Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente in Ihrem Unternehmen. Sie schreiben Sie für Ihre Kunden und Sie erhalten selbst auch Rechnungen von Lieferanten.

Rechnung – Was ist wichtig?

Damit eine Rechnung rechtlich und auch steuerlich korrekt ist, muss sie vollständig sein. Sie sollten sowohl beim Schreiben einer Rechnung, als auch beim Prüfen Ihrer Eingangsrechnungen darauf achten, dass alle nötigen Daten vorhanden sind. Dabei kommt es darauf an, welche Art der Rechnung Sie stellen oder vorliegen haben. Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung, auf der ein Preis von weniger als 250 Euro ausgewiesen wird, dann sind weniger Informationen nötig als bei einer Rechnung mit einem größeren Betrag.

Diese Daten müssen Kleinbetragsrechnungen enthalten:

  • vollständiger Name und Adresse des Lieferanten oder dienstleistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung
  • anfallendes Entgelt inklusive Steuern
  • anzuwendender Steuersatz
  • Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Grundlage ist der §33 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Bei größeren Rechnungen müssen diesen Daten ebenfalls enthalten sein, allerdings müssen noch einige andere Angaben gemacht werden.

Diese Daten müssen Sie bei Rechnungen über 250 Euro hinzufügen:

  • vollständiger Name und die Adresse des Empfängers – in diesem Falle Ihres Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Achtung: Kleinunternehmer berechnen keine Umsatzsteuer und müssen diese daher auch nicht auf der Rechnung ausweisen. Sie müssen allerdings einen Hinweis darauf einfügen, dass sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Es reicht aus, den folgenden Satz einzufügen: „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Warum sind die Daten so wichtig

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch ein Beleg. Sie ist für Unternehmer vor allem als Nachweis für die gezahlte Vorsteuer wichtig. Mit Ihren Eingangsrechnungen weisen Sie nach, wie hoch die Umsatzsteuer, also die Vorsteuer ist, die Sie bereits an Lieferanten und Dienstleister gezahlt haben. Mit Ihren Ausgangsrechnungen hingegen weisen Sie bei der Umsatzsteuervoranmeldung nach, dass Sie von Ihrem Kunden die Umsatzsteuer eingenommen haben. Sind die Angaben auf den Eingangs- oder den Ausgangsrechnungen falsch oder unvollständig, verlieren Sie das Recht auf den Vorsteuerabzug.

Eingangsrechnungen immer prüfen

Aus diesem Grund ist es auch wichtig, dass Sie sich Eingangsrechnungen immer genau ansehen und auf Vollständigkeit der Pflichtangaben prüfen. Haben Sie unvollständige Daten auf einer Rechnung nicht bemerkt und bei einer Steuerprüfung wird der Fehler festgestellt, müssen Sie unter Umständen hohe Steuernachzahlungen leisten.

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Service: Freiwillige Angaben in einer Rechnung

Ihre Rechnungen sollten Sie so kundenfreundlich wie möglich gestalten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll auch die Telefonnummer und die Mailadresse hinzuzufügen. Sollten Sie Mitarbeiter in einem Kundencenter beschäftigen, sollten im besten Fall die Nummer dieses Centers auf der Rechnung stehen. Ist das nicht der Fall, sollten Kunden über die Nummer möglichst schnell bei einem Mitarbeiter landen, der Ihnen schnell Hilfe anbieten kann.

Auch die Zahlungsfristen sollten auf der Rechnung zu finden sein. Damit machen Sie es Ihren Kunden einfacher, die Fristen einzuhalten. Generell gilt: Wenn kein Stichtag auf der Rechnung steht, muss die Rechnung unverzüglich bezahlt werden. Sie sollten Ihre Kunden außerdem darauf hinweisen, dass sie 30 Tage nach der Fälligkeit der Zahlung in Verzug geraten, wenn keine Zahlung geleistet wurde. Diese Angaben sind lediglich ein Service Ihrerseits und gehören nicht zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung.

Übrigens: Es ist nicht vorgeschrieben, dass auf einer Rechnung das Wort Rechnung stehen muss. Sie machen es Ihren Kunden aber deutlich einfacher, die Rechnung von Lieferscheinen oder anderen Papieren zu unterscheiden, wenn Sie es draufschreiben.

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Rechnungen schreiben geht schnell und einfach – mit der richtigen Vorlage. Wir haben für Sie die eine kostenlose Rechnungsvorlage in zwei Ausführungen. Bei uns finden eine passende Vorlage für Rechnungen, in denen die Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. Kleinunternehmer können bei uns eine Rechnungsvorlage herunterladen, auf der die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen wird. Dafür ist bereits die Information enthalten, dass nach §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.