Der geldwerte Vorteil ist per Definition eine Art der Vergütung, die Sie Ihren Mitarbeitern über den Lohn hinaus anbieten können. Sie wird gemeinhin auch als Sachbezug oder Sachleistung bezeichnet. Die wohl häufigste Sachleistung ist der Firmenwagen. Aber auch ein Firmenhandy, Gutscheine, Forderungen oder vergünstigte Produkte sind geldwerte Vorteile. Als Arbeitgeber können Sie entscheiden, ob Sie einem Mitarbeiter Sachleistungen kostenlos oder nur günstiger zur Verfügung stellen. Dabei sollten Sie allerdings bedenken, dass Sie für einige geldwerte Vorteile Steuern zahlen müssen.

Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der geldwerte Vorteil kann einem Arbeitnehmer statt einer Gehaltserhöhung angeboten werden. In einigen Fällen sparen Unternehmer und auch Mitarbeiter so Steuern. Das gilt allerdings vor allem für geldwerte Vorteile, die nicht mit Steuern belastet werden müssen. Müssen sie versteuert werden, sollten vor allem Arbeitnehmer darauf achten, dass sich tatsächlich noch ein Vorteil ergibt und sie nicht am Ende deutlich mehr Lohnsteuer zahlen.

Die rechtliche Grundlage für Sachbezüge sind die Paragraphen 3 und 40 des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Wann müssen geldwerte Vorteile versteuert werden?

Jeder Vorteil, der Eigentum des Arbeitgebers bleibt, ist steuerfrei. Dazu gehören zum Beispiel Laptops, Firmenwägen aber auch das Diensthandy. In dem Moment, in dem der Arbeitnehmer Eigentümer der Sachleistung wird, fallen Steuern an. Dies gilt nur, wenn die Freigrenze überschritten wird.

ACHTUNG: Freigrenze bedeutet, dass der gesamte Betrag versteuert werden muss, wenn die Grenze überschritten wird. Liegt die Grenze also bei 44 Euro müssen Sie für den gesamten Betrag Steuern zahlen, sobald diese 44 Euro überschritten werden.

Diese bekanntest geldwerten Vorteile

Ein geldwerter Vorteil ist auch immer ein Signal der Wertschätzung. In vielen Fällen lohnt er sich auch mehr als eine Gehaltserhöhung, die oft nur die Inflation ausgleicht. Die folgenden geldwerten Vorteile sind möglich:

Firmenwagen

Er ist nicht nur praktisch, sondern in vielen Fällen auch ein schönes Statussymbol für Ihren Mitarbeiter. Will er den Wagen auch privat nutzen, muss er für das Auto allerdings Lohnsteuer zahlen und das oft nicht zu knapp. In Absprache mit dem Arbeitgeber kann eine von zwei gängigen Regelungen gewählt werden: Die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch.

  • Die Ein-Prozent-Regelung: Dabei muss der Arbeitnehmer monatlich ein Prozent des Brutto-Inlandspreises des Wagens versteuern. Zusätzlich wird ein Betrag von 0,03 Prozent des Brutto-Inlandspreises des Autos je Kilometer Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnort fällig.

    Beispiel: Herr Müller bekommt von seinem Unternehmen ein Betriebsfahrzeug, das er auch privat nutzen kann. Dieses kostete neu 25.000 Euro. Mit dem Arbeitgeber ist die Ein-Prozent-Regelung abgesprochen. Herr Müller muss also monatlich ein Prozent des Neupreises versteuern, in diesem Fall 250 Euro. Die Strecke vom Haus der Müllers zur Arbeitsstätte beträgt 70 Kilometer. Es muss also zusätzlich ein Betrag von 525 Euro versteuert werden, der sich aus dieser Formel ergibt: 25.000 Euro Neupreis x 70 Kilometer x 3% = 525 Euro. Herr Müller muss also monatlich einen zusätzlichen Betrag von insgesamt 775 Euro versteuern.

    Die Summe der Abgaben an den Fiskus erhöht sich damit um ein Drittel und Herr Müller hätte mehr als 370 Euro weniger im Portemonnaie. Für ihn wäre es vermutlich sinnvoller auf eine Gehaltserhöhung zu bestehen, die ihm nicht nur mehr Geld in der Tasche, sondern auch höhere Rentenbeiträge bescheren würde, was auf lange Sicht sicher sinnvoller ist.

  • Das Fahrtenbuch: Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem dann, wenn mit dem Dienstwagen nur wenige private Fahrten unternommen werden. Dabei muss der Arbeitnehmer alle Fahrten aufzeichnen und genau ausführen, warum die Fahrt unternommen wurde. So lässt sich genau aufzeichnen, welche Fahrten aus betrieblichen und welche aus privaten Gründen stattgefunden haben. Das Fahrtenbuch lohnt sich für Sie nur, wenn es sich um einen Gebrauchtwagen handelt oder der Wagen vom Arbeitgeber mit hohen Rabatten gekauft wurde. Ebenfalls sinnvoll ist es ein Fahrtenbuch zu nutzen, wenn der Wagen bereits abgeschrieben, die jährliche Fahrleistung sehr niedrig ist oder das Fahrzeug einen sehr hohen Listenpreis hat.

Parkplatz

Auch wer keinen Firmenwagen fährt, braucht einen Parkplatz. Dieser gehört ebenfalls zu den Sachbezügen, darf aber nur während der Arbeitszeit genutzt werden.

Personalrabatte und Bonusmeilen

Gerade im Einzelhandel ist es üblich, dass Mitarbeiter zusätzlich mit Rabatten entlohnt werden. Sie können Ihren Mitarbeitern Waren kostenlos oder vergünstigt überlassen. Der Sachbezug darf pro Mitarbeiter allerdings 1.080 Euro im Jahr nicht übersteigen, sonst werden Steuern und Sozialversicherungsabgaben fällig.
Die gleiche Regelung gilt für Bonusmeilen, bei denen allerdings eine weitere Vorschrift gilt: Der Chef darf nicht verlangen, dass die gesammelten Bonusmeilen für Dienstreisen genutzt werden.

Arbeitsmittel

Laptop, Smartphone und Co. bekommen Mitarbeiter meist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal versteuert. Anders verhält es sich mit Arbeitsmitteln wie Werkzeugen. Diese müssen viele Handwerker selbst besorgen. Als Arbeitgeber können Sie für Hammer, Schraubenzieher und Co. eine Entschädigung zahlen. Zuschüsse sind auch für die Arbeitskleidung möglich. Diese muss allerdings so konzipiert sein, dass sie definitiv nicht in der Freizeit getragen werden kann.

Sachbezüge

Sachgeschenke aber auch Sachbezüge wie Tankgutscheine, Monatsfahrkarten oder Warengutscheine sind bis zu einer Grenze von 44 Euro steuerfrei. Wird der Arbeitnehmer zum Jubiläum beschenkt, darf der Betrag etwas höher sein, allerdings 60 Euro nicht übersteigen. In diesem Fall müssen es aber Präsentkörbe, Pralinen oder Blumen sein, für die der Betrag ausgegeben wurde.

Essengutscheine und Restaurantschecks

Sie dürfen Ihre Mitarbeiter täglich mit Essensgutscheinen oder Restaurantschecks unterstützen. Diese sind allerdings nur steuervergünstigt. Dazu hat der Staat einen Sachbezugswert pro Essen festgelegt. Dieser lag 2018 bei 3,23 Euro. Sie dürfen maximal 3,10 Euro aufschlagen und können Ihren Mitarbeitern damit bis zu 6,33 Euro zum Mittag dazu geben. Als Arbeitgeber müssen Sie den Sachwert pauschal mit 25 Prozent besteuern.

Umzug

Sie wollen einen Arbeitnehmer einstellen, der für den Job erst umziehen muss? Dann können Sie den Umzug komplett bezahlen.

Fortbildung

Übernehmen Sie für Ihre Mitarbeiter Fortbildungskosten, dann sind diese steuerfrei, sofern sie in einem direkten Bezug zum Beruf des Mitarbeiters stehen.

Kinderbetreuung

Die Betreuung von Kindern ist steuerfrei, wenn die betreuten Kinder noch schulpflichtig sind und die Betreuung zusätzlich zum Gehalt bezahlt wird.

Gesundheitsleistungen

Massagen, Physiotherapien, sportliche Aktivitäten und andere gesundheitsfördernde Maßnahmen werden von Mitarbeitern geschätzt. Sie können bis zu 500 Euro jährlich dafür ausgeben. Einzige Voraussetzung: Die Leistungen müssen in Bezug zum Arbeitsplatz stehen. Werden bestimmte Körperteile zum Beispiel durch langes Sitzen belastet, muss die Leistung im Sinne des Ausgleichs stattfinden.

Betriebliche Altersvorsorge

Maximal 2904 Euro dürfen pro Mitarbeiter jährlich über das Unternehmen in die Altersvorsorge investiert werden – frei von Steuern und Sozialabgaben.

Arbeitgeberdarlehen

Leiht sich ein Mitarbeiter bei Ihnen Geld, ist alles bis zu einem Betrag von 2.600 Euro jährlich steuer- und sozialabgabenfrei. Liegt der Betrag darüber, muss die Differenz zwischen marktüblichem und gezahltem Effektivzins versteuert werden.

Arbeitnehmer fragen: Wird der geldwerte Vorteil vom Netto abgezogen?

Die Antwort ist ganz klar: Nein. Stattdessen wird der geldwerte Vorteil im Falle einer Versteuerung zum Bruttogehalt des Arbeitnehmers dazu addiert. Anschließend wird das gesamte Einkommen aus Bruttogehalt und geldwertem Vorteil besteuert.

Lohnt sich der Sachbezug?

Arbeitnehmer sollten genau berechnen, ob ein geldwerter Vorteil am Ende auch wirklich ein Vorteil ist. Gerade Arbeitnehmer müssen hier abwägen, ob die private Anschaffung auf lange Sicht nicht doch günstiger und eine Gehaltserhöhung sinnvoller ist. Dazu finden Sie zahlreiche Rechner im Internet, in denen Sie genau berechnen können, was Sie der Vorteil letztendlich kostet. In der Regel profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von niedrigen Abgaben.