Das war einfacher als gedacht
„Wir haben angefangen Schulungsunterlagen für die Mitarbeiter zu erstellen, aber das war überhaupt nicht notwendig.”
Janine Helbig, Finance & Accounting Manager
Das Ziel für das Unternehmen
Bearbeitung der Eingangsrechnungen vereinfachen
Vollständig digitalisierter Rechnungseingang
Belege und Rechnungen direkt nach DATEV exportieren
Das Ziel für Janine
Belege initial sichern und direkt an die zuständigen Abteilungsleiter weiterleiten
Die Herausforderung
COYO war es als agiles Unternehmen wichtig, für jedes Problem die passende Software zu haben. Die neue Rechnungssoftware sollte zeitgleich mit DATEV Unternehmen-Online eingeführt werden. Das gesamte Rechnungsmangement sollte vom Eingang bis zur Verbuchung der Rechnung papierfrei werden. Aus diesem Grund war eine Cloud-basierte Anwendung mit Schnittstelle zu DATEV eine zwingende Voraussetzung.
"Wir sind ein stark wachsendes Unternehmen. Mitarbeiter sollten sich nicht lange mit Freigabemappen und Absprachen beschäftigen. Zugleich war es wichtig, Transparenz über Kosten für die Kostenstellenverantwortlichen zu schaffen.”
Das Ergebnis
Mit Candis arbeiten jetzt alle Standorte digital zusammen. Im Rahmen des Onboardings wurden alle Lieferanten kontaktiert und das Rechnungsmanagement vollständig digitalisiert. Die Benutzeroberfläche ist seit der Einführung von CANDIS für Mitarbeiter einfach und intuitiv zu bedienen; nicht nur das Finance-Team, sondern auch Teamleads und alle weiteren Mitarbeiter. Candis konnte COYO zudem beim Onboarding von neuen Mitarbeitern helfen. Da die Software selbsterklärend ist, konnte COYO Rückfragen seitens neuer Mitarbeiter erheblich reduzieren.
Empfehlung an alle KMUs
Candis digitalisiert und automatisiert ihr Rechnungsmanagement. Sie sparen deutlich mehr Zeit bei Prozessen wie beispielsweise der Rechnungsfreigabe und erhalten auf einen Blick eine Übersicht über Ihre Ausgaben und Ihr Budget. Die Software ist einfach und intuitiv von allen Mitarbeitern zu bedienen.
Anforderungen
Alle Rechnungen sollen digital sein
Automatisierte Freigabeprozesse
Mehrstufige Freigaben
Erfolgsfaktoren
Einheitliche, digitale Abwicklung aller Rechnungen über alle Standorte
Keine Rechnungsstempel mehr
Modernisierung aller Finanzprozesse