Alles im Blick: So optimierst du wiederkehrende Zahlungen

SaaS-Tools, Kosten für Online-Werbung und Software-Lizenzen – die Anzahl der Subscriptions, bzw. Abos in deutschen Unternehmen steigt. Schneller, effizienter, genauer – am besten immer die neueste Software soll es sein. Abos machen schließlich den Arbeitsalltag leichter. Es sei denn, man verliert den Überblick.

Denn: Wer welches Tool abonniert hat und wie hoch die jeweiligen Kosten sind, lässt sich in der Buchhaltung oft nur schwer nachvollziehen und abrechnen. Abgeschlossene Abos verschwinden oft im Niemandsland, besonders dann, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt oder ein Tool nicht mehr genutzt wird.

Mit der Anzahl der Abos steigt in der Regel auch die Anzahl der Probleme:

• Für jedes neue Abo muss die eine Firmenkreditkarte herhalten – und wo befindet sich die gerade nochmal? Beim CEO im Geldbeutel. Der gerade im Urlaub ist. Und wenn du sie dann vorliegen hast, solltest du aufpassen, dass du sie nicht verlierst oder schlimmer noch, dass sie gestohlen wird. Immerhin wäre es ärgerlich, wenn alle Transaktionen deines Unternehmens blockiert werden würden.

• Die Buchhaltung muss jeden Monat die wiederkehrenden Ausgaben verfolgen. Ein Abo hier, ein anderes dort… und wer hat jetzt wofür bezahlt? Wo ist die Rechnung? Ein Wunder, wer da noch durchblickt.

• Alle paar Monate fällt dann auf, dass die Personen, die das Unternehmen mittlerweile verlassen haben, immer noch LinkedIn Premium-Accounts nutzen. Auf Unternehmenskosten, versteht sich.

• Nicht selten gehen Zugriffe verloren, weil die Zahlungsmethode abläuft – während du im Urlaub bist. Wieder auf der Arbeit stellst du fest, dass du nicht mehr in deinen Google Ads Account hineinkommst.

Damit diese Situationen nicht zur Tagesordnung werden, haben wir bei Candis fleißig daran gearbeitet, die Verwaltung von wiederkehrenden Zahlungen wie Subscriptions, Abos und Ähnlichem zu optimieren.

Mit Candis kannst du jetzt ganz einfach alle deine Abonnements verwalten und bezahlen. Candis erkennt wiederkehrende Zahlungen, bzw. Ausgaben, anhand der Rechnungsdaten, schlägt dir selbstständig vor, diese auf Kreditkarten umzustellen und hilft dir so, deine Firmengelder effizienter zu verwalten.

Physische und virtuelle Kreditkarten

Mit wenigen Klicks gibst du neue physische oder virtuelle Kreditkarten aus und legst individuelle Limits oder monatliche Budgets fest. Ganz ohne Papierkram oder Gang zur Bank. Du kannst genau einstellen, welche Art Einkäufe getätigt werden können (z. B. nur Transportkosten oder nur ein bestimmter Anbieter) und behältst so die Kontrolle noch bevor eine Zahlung getätigt wird.

Zentrale Übersicht

In Candis hast du eine zentrale Übersicht über deine wiederkehrenden Zahlungen. In deinem Kreditkarten Dashboard siehst du auf einen Blick, welche Abos aktiv sind und wer Inhaber:in (“Owner”) der Kreditkarte ist, über die das Abo läuft.
Candis ist in der Lage, wiederkehrende Zahlungen anhand der Rechnungsdaten zu erkennen und schlägt dir selbstständig vor, die jeweilige Zahlung auf Kreditkarte umzustellen. Falls mal eine Rechnung fehlt, weiß die Buchhaltung so direkt, an wen sie sich wenden, bzw. welcher Person sie eine Erinnerung schicken muss. Suchst du bestimmte Details, kannst du deine Transaktionen nach Zahlungsempfänger, Karteninhaber:in oder Ausgabenkategorie filtern.

Budget Kontrolle & Analysen

Mit den Candis Kreditkarten kannst du monatliche Budgets festlegen, z. B. pro Abo oder pro Karte. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn die Subscription ein sogenanntes usage-based Preismodell hat, also teurer wird, je öfter du sie nutzt.

Einmalige und wiederkehrende Ausgaben werden dir in Echtzeit angezeigt. So hast du stets die volle Kontrolle über den Cash-Flow und böse Überraschungen bleiben dir erspart.

Integration mit Rechnungsmanagement

Rechnungen, Transaktionen und Vorkontierung – alles in einem Tool. Zahlungen werden in Candis mit den passenden Dokumenten verknüpft und durchlaufen einen automatisierten Prozess inklusive Freigabe und Vorkontierung. Die Daten kannst du anschließend direkt in DATEV oder per optimiertem Export ins Buchhaltungssystem exportieren. Bonus: Mit der Candis App können Belege außerdem einfach abfotografiert und an eine Transaktion angeheftet werden – egal, wo du dich gerade befindest.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Mit Candis deine Subscriptions zu verwalten, ist einfach und unkompliziert. Du hast verschiedene Möglichkeiten, deine Abos zu managen:

• Pro Karte ein Abo

• Pro Karte mehrere Abos

Was mehr Sinn macht, ist je nach Unternehmen individuell. Viele Firmen haben z. B. eine Karte speziell für Werbeausgaben auf Facebook, LinkedIn & Co.

Um effizienter zu arbeiten, macht es Sinn, so viele Ausgaben wie möglich an einem zentralen Ort zu verwalten. Denn:

• Du hast eine Übersicht über *alle* deine Subscriptions in einer zentralen Plattform.

• Wiederkehrende Zahlungen überwachst du in Echtzeit (und hast keine bösen Überraschungen mehr).

• Mit den Candis Kreditkarten setzt du Budgets und Limits pro Ausgabekategorie, Anbieter o. Ä. und bleibst so flexibel.

• Kreditkarten kannst du mit wenigen Klicks neu ausstellen, Limits ändern oder deaktivieren

• Dein Team kann besser zusammenarbeiten, da jederzeit nachvollziehbar ist, wer für welches Abo verantwortlich ist.

• Der Buchhaltung ersparst du viel Arbeit, weil nicht mehr nach fehlenden Rechnungen gesucht oder Abo-Zahlungen mühsam zugeordnet werden müssen.

Deine wiederkehrenden Zahlungen auf Kreditkarten umzustellen, ist schnell, einfach und unkompliziert. Einmal umgestellt hast du die volle Kontrolle über die Firmengelder und kannst jederzeit nachverfolgen, wo welcher Euro hinfließt. Keine verlorenen Rechnungen mehr, kein Chaos mit der Firmenkreditkarte und keine bösen Überraschungen.

Mehr Infos zum Thema Ausgabenmanagement und Candis Kreditkarten findest du hier.