Um an offene Forderungen aus erbrachten Leistungen zu kommen, bedarf es einer guten Organisation. Denn: Kunden, die Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen, sind für jeden Unternehmer eine großes Risiko  – umso wichtiger ist ein effektives Mahnwesen.Wir erklären Ihnen, welche Daten eine korrekte Mahnung enthalten muss. 

Mahnen in drei Stufen

Die meisten Unternehmen setzen auf ein dreistufiges Mahnwesen: Von der Zahlungserinnerung über die erste und zweite Mahnung bis hin zur dritten Mahnung. Machen Sie sich klar: Das Versenden von Zahlungsaufforderungen und Mahnungen ist eine zusätzliche Service-Leistung, das Ihre Kapazitäten beansprucht und zu dem Sie nicht verpflichtet sind. Selbstverständlich müssen Sie nicht drei Mahnstufen einsetzen – in den meisten Fällen kommen Sie so jedoch schneller zu Ihrem Geld und sparen sich den Gang zum Anwalt oder Inkassobüro.

Eine Zahlungsaufforderung ist also der erste Schritt, um den Kunden freundlich aber nachdrücklich auf den offenen Rechnungsbetrag aufmerksam zu machen – sie ist weit verbreitet und wird von vielen Kunden sogar erwartet. Wir empfehlen Ihnen, bei der ersten Erinnerung an eine offene Forderung noch keinen Säumniszuschlag oder Mahngebühr zu erheben, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu gefährden.

Erste Mahnung: Mahngebühren und Verzugszinsen erheben

Mit dem Schreiben der ersten Mahnung können Sie dann getrost Mahngebühren erheben. Zögern Sie nicht – sobald Sie feststellen, dass das Geld trotz freundlicher Erinnerung weiter auf sich warten lässt, müssen Sie aktiv werden. Legen Sie ein neues konkretes Zahlungsziel fest, wann der offene Rechnungsbetrag auf Ihrem Konto sein soll. Insofern Sie Verzugszinsen auf die Zahlungsschulden erheben, listen Sie außerdem den zugrundeliegenden Zinssatz auf.

Zweite und dritte Mahnung – das Zahlungsziel wird kürzer

Lag das Zahlungsziel bei der ersten Mahnung noch innerhalb der nächsten 14 Tage, werden die Fristen bei der zweiten und dritten Mahnung kontinuierlich kürzer – Sie warten schließlich immer noch auf Ihr Geld! Wählen Sie beispielsweise ein Zahlungsziel zum Anfang der kommenden Woche.

Begleicht ein Kunde auch nach der dritten Mahnung seine Schuld nicht, dann sollten Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Zur Erinnerung: Es gibt keine Vorschrift, wie viele Mahnungen Sie im Vorfeld aussprechen müssen – Sie können auch bereits nach der ersten Mahnung den Weg zum Anwalt wählen.

Übrigens: Bei unstrittigen Forderungen benötigen Sie für das gerichtliche Mahnverfahren keinen Anwalt; bei Streitigkeiten um offene Forderungen und insbesondere bei hohen Rechnungssummen benötigen Sie allerdings rechtlichen Beistand.

So mahnen Sie richtig

Grundsätzlich ist ein Mahnbescheid nicht an eine bestimmte Form gebunden, damit er gültig ist; dennoch gibt es einige Vorgaben, die erfüllt sein müssen.

Diese Angaben gehören in jede Mahnung:

  • Absender und Empfänger (Name und Anschrift des Gläubigers sowie des Schuldners)
  • Bankverbindung des Gläubigers
  • Gegebenenfalls Angabe der Umsatzsteuerpflicht und Ihre Umsatzsteuer-ID
  • Machen Sie deutlich, dass es sich um eine Mahnung handelt – wählen Sie beispielsweise den Betreff „1. Mahnung“
  • Mahnstufe angeben
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Rechnungsbetrag
  • Insofern Sie Verzugszinsen fordern, erläutern Sie den Grund und nennen Sie den Zinssatz
  • Höhe der Mahngebühren
  • Neues Zahlungsziel: Legen Sie eine konkrete Frist fest, bis wann der ausstehende Betrag bei Ihnen eingehen muss