Alle Gegenstände, die Eigentum Ihres Unternehmens sind, gehören zum Inventar. Der Fuhrpark, Arbeitsgeräte, Computer und Möbel zählen dazu. Allerdings sind bei Unternehmen, die Waren produzieren auch die Rohstoffe und Lagerbestände Teil des Inventars. Mindestens zweimal jährlich muss eine Inventur laut §240 Handelsgesetzbuch, HGB, durchgeführt werden, in der alle Gegenstände und Bestände gezählt und schriftlich festgehalten werden.

Achtung: Nicht nur alles was Sie besitzen gehört zum Inventar, sondern auch mögliche Schulden. Auch sie müssen bei einer Inventur aufgelistet werden.

Das Inventar: Zwei Bedeutungen

Wichtig ist, dass das Inventar nicht bloß alle Gegenstände eines Unternehmens umfasst, sondern auch die dazugehörige Auflistung, die bei der Inventur erstellt wird und in der sämtliche Vermögensgegenstände aufgelistet sind. Das Inventar kann mehrmals jährlich erstellt werden, muss aber auf jeden Fall einmal zu Beginn und Abschluss des Geschäftsjahres angelegt werden. Voraussetzung dafür ist eine Inventur. Alle Inventare müssen in schriftlicher Form angefertigt werden und anschließen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Das schriftliche Inventar wird auch als Inventarverzeichnis bezeichnet.

Die Inventur – Grundlage für das Inventar

In der Inventur werden alle Vermögensgegenstände eines Inventars gesichtet, gezählt, abgewogen und eingeteilt in Vermögen, Schulden und Eigenkapital. Zum Vermögen zählen dabei Anlagevermögen und Umlaufvermögen, Schulden umfassen langfristige und kurzfristige Schulden. Die Differenz, bzw. das Gesamtergebnis beider Positionen ergibt das Eigenkapital eines Unternehmens. Hier werden die Schulden vom Vermögen abgezogen.

Das Anlagevermögen

Zum Anlagevermögen zählen die bereits erwähnten Gegenstände wie Produktionsmaschinen, der Fuhrpark oder die Büromöbel. In diesen Bereich fallen auch eingetragene Patente und Rechte an Marken.

Das Umlaufvermögen

Beim Umlaufvermögen handelt es sich um Vermögen, das nicht stetig im Besitz des Unternehmens ist oder noch weiterverarbeitet wird. Rohstoffe, Zwischenprodukte, Wertpapiere, wie Aktien, und Bankguthaben auf den Girokonten sowie offene Forderungen fallen in diese Kategorie.

Schulden

Jede offene Rechnung, die zum Zeitpunkt der Inventur besteht, wird unter Schulden im Verzeichnis aufgelistet. Auch Fremdkapital, die das Unternehmen investiert hat sowie ausgesprochene Verbindlichkeiten werden hier aufgeführt.

Abschließend legt die Buchhaltung das Inventar an. Hier werden die Art des Vermögens, die Art der Schulden sowie jeweils die Menge, Anzahl oder ggf. das Gewicht und der dazugehörige Wert eingetragen. Diese Daten bilden die Grundlage für den Jahresabschluss.

Oft verwechselt: Inventar und Bilanz

Der Unterschied zwischen Inventar und Bilanz besteht vor allem im Überblick: Letztlich ist die Bilanz eine zusammenfassende Form des Inventars, die zusätzlich Positionen zusammenfasst und darstellt, auf welcher Grundlage welche Vermögensgegenstände erwirtschaftet wurden.
Demgegenüber zeigt das Inventar lediglich auf, welche Vermögensgegenstände zu einem Stichtag vorliegen. Ein wichtiger Unterschied zwischen Bilanz und Inventar ist die öffentlich Kommunikation. Während viele Unternehmen in Deutschland eine jährliche Bilanz veröffentlicht müssen, gilt für das Inventar keine ähnliche Regelung.