Rechnung – Definition und Wissenswertes

Rechnung – Was ist wichtig?

Damit eine Rechnung rechtlich und auch steuerlich korrekt ist, muss sie vollständig sein. Du solltest sowohl beim Schreiben einer Rechnung, als auch beim Prüfen einer Eingangsrechnung darauf achten, dass alle nötigen Daten vorhanden sind.

Dabei kommt es darauf an, welche Art der Rechnung du stellst oder vorliegen hast. Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung, auf der ein Preis von weniger als 250 Euro ausgewiesen wird, dann sind weniger Informationen nötig als bei einer Rechnung mit einem größeren Betrag. Grundlage ist der Paragraf § 33 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Folgende Daten müssen Kleinbetragsrechnungen enthalten:

• vollständiger Name und Adresse des Lieferanten oder dienstleistenden Unternehmens

• Ausstellungsdatum

• Art und Menge der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung

• anfallendes Entgelt inklusive Steuern

• anzuwendender Steuersatz

• Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Bei größeren Rechnungen müssen diesen Daten ebenfalls enthalten sein, allerdings müssen noch einige andere Angaben gemacht werden.

Diese Daten musst du bei Rechnungen über 250 Euro hinzufügen:

• vollständiger Name und die Adresse der Empfänger:innen – in diesem Falle deines Unternehmens

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters

• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Warum sind die Daten so wichtig

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch ein Beleg. Sie ist für Unternehmer vor allem als Nachweis für die gezahlte Vorsteuer wichtig. Mit deinen Eingangsrechnungen kannst du nachweisen, wie hoch die Umsatzsteuer, also die Vorsteuer ist, die du bereits an Lieferanten und Dienstleistende gezahlt hast.

Mit deinen Ausgangsrechnungen hingegen weist du bei der Umsatzsteuervoranmeldung nach, dass du von deinen Kund:innen die Umsatzsteuer eingenommen hast. Sind die Angaben auf den Eingangs- oder den Ausgangsrechnungen falsch oder unvollständig, verlierst du das Recht auf den Vorsteuerabzug.

Eingangsrechnungen immer prüfen

Aus diesem Grund ist es auch wichtig, dass du dir Eingangsrechnungen immer genau ansiehst und auf Vollständigkeit der Pflichtangaben prüfst. Hast du unvollständige Daten auf einer Rechnung nicht bemerkt und bei einer Steuerprüfung wird der Fehler festgestellt, musst du unter Umständen hohe Steuernachzahlungen leisten.

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Service: Freiwillige Angaben in einer Rechnung

Deine Rechnungen sollten so kundenfreundlich wie möglich gestaltet werden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, auch die Telefonnummer und die Mailadresse hinzuzufügen. Beschäftigst du Mitarbeiter:innen in einem Kundencenter, sollten im besten Fall die Nummer dieses Centers auf der Rechnung stehen. Ist das nicht der Fall, sollten Kund:innen über die Nummer möglichst schnell bei einem oder einer Mitarbeiter:in landen, der schnell Hilfe anbieten kann.

Auch die Zahlungsfristen sollten auf der Rechnung zu finden sein. Damit machst du es deinen Kunden einfacher, die Fristen einzuhalten. Wenn kein Stichtag auf der Rechnung steht, muss die Rechnung unverzüglich bezahlt werden.

Du kannst deine Kund:innen außerdem darauf hinweisen, dass sie 30 Tage nach der Fälligkeit der Zahlung in Verzug geraten, wenn keine Zahlung geleistet wurde. Diese Angaben sind lediglich ein Service deinerseits und gehören nicht zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung.