wie ZUGFeRD ist, dass sie digital aufbewahrt werden müssen.

Um eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl erstellen als auch empfangen zu können, sind spezielle Tools erforderlich. Rechnungssoftware wie DATEV Unternehmen online und Lexware eignen sich beispielsweise dazu, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen. Unter ferd-net.de gibt es zudem ein kostenloses Rechnungstool für ZUGFeRD-Rechnungen.

Dank der PDF-Komponente kann im Grunde jedes Unternehmen eine ZUGFeRD-Rechnung empfangen. Ohne eine Software, die in der Lage ist, XML-Dateien zu lesen, können die PDF- und XML-Dateien jedoch nicht miteinander abgeglichen werden. Daher sollten Unternehmen auf eine Rechnungsmanagement-Software wie zum Beispiel Candis zurückgreifen, um die XML-Datei zu visualisieren.

“Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland hat eine zehnjährige Historie. Mit der ER haben wir das harmonisierte Verfahren auf EU-Ebene", erklärt Tim Roßky, Vorstandsmitglied des Verbands elektronische Rechnung (VeR). Er betont das Ziel, "ein Mehrwertsteuermeldesystem in Echtzeit" zu erreichen, bei dem jede Rechnungstransaktion direkt elektronisch an die Finanzbehörden übermittelt wird.

"Der Horizont, den wir erreichen wollen, ist ja am Ende mal ein Mehrwertsteuermeldesystem in Echtzeit", führt Roßky weiter aus. "Also wir wollen elektronisch unsere Mehrwertsteuer mit jeder Transaktion, mit jeder Rechnung, die wir versenden, direkt an die Finanzbehörden übermitteln. Um dahinzukommen, ist die elektronische Rechnung natürlich ein maßgeblicher Pfeiler, das Fundament für eine elektronische Übertragung."

Ab dem 1.1.25 wird der Vorrang der Papierrechnung im § 14 Umsatzsteuergesetz zugunsten der E-Rechnung aufgehoben. “Heute steht im § 14 Umsatzsteuergesetz, dass jedes Unternehmen eine Papierrechnung empfangen können muss, für alles andere müssen Empfänger ihre Zustimmung erteilen. Genau das wird sich jetzt ändern. Nämlich ich muss eine E-Rechnung empfangen und für alles andere muss ich im Grunde meine Zustimmung erteilen.”

Roßky erwähnt auch wichtige Übergangsregeln: "Es gibt ein paar Ausnahmen, z.B. für Rechnungen unter 250 € und andere Kleinstbeitragsrechnung sowie Fahrausweise, die sind von der E-Rechnungspflicht erstmal ausgenommen."

“Außerdem gibt es eine Übergangsfrist von 2 Jahren für den Versand von Papier und auch PDF-Rechnungen und sogar für 3 Jahre oder eine Übergangsfrist von 3 Jahren für Unternehmen, die kleiner 800.000 € im Vorjahr sind.” Diese Übergangsfristen sind allerdings nur für Rechnungsversender relevant.

Das musst du jetzt wissen

Alles über die Pflicht zur E-Rechnung für 2025

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Das ZUGFeRD-Format kombiniert maschinenlesbares XML mit menschenlesbarem PDF, was den Rechnungsaustausch erleichtert und eine sofortige sowie fehlerfreie Verarbeitung ermöglicht. Diese Standardisierung verbessert die Interoperabilität zwischen Geschäftspartnern und ist kompatibel mit vielen ERP-Systemen, einschließlich SAP.

Unternehmen profitieren von erheblichen Kostenersparnissen durch reduzierte Bearbeitungszeiten und minimierte Fehler. ZUGFeRD erfüllt zudem europäische Normen und bietet Rechtssicherheit sowie Compliance und bietet so ein harmonisiertes elektronisches Rechnungsverfahren auf europäischer Ebene. Die Nutzung des Formats ist kostenlos und unterstützt die digitale, gesetzeskonforme Archivierung von Rechnungen, was nicht nur Kosten spart, sondern auch den Papierverbrauch reduziert und die Umwelt schont.

Die Entscheidung für ZUGFeRD sollte basierend auf der Geschäftsart, dem Transaktionsvolumen und branchenspezifischen Anforderungen getroffen werden, da es besonders für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen lohnenswert ist.

“Man kann in ZUGFeRD auch Anhänge direkt in das Dokument einbetten. Der Anhang wird nicht maschinell lesbar sein, denn wir haben keine strukturierten Daten zu diesem Anhang. Er ist damit zumindest rotbar und administrierbar. Ich kann den Anhang im DMS ablegen und speichern, ihn ans Archiv senden, umbenennen und verschlagworten. Aber ich werde nicht in der Lage sein, die Informationen aus dem Anhang herauszulesen – dafür bräuchte ich dann wieder klassischen OCR“, erklärt Tim Rosky weiter zu den Vorteilen der ZUGFeRD-Rechnung.

Folgende Aspekte der Rechnungsverarbeitung werden durch ZUGFeRD noch effizienter:

• Rechnungsbearbeitung: ZUGFeRD ermöglicht die automatisierte Rechnungsbearbeitung, was den Rechnungseingang, die Rechnungsprüfung, die Freigabe, die Zahlung und die Archivierung beinhaltet. Durch die Kombination aus PDF- und XML-Datei können Daten schnell und fehlerfrei extrahiert, gelesen, verarbeitet und überprüft werden.

• Rechnungseingang: Das Format erleichtert den Rechnungseingang durch die direkte elektronische Übertragung von Rechnungsdaten in Buchhaltungssysteme. Dadurch sind Rechnungsinformationen sofort digital verfügbar, was den gesamten Prozess der Rechnungserfassung und -verarbeitung beschleunigt.

• Rechnungsfreigabe: Die Rechnungsfreigabe ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung bezahlt werden kann. ZUGFeRD optimiert den Freigabeprozess von Rechnungen durch die Möglichkeit, Rechnungen digital zu überprüfen und zu genehmigen. Dies erleichtert eine schnellere Entscheidungsfindung, da Rechnungen nicht physisch von einer Abteilung zur nächsten weitergereicht werden müssen, und unterstützt effektive Genehmigungsworkflows in Unternehmen.

ZUGFeRD und XRechnung sind Formen der E-Rechnung, die den elektronischen Rechnungsaustausch standardisieren. ZUGFeRD verbindet eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten und ermöglicht dadurch menschliche Lesbarkeit sowie maschinelle Verarbeitung. XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format. Während XRechnung vorrangig im öffentlichen Sektor genutzt wird, findet ZUGFeRD breitere Anwendung in verschiedenen Geschäftsbereichen.

Die XRechnung wurde bereits 2020 im B2G (Business to Government) eingeführt. “Das hat aber für den B2B-Verkehr nicht ausgereicht. Deswegen kam dann irgendwann ein zweites Format, das ZUGFeRD dazu. Die Wirtschaft braucht noch ein hybrides Format, in Form eines Sichtdokuments mit inklusiven strukturierten Daten. Denn der Markt erkennt auch den Mehrwert, den diese strukturierten Daten haben.”, erklärt Tim Rosky die Einführung des ZUGFeRD-Formats.

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Die ZUGFeRD-Rechnung wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und von Unternehmen aus dem Bankensektor, der Automobilindustrie, sowie dem öffentlichen Sektor vorangetrieben. Somit entsprechen ZUGFeRD-Rechnungen auch den Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen.

Das Format basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 und wurde nach deutschen und europäischen Standards entwickelt. Dazu gehören CII (Cross Industry Invoice) und MUG (Message User Guides). Das ZUGFeRD–Format kann also auch für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch innerhalb der EU verwendet werden.

Die Entwicklung des ZUGFeRD-Formate hat verschiedene Versionen durchlaufen. Die aktuelle Version, ZUGFeRD 2.2, steht seit dem 01.03.2022 zum Download zur Verfügung und entspricht der Richtlinie EU/2014/55 sowie des EN 16931 Standards. Außerdem wird die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) berücksichtigt. ZUGFeRD 2.2 ist zudem vollständig mit Factur-X 1.0 kompatibel.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD hat verschiedene Versionen bzw. Profile entwickelt, um den Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden: ZUGFeRD Buchungshilfe, ZUGFeRD Basic, ZUGFeRD EN 16931 (ehemals Comfort) und ZUGFeRD Extended.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass nicht alle Profile auch den deutschen Anforderungen des Umsatzsteuergesetz (UStG) entsprechen und keine UstG-konformen Rechnungen abbilden können. ZUdem müssen E-Rechnungen nach der EN 16931 konform sein. Tim Roßky erwähnt hier, dass die Vorgaben der EN 16931 weit über die Anforderungen des $ 14 Umsatzsteuergesetzes hinausgehen. Hier sind die Versionen ZUGFeRD EN 16931 und ZUGFeRD Extended sind konform.