Die Debitorenbuchhaltung gehört zur Finanzbuchhaltung und sammelt alle Geschäftsvorfälle, die mit Kunden Ihres Unternehmens zusammenhängen. Debitor ist in der Finanzbuchhaltung und im Rechnungswesen der Fachbegriff für den Schuldner. Es handelt sich bei diesem Bereich der Buchhaltung also um die Schuldnerbuchhaltung. Hier werden alle offenen aber auch alle beglichenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Ihres Betriebs verbucht.

Debitorenbuchhaltung einfach erklärt

Die Buchhaltung muss verschiedene Aufgaben übernehmen, weshalb sie zumeist in unterschiedliche Bereiche eingeteilt wird. Einer davon ist die Debitorenbuchhaltung. Debitorenbuchhalter verbuchen alle Geschäftsvorfälle, an denen Kunden beteiligt sind. Sobald ein Kunde zum Beispiel etwas bestellt, wird die Bestellung samt Rechnung hier verbucht. Dazu wird vermerkt, ob die Rechnung bereits beglichen wurde, oder noch offen ist. Die Buchhalter behalten die Ein- und Ausgänge im Blick und kümmern sich auch um Mahnungen, wenn ein Kunde offene Forderungen nicht bezahlt.

Die wichtigsten Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Der Aufgabenbereich der Debitorenbuchhaltung umfasst drei große Themenfelder. Die wichtigste Aufgabe ist natürlich die Verwaltung der Kundenkonten. Die Buchhalter legen neue Kundenkonten an und ordnen getätigte Zahlungen und offene Posten zu.

Zum anderen hat die Debitorenbuchhaltung eine Informationsfunktion. Da die Mitarbeiter in diesem Bereich genau wissen, welche Forderungen beglichen wurden und welche noch offen sind, sind sie natürlich einer der ersten Ansprechpartner, wenn es um die finanzielle Situation des Unternehmens geht. Vor allem bezüglich der Liquidität und der Höhe des Umlaufvermögens können sie Auskunft geben.

Zusätzlich müssen Debitorenbuchhalter säumige Kunden an die Zahlung erinnern und das Mahnwesen übernehmen. Die Buchhalter schicken die erste, zweite und gegebenenfalls dritte Mahnung raus, wenn der Debitor nicht reagiert. Kommt bis dahin keine Reaktion vom Schuldner, setzt sich die Buchhaltung mit einem Rechtsanwalt oder einem Inkasso-Büro in Verbindung. Erzielen die außergerichtlichen Schritte keine Einigung mit den Debitoren, werden rechtliche Schritte eingeleitet.

Im Gegensatz zum Kreditorenbuchhalter, der stets darum bemüht ist, dass Lieferanten bezahlt werden und das Unternehmen seine Schulden begleicht, ist der Debitorenbuchhalter also darum bemüht, dass andere ihre Schulden bei dem Unternehmen begleichen.

Zahlungseingänge klären

Die Überprüfung von Klärungskonten gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung. Ein Klärungskonto enthält Zahlungen, die keinem offenen Posten und damit auch keinem Konto zugeordnet werden können. Diese landen auf dem Klärungskonto und müssen später noch einmal überprüft werden. Der Debitorenbuchhalter muss dann in den Büchern nachschauen, welche Zahlungen offen sind und die Beträge vom Klärungskonto den richtigen Konten zuordnen.

Bewertung von Kunden – Das sogenannte Scoring

Es kommt nicht selten vor, dass Kunden nicht oder zu spät zahlen. Damit das Unternehmen einen Überblick über besonders nachlässige Kunden hat, nimmt die Debitorenbuchhaltung ein sogenanntes Scoring vor. Dabei wird eingeschätzt wie wahrscheinlich es ist, dass es zu einem Zahlungsausfall kommt. Die Buchhaltung greift dafür auf die eigenen Daten zu, kann aber auch Bonitätsdaten aus externen Quellen einbeziehen. Das Ziel des Scorings ist es also, das Debitorenrisiko möglichst gering zu halten.

Das Debitorenrisiko

Als Debitorenrisiko wird die Wahrscheinlichkeit bezeichnet, dass Debitoren gelieferte Waren nicht oder nur teilweise bezahlen. Es wird auch als Zahlungsausfallrisiko, Inkassorisiko oder Delkredererisiko bezeichnet. Das Risiko steigt durch Zahlungsverzug, Zahlungsunfähigkeit oder aber Zahlungsunwilligkeit. Mit Hilfe des Scorings können Unternehmen Kunden in Risikoklassen einordnen und ihnen gegebenenfalls die Bestellung oder den Kauf der eigenen Waren zu verweigern.