Bei der Fakturierung handelt es sich ganz einfach um die Rechnungsstellung. Sie gehört also zum Rechnungswesen. Der Begriff leitet sich von dem lateinischen Wort für Rechnung „factura“ ab. In anderen deutschsprachigen Ländern wird die Fakturierung auch oft als Rechnungslegung bezeichnet. Wenn Sie fakturieren, müssen Sie die gesetzlichen Anforderungen beachten. Gerade Gründer sollten darauf achten, dass die Angaben von Anfang an vollständig und korrekt vorgenommen werden, da sie als Unternehmer sonst beispielsweise den Vorsteuerabzug nicht mehr geltend machen können.

Bei der Fakturierung wird zwischen Vorfakturierung und Nachfakturierung unterschieden. Die Vorfakturierung ist eine Rechnungsstellung, die erfolgt bevor eine Leistung erbracht wurde. Die Nachfakturierung erfolgt nachdem eine Leistung erbracht wurde.

Grundlagen der Fakturierung

Handels- und Steuerrecht geben ganz klar vor, welche Daten in einer Rechnung aufgeführt werden müssen. Der Inhalt umfasst dabei nicht nur die Abrechnung der gelieferten Waren und Leistungen, sondern auch die korrekte buchhalterische Erfassung des Geschäftsvorfalls.

Zu den Pflichtangaben gehören bei jeder Rechnung:

  • vollständiger Name und die Adresse des Lieferanten oder dienstleistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der Dienstleistung
  • anfallendes Entgelt inklusive Steuern
  • anzuwendender Steuersatz
  • Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Stellen Sie nur eine Kleinbetragsrechnung aus, reichen diese Daten schon aus. Handelt es sich um eine Rechnung mit größeren Beträgen, dann müssen auch diese Daten aufgeführt werden:

  • vollständiger Name und die Adresse des Empfängers – in diesem Falle Ihres Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Achtung: Es macht keinen Unterschied ob Sie eine GmbH, eine AG, GbR oder eine andere Rechtsform für Ihr Unternehmen wählen. Sie müssen in jedem Fall darauf achten, dass diese Angaben enthalten sind, wenn eine Rechnung erstellt wird.

Kleinunternehmer? Das müssen Sie bei der Fakturierung beachten!

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer berechnen. Wer von der Kleinunternehmerregelung profitiert, muss somit auch keine Mehrwertsteuer auf seinen Rechnungen aufführen. Wichtig ist allerdings, dass auf der Rechnung gekennzeichnet wird, dass §19 UStG zum Einsatz kommt. Dazu müssen Sie lediglich folgenden Satz hinzufügen.

Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.

Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren

Nicht nur Ihre Eingangsrechnungen, auch Ihre Ausgangsrechnungen müssen Sie zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wichtig ist, dass die Rechnung über zehn Jahre gut lesbar ist, weshalb die elektronische Aufbewahrung angeraten ist. Allerdings müssen dann die Richtlinien der GOBD eingehalten werden.

Sie wollen wissen, wie Sie eine Rechnung schnell und einfach auf Vollständigkeit prüfen? Wir erklären Ihnen in unserem Blog im Artikel Rechnungsprüfung leicht gemacht: So sparen Sie Zeit, wie Sie die Rechnungsprüfung schnell und einfach erledigen.

Fakturierung automatisieren

Sie müssen die Rechnungsstellung nicht immer händisch vornehmen. Viele Unternehmen greifen mittlerweile auch auf Dienstleister zurück, die die Fakturierung als Service anbieten. Online finden Sie zahlreiche Software-Lösungen, die Ihnen so den Alltag einfacher machen.