Alle Gegenstände, die Eigentum Ihres Unternehmens sind, gehören zum Inventar. Der Fuhrpark, Arbeitsgeräte, Computer und Möbel zählen dazu. Allerdings sind bei Unternehmen, die Waren produzieren auch die Rohstoffe und Lagerbestände Teil des Inventars. Mindestens zweimal jährlich muss eine Inventur laut §240 Handelsgesetzbuch, HGB, durchgeführt werden, in der alle Gegenstände und Bestände gezählt und schriftlich festgehalten werden.

Achtung: Nicht nur alles was Sie besitzen, sondern auch Schulden gehören dazu und müssen in einer Inventur aufgelistet werden.

Das Inventar: Zwei Bedeutungen

Wichtig ist zu wissen, dass es sich beim Inventar nicht nur um die Gegenstände handelt, sondern auch um die Auflistung, die bei der Inventur erstellt wird und in der alle Vermögensgegenstände aufgelistet sind. Das Inventar kann mehrmals jährlich erstellt werden, muss aber auf jeden Fall einmal zu Beginn und Abschluss des Geschäftsjahres angelegt werden. Voraussetzung dafür ist eine Inventur. Alle Inventare müssen in schriftlicher Form angefertigt werden und anschließen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Das schriftliche Inventar wird auch als Inventarverzeichnis bezeichnet.

Die Inventur – Grundlage für das Inventar

In der Inventur werden alle Vermögensgegenstände eines Inventars gesichtet, gezählt, abgewogen und in Vermögen, Schulden und Eigenkapital eingeteilt. Zum Vermögen zählen dabei Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Schulden sind langfristige und kurzfristige Schulden. Am Ende werden beide Werte zum Eigenkapital verrechnet, indem die Schulden vom Vermögen abgezogen werden.

Das Anlagevermögen

Zum Anlagevermögen zählen die bereits erwähnten Gegenstände wie Produktionsmaschinen, der Fuhrpark oder die Büromöbel. Allerdings fallen in diesen Bereich auch Patente und Rechte.

Das Umlaufvermögen

Hierbei handelt es sich um Vermögen, das nicht stetig im Besitz des Unternehmens ist oder noch weiterverarbeitet wird. Rohstoffe, halbfertige Produkte, Wertpapiere und Bankguthaben sowie offene Forderungen fallen in diese Kategorie.

Schulden

Jede offene Rechnung, die zum Zeitpunkt der Inventur besteht, wird unter Schulden im Verzeichnis aufgelistet. Auch Fremdkapital, die das Unternehmen investiert hat sowie ausgesprochene Verbindlichkeiten werden hier aufgeführt.

Die Buchhaltung fertigt das Inventar an. Hier wird schließlich die Art des Vermögens, die Art der Schulden sowie jeweils die Menge, Anzahl oder Gewicht und der Wert eingetragen. Diese Daten sind die Grundlage für den Jahresabschluss.

Oft verwechselt: Inventar und Bilanz

Der Unterschied zwischen Inventar und Bilanz sollte jedem Unternehmer bekannt sein. Dabei ist die Bilanz eigentlich nur eine zusammenfassende Form des Inventars, die zusätzlich auch Positionen zusammenfasst und dabei aufzeigt, aus welchen Quellen welche Vermögensgegenstände erwirtschaftet wurden. Dabei zeigt das Inventar lediglich auf, welche Vermögensgegenstände zu einem Stichtag vorliegen. Ein wichtiger Unterschied für Sie ist auch die Veröffentlichung. Während die Bilanz von deutschen Unternehmen oft veröffentlicht werden muss, gilt dies nicht für das Inventar.