Rechnungen, die einen Betrag von maximal 250 Euro aufweisen, gelten als Kleinbetragsrechnungen. Bei diesem Betrag muss die Umsatzsteuer bereits enthalten sein. Unternehmer haben Vorteile, wenn sie eine Kleinbetragsrechnung erstellen. Denn sie ist viel einfacher anzulegen als eine normale Rechnung. Der Grund: Es sind deutlich weniger Daten enthalten.

Bestandteile der Kleinbetragsrechnung

Damit eine Kleinbetragsrechnung vom Finanzamt und Wirtschaftsprüfern als gültig anerkannt wird, muss sie bestimmte Informationen enthalten. Die folgenden Pflichtangaben müssen auf jeden Fall in jeder Rechnung auftauchen, egal ob Sie sie selbst erstellen oder von einem Partner erhalten:

  • vollständiger Name und Adresse des Lieferanten oder dienstleistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung
  • anfallendes Entgelt inklusive Steuern
  • anzuwendender Steuersatz
  • Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Sobald die Rechnung 250 Euro übersteigt, gilt sie nicht mehr als Kleinbetragsrechnung und muss deshalb auch diese Angaben enthalten:

  • vollständiger Name und die Adresse des Empfängers – in diesem Falle Ihres Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Kleinbetragsrechnungen buchen

In der Buchhaltung werden Kleinbetragsrechnung wie jede andere Rechnung behandelt. Schließlich handelt es sich um eine normale Eingangsrechnung, die auch als solche gebucht werden muss. Wer alte Bücher durchgeht, wird sehen, dass bis Ende 2016 alle Rechnungen, die einen Brutto-Betrag über 150 Euro aufwiesen, schon als normale Rechnung gebucht wurden. Das liegt in der Grenze, die erst zum 1. Januar 2017 erhöht wurde. Seitdem gilt: Alle Rechnungen bis zu 250 Euro sind Kleinbetragsrechnungen und müssen nur die oben genannten Pflichtangaben enthalten.

Es lohnt sich Kleinbetragsrechnungen auszustellen

Als Unternehmer ist das Ausstellen von Rechnungen alles andere als wenig Arbeit. Wer sich davor drückt, für kleinere Beträge Rechnungen auszustellen oder aufzubewahren, der verliert auch das Recht auf den Vorsteuerabzug. Denn Sie sind sowohl für kleine Beträge als auch für große vorsteuerabzugsberechtigt, vorausgesetzt Sie müssen selbst die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Dementsprechend sollten Sie für jeden Betrag, den Sie berechnen, auch eine Rechnung ausstellen und jeden Beleg über kleine Beträge aufbewahren. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie die bereits gezahlte Umsatzsteuer von Ihrer Steuerschuld abziehen können.

In diesen Fällen dürfen Sie keine Kleinbetragsrechnung ausstellen

Es gibt drei Fälle, in denen Sie trotz eines Rechnungsbetrages von unter 250 Euro keine Kleinbetragsrechnung ausstellen dürfen. Handelt es sich zum Beispiel um eine Lieferung mit Steuerschuldumkehr, müssen Sie eine normale Rechnung ausstellen. Bei der Steuerschuldumkehr, führt nicht der Aussteller der Rechnung die Steuer ab, sondern der Empfänger. Nach §13b Umsatzsteuergesetz müssen Sie hier also alle der oben genannten Angaben machen. Gleiches gilt für innergemeinschaftliche Lieferungen, §6a UStG, und den Versandhandel ins Ausland, §3c UStG, bei denen auch alle der Pflichtangaben vorliegen müssen.

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