Die Buchführung eines Unternehmens muss nicht nur dem Unternehmen selbst eine Auflistung der aktuellen Geschäftsvorfälle liefern, sondern auch Dritten, zum Beispiel dem Finanzamt. Dementsprechend muss die Buchhaltung gewissen Standards entsprechen, die in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB, geregelt werden. Ziel dieser Grundsätze ist es, dass sachverständige Dritte, wie Gläubiger, Unternehmer und das Finanzamt, sich innerhalb einer vertretbaren Zeitspanne einen Überblick über die Geschäfte eines Unternehmens verschaffen können. Die allgemeingültigen Regeln sind aus Gesetzen, der Wissenschaft und der Praxis abgeleitet und liegen schriftlich im Handelsgesetzbuch, HGB, vor. Zudem gelten auch ungeschrieben Regeln, die vor allem aus der Praxis abgeleitet wurden.

Inhalte der GoB

Die Regelungen in der GoB können in drei verschiedene Themenabschnitte unterteilt werden – die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, die Abgrenzungsgrundsätze und die Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Hierbei handelt es sich um die wichtigsten Grundsätze der Buchführung und Rechnungslegung. Sie schreiben Richtigkeit und Willkürfreiheit vor. Es dürfen also nur echte Geschäftsvorfälle dokumentiert werden. Sie müssen aufgrund der Aufzeichnungen wieder hergeleitet werden können. Auch Klarheit und Übersichtlichkeit gehören dazu. So muss ein sachverständiger Dritter aufgrund der Buchhaltung die Lage des Unternehmens nachvollziehen können. Eine weitere Vorgabe ist die Einzelbewertung der Vermögensgegenstände. In Ausnahmefällen sind Gruppenbewertungen erlaubt. Ein wichtiger Bestandteil ist natürlich auch der Grundsatz der Vollständigkeit, der festlegt, dass die Geschäftsvorfalle lückenlos aufgeführt werden müssen. Ergänzt wird er durch den Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit, der darauf abzielt, dass Geschäfte chronologisch und zeitnah nach dem Geschehen dokumentiert werden. Dazu kommt das Belegprinzip. Alle Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen werden. Wurden diese Grundsätze beachtet, gilt noch ein letzter: Der Grundsatz der Sicherheit. Er legt fest, dass die Daten der Buchführung ordnungsgemäß archiviert werden.

Die Abgrenzungsgrundsätze

In diesen Grundsätzen werden die Regeln für die Erfassung von Gewinnen, Verlusten, Aufwendungen und Erträgen festgelegt. Im Fokus steht dabei der Zeitpunkt zudem diese Informationen verbucht werden dürfen und sollen. Der erste Punkt bezieht sich auf die Gewinne und wird Relationsprinzip genannt. Demnach müssen Gewinne müssen eingegangen sein, bevor sie verbucht werden. In der Buchhaltung und im Rechnungswesen wird davon gesprochen, dass sie realisiert wurden. Mit Verlusten wird anders umgegangen, für Sie gilt das Imparitätsprinzip. Sie müssen in der Buchhaltung vermerkt werden, sobald sie festgestellt wurden. Der letzte Abgrenzungsgrundsatz ist der Grundsatz der Periodenabgrenzung. Aufwendungen und Erträge müssen in der Buchführung dem Jahr zugerechnet werden, in dem sie entstanden sind.

Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung

Diese Regelungen gelten ausschließlich für die doppelte Buchführung. Sie legen fest, wie die Bilanzierung ordnungsgemäß durchgeführt wird. Eine Bilanz zeichnet sich dabei durch Bilanzklarheit, Bilanzwahrheit, Bilanzkontinuität und eine eindeutige Bilanzidentität aus. Die Bilanz muss eindeutig, immer auf dieselbe Art gegliedert sowie vollständig sein. Die Bilanzidentität legt fest, dass die Schlussbilanz des letzten Jahres mit der Eröffnungsbilanz des neuen Jahres übereinstimmen muss.

Strafen bei Verstoß

Die Bücher werden nicht regelmäßig durch externes Personal kontrolliert, weshalb Fehler nicht sofort auffallen. Verstöße gegen die GoB werden meist erst bekannt, wenn eine Wirtschaftsprüfung ins Haus steht. Werden hier Fehler, wie zum Beispiel fehlende Belege, falsche Aufzeichnungen oder eine falsche Bilanzierung, festgestellt, folgen mitunter hohe Strafen. Das Finanzamt geht in diesem Fall so vor, dass es selbst die Berichtigung vornimmt. Dabei kommt die Teilschätzung oder bei besonders groben Verstößen auch die Gesamtschätzung zum Einsatz. Die Finanzbeamten schätzen die Besteuerungsgrundlage – im Falle eines Verstoßes tendenziell eher zum Nachteil des Steuerpflichtigen. In diesem Fall können auch steuerliche Vergünstigungen entzogen oder sogar ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden.

Darin unterscheiden sich GoB und GoBD

In der GoB sind alle wichtigen und allgemeinen Regeln für die Buchführung in Deutschland festgelegt. Sie sind die Grundlage für alle buchhalterischen Dokumente und Buchhaltungs-Vorgänge. Die GoBD – Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – regeln die Grundsätze für alle elektronischen Daten.