Beleg – Das sollten Sie über Belege wissen

Beleg ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen. Unter ihm werden Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und andere Nachweise zusammengefasst. Sie alle belegen, dass ein Unternehmen Geld eingenommen oder ausgegeben hat.

Allerdings gibt es auch Belege, die andere Geschäftsvorfälle dokumentieren. Dazu zählen beispielsweise Inventurlisten und Entnahmebelege, die angefertigt werden müssen, wenn Geld aus der Unternehmenskasse genommen wird.

Belege sind nicht für die eigene Buchführung, sondern auch bei einer Steuer- oder Wirtschaftsprüfung wichtig. Denn sie dienen den Finanzbeamten und Wirtschaftsprüfern als Beweis für die Angaben, die Sie zu Steuern und bezüglich des Unternehmens gemacht haben.

Das muss ein Beleg beinhalten

Wichtig ist deshalb auch, dass die Angaben vollständig sind. Vollständig bedeutet in diesem Fall, dass jeder Beleg bestimmte Angaben enthalten muss. Allerdings ist dabei die Art des Belegs entscheidend.

Während das Inventar zum Beispiel auf jeden Fall das Datum, den Namen des Unternehmens und die Namen der Personen, die daran mitgewirkt haben, sowie eine genaue Aufstellung aller vorhandenen Waren, beinhalten muss, muss eine Kleinbetragsrechnung natürlich andere Daten enthalten. Für die folgenden Belege haben wir einmal aufgelistet, welche Daten enthalten sein müssen:

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen, die einen Betrag von maximal 250 Euro aufweisen, gelten als Kleinbetragsrechnungen und müssen nur wenige Informationen enthalten. Diese Daten müssen aufgeführt werden:

• vollständiger Name und Adresse des Lieferanten oder dienstleistenden Unternehmens

• Ausstellungsdatum

• Art und Menge der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung

• anfallendes Entgelt inklusive Steuern

• anzuwendender Steuersatz

• Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Größere Rechnungen

Ist der genannte Betrag auf der Rechnung höher als 250 Euro, so muss die Rechnung noch einige weitere Daten enthalten. Sie müssen eigene Rechnungen entsprechend bearbeiten und diese Daten eintragen:

• vollständiger Name und die Adresse des Empfängers – in diesem Falle Ihres Unternehmens

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters

• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Inventar

Das Inventar wird im Zuge einer Inventur angelegt und zeigt, welche Gegenstände und Vermögenswerte in einem Unternehmen vorhanden sind. Es muss Angaben zum Vermögen, zu den Schulden und zum Eigenkapital, das sich aus diesen beiden Werten ergibt, enthalten. Dabei werden die Vermögenswerte in Menge und Geldwert angegeben.

Quittung

Eine Quittung bestätigt eine eingegangene Zahlung und wird häufig bei Bargeschäften ausgestellt. Vor allem Handwerker nutzen oft noch mit dem klassischen Quittungsblock. Eine Quittung muss folgende Daten enthalten:

• Name des Quittungsempfängers

• Name des Ausstellers

• Ausstellungsdatum und -ort

• Art und Menge des Produkts/ der Dienstleistung

• Steuerbetrag und Steuersatz

• Bruttopreis, sowohl in Euro in Zahlen und Worten

Belegarten

In der Buchhaltung und im Rechnungswesen gibt es auf der einen Seite interne Belege und auf der anderen Seite externe Belege. Diese beiden Arten müssen Sie ganz klar voneinander trennen. Interne Belege erstellen Sie in Ihrem Unternehmen für Löhne, Materialentnahmen oder Auslagenformulare. Interne Belege werden auch als Eigenbelege bezeichnet.

Externe Belege sind Belege, die Sie als Unternehmen von Banken, Lieferanten oder einem anderen Partner erhalten. Darunter fallen die typischen Eingangsrechnungen, Quittungen, Bankbelege oder auch Steuerbescheide.

Jeder Nachweis, der nicht in Ihrem Unternehmen entsteht, fällt in diese Kategorie. Das bedeutet für Sie: Liegen Fehler in dem Beleg vor oder fehlen Daten, müssen Sie den Aussteller des Nachweises noch einmal auffordern diesen zu bearbeiten.

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Zu diesen zwei Belegarten wird oft auch noch eine dritte genannt: Der Notbeleg. Dieser wird ausgestellt, wenn kein richtiger Beleg ausgestellt werden konnte. Wichtig ist, dass er die gleichen Angaben enthält wie der richtige Beleg, damit er für die Buchführung verwendet werden kann.

Der Horror für jeden Buchhalter: Fehlende Belege

Die Buchhaltung Ihres Unternehmens baut komplett auf Belegen auf. Denn sie sind der Beweis, dass die aufgeführten Geschäftsvorfälle tatsächlich stattgefunden haben. Sie müssen also stets sicherstellen, dass sie vollständig sind und jede Buchung damit nachvollzogen werden kann. Kommt es irgendwann zu einer Wirtschafts- oder Steuerprüfung, bei der Sie die Bücher vorlegen müssen, ist das wichtig.

Unvollständige Belege können dazu führen, dass Ihnen das Recht auf den Vorsteuerabzug entzogen wird und Sie die abgezogenen Vorsteuern nachzahlen müssen. Bei großen Massen fehlender Belege kann sogar der Verdacht aufkommen, dass Sie gezielte Falschangaben in der Buchführung gemacht haben.

Alle Belege zusammen zu bekommen ist allerdings alles andere als einfach. In vielen Unternehmen sind Buchhalter oft nur mit dem Sammeln und Ordnen der Kassenbons, Quittungen und anderer Nachweise beschäftigt. Einfacher geht das mit einer intelligenten Buchhaltungssoftware.

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Der Eigenbeleg: Eine gute Alternative

In der Buchhaltung gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Stellt sich beim Sammeln der Belege heraus, dass Nachweise fehlen und Sie diese auch nicht mehr nachträglich ausstellen lassen können, schafft der Eigenbeleg Abhilfe. Sie können diesen ganz einfach mit einer passenden Vorlage von uns erstellen, die wir Ihnen online zur Verfügung stellen. Hier finden Sie die Vorlage für den Eigenbeleg. Unsere Vorlage können Sie ganz einfach herunterladen und bearbeiten.