Bei den Gemeinkosten handelt es sich um Kosten, die nicht eindeutig einem Kostenträger, wie zu Beispiel einem Produkt, zugeordnet werden können. Sie fallen außerdem für mehrere Produktionseinheiten oder Aufträge an und werden auf Kostenstellen verteilt und über Zuschläge der Kostenträger weiterverrechnet. Gemeinkosten werden im Rechnungswesen auch als indirekte Kosten, Verbundkosten, verbundene Kosten, nicht abtrennbare Kosten oder Overheadkosten bezeichnet. Gemeinkosten sind oft Fixkosten, wie zum Beispiel Miete und teilweise auch Löhne. In der Buchhaltung wird von Kostenträgergemeinkosten gesprochen, die sich auf einen Kostenträger beziehen. Auf der anderen Seite stehen die Kostenstellengemeinkosten, die sich auf Kostenstellen beziehen. Gemeinkosten werden für das Controlling und die Bilanz benötigt.   

Gemeinkosten oder Einzelkosten

Einzelkosten liegen immer dann vor, wenn sie einem Kostenträger zugeordnet werden können. Die Buchhaltung muss ganz klar feststellen können, welcher Kostenaufwand durch welches Produkt oder welche Dienstleistung entstanden ist.

Einzelkosten im Beispiel:

Ein Unternehmen fertigt Tontöpfe und bestellt dafür Ton. Die Tonmanufaktur hat genaue Vorgaben, wieviel Ton für einen Topf benutzt wird. Hier kann also ganz klar berechnet werden, welche Kosten das Unternehmen für den Ton eines Topfes aufwenden musste.

Bei den Gemeinkosten kann nicht ganz klar berechnet werden, wie hoch die Kosten für ein Produkt sind.

Gemeinkosten im Beispiel:

Die Miete für die Manufaktur beträgt monatlich etwa 1000 Euro. Die Kosten können nicht gezielt einem Produkt zugeordnet werden.

Gemeinkosten sind:

  • Miete
  • Abschreibungen
  • Zinsen
  • Energie
  • Wasser
  • Kleinteile

Echte Gemeinkosten

Ein Unternehmen hat hohe Kosten zu decken. Dabei gibt es viele Posten, die nicht direkt einem einzelnen Produkt oder einer Dienstleistung zugerechnet werden kann.

Unechte Gemeinkosten

Bei unechten Gemeinkosten handelt es sich um Kosten, die eigentlich auch als Einzelkosten vorliegen könnten, deren Messung oder Zählung aber zu aufwendig wäre.

Greifen wir nochmal unser Beispiel auf: Die Tontopf-Manufaktur muss jeden Topf brennen. Dabei braucht ein Topf im Elektroofen etwa 10 Minuten. Nun könnte das Unternehmen mit entsprechenden Messgeräten genau feststellen wieviel Strom pro Topf benötigt wird. Da dies aber sehr aufwendig ist und Zusatzkosten verursachen würde, verzichtet das Unternehmen darauf und gibt den Preis für Strom in der Kostenrechnung als Gemeinkosten an.

Weitere Unterscheidungen

Damit die Posten trotzdem einem Bereich zugeordnet werden können, werden die Gemeinkosten noch einmal weiter unterteilt. Dabei gibt es die Fertigungsgemeinkosten, die mit der Fertigung zusammenhängen, allerdings nicht klar aufzugliedern sind. Das können Kosten für Maschinen, Mitarbeiter oder auch Stromkosten sein.

Eine andere Art sind die Materialgemeinkosten, die für Material angesetzt werden, dessen Benutzung nicht klar einem Produkt zugeordnet werden kann. Das ist zum Beispiel bei Sägeblättern der Fall. Liegen solche Kosten vor, wird ein Schlüssel verwendet, mit dem die Materialkosten vom Controller auf die einzelnen Produkte aufgeteilt werden.  

Verwaltungsgemeinkosten sind Verwaltungskosten, wie Lohnkosten oder auch Mieten. Die Vertriebsgemeinkosten sind alle Kosten, die für Vertriebsmitarbeiter oder auch den Fuhrpark anfallen. Sie werden als Gesamtposten ermittelt und dann mit Hilfe eines Schlüssels für die Kostenträgerrechnung auf die einzelnen Produkte verteilt.