Offene Posten – Was sind offene Posten?

Offene Posten ist ein Überblicksbegriff für ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten, also eigene Rechnungen an Leistungsempfänger (von Debitoren) oder Rechnungen von Lieferanten, bzw. Dienstleistern, die noch nicht beglichen wurden (also von Kreditoren). Auch in CANDIS Smartbooks werden beide Seiten im selben Modul dargestellt. Die offenen Posten entstehen dann, wenn eine Rechnung zwar gebucht, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gezahlt wird. Im Saldo entsteht also ein offener Posten – entweder auf der Haben-Seite oder auf der Soll-Seite. Das gesamte Saldo aller offenen Posten wird als Offene-Posten-Saldo bezeichnet.

Mehr zu Soll und Haben erfahren Sie in unserem Glossar.

Was passiert mit offenen Posten? Beispiel Offene-Posten-Verwaltung

Vor allem für kleinere Unternehmen lohnt es sich häufig nicht, offene Posten direkt über Kreditoren- und Debitorenkonten abzuwickeln. Also werden Rechnungen immer als Doppel ausgestellt. Die Kopie der ursprünglichen Rechnung wird dann auf Wiedervorlage im laufenden Monat mit Stichtag der Fälligkeit abgelegt. Sämtliche Rechnungen, die man selbst begleichen muss oder von Schuldnern bezahlt werden müssen, können nun mit dem täglichen Eingang und Ausgang abgeglichen werden.

Offene-Posten-Buchhaltung

Die Offene-Posten-Buchhaltung, wie sie auch von CANDIS Buchhaltungssoftware abgewickelt wird, ist dem Prinzip nach aufwändiger. Wie bereits erwähnt, wird in der Offene-Posten-Buchhaltung immer ein Kreditorenkonto und ein Debitorenkonto angelegt. Bei beiden Konten spricht man auch von sog. „Personenkonten“, die dazu dienen, Eingang und Ausgang mit Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer (korrekter Belegsumme und Belegbetrag) zu erfassen. Bei Zahlung eines offenen Postens oder entsprechender Verrechnung durch eine Gutschrift wird das Personenkonto ausgeglichen. Nach Ausgleich des Personenkontos werden die einzelnen Posten für die Belege gelöscht, erhalten bleibt hier einzig und allein der Umsatz: Am Ende entsteht hier also eine kontenlose Buchhaltung. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen offene Posten regelmäßig mit den Personenkonten abgeglichen werden. Außerdem müssen Kopien der Belege für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.

Offene Posten Liste und Liquidität

Offene Posten beeinflussen die Liquidität eines Unternehmens direkt. Denn, so erstaunlich es klingt, seine Rechnungen pünktlich zu zahlen belastet die eigene Liquidität, wenn es die eigenen Schuldner nicht genauso handhaben. Als Faustregel gilt darum: Je weniger offene Posten sich in einem Unternehmen stauen, desto besser ist es um die Liquidität bestellt. Wenn die Zahl der offenen Posten auf der Debitorenseite steigt, während das eigene Unternehmen seine Außenstände regelmäßig begleicht, kann eine Firma sogar in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Aus diesem Grund ist das Mahnwesen der Offenen-Posten-Liste genauso nah verbunden wie die Angabe eines Zahlungsziels auf ausgehenden Rechnungen. Für beide Fälle finden Sie auch auf unserer Vorlagenseite rund um Buchhaltung und Rechnungswesen passende Exemplare – als Rechnungsvorlage und als Mahnungsvorlage. Eine transparente Offene Posten Liste ist auch integraler Bestandteil von CANDIS Smartbooks.

Behalten Sie immer den Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten – optimieren Sie Ihre Prozesse mit CANDIS!