Ist man aus beruflichen Gründen viel auf Reisen, so fallen in der Regel auch nicht unerhebliche Fahrt- und Reisekosten an. Diese können mit einer Reisekostenabrechnung sowohl bei Unternehmern als auch Arbeitnehmern als Betriebsausgaben verzeichnet und somit steuerlich geltend gemacht werden. Dabei ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Kategorien der Reisekosten unterschiedlich behandelt werden müssen.

Zu den erstattungsfähigen Reisekosten, die über die Reisekostenabrechnung zurückerstattet werden können, gehören:

  • Erstattungsfähige Fahrkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand

Erstattungsfähige Fahrtkosten

Zu erstattungsfähigen Fahrtkosten gehören die finanziellen Aufwendungen der persönlichen Benutzung von Transportmitteln auf einer Dienstreise. Bei den öffentlichen Verkehrsmitteln werden die Fahrpreise beziehungsweise die Ticketkosten in die Abrechnung einbezogen.   

Es kann sowohl ein Geschäftswagen als auch ein Privat-PKW genutzt werden. Für den Gebrauch des Privatwagens gilt die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer.

Es gibt auch die Möglichkeit über den sogenannten fahrzeugindividuellen Kilometer-Kostensatz abzurechnen. Das bedeutet zwar erst einmal aufwendiger, allerdings zahlt es sich auch mehr aus, da auch die Unterhaltskosten berücksichtigt werden.

Übernachtungskosten

Hier gibt es für die Reisekostenabrechnung entweder die Möglichkeit nach Beleg oder nach einer Pauschale abrechnen zu lassen. Die jeweilige Pauschale kann im BMF-Schreiben eingesehen werden und ist von Land zu Land unterschiedlich hoch. In Deutschland liegt der Pauschalbetrag momentan bei 20 Euro.
Grundsätzlich gilt für Übernachtungskosten der ermäßigte Steuersatz von 7%.
Wichtig ist, dass die Ausgaben über Belege, z.B. Hotelrechnungen, nachweisbar sind, andernfalls werden sie nicht erstattet. Außerdem sollten in der Rechnung die verschiedenen Beträge nach ihrem Umsatzsteuersatz aufgeschlüsselt werden, um eine saubere Buchhaltung zu gewährleisten.

Das bedeutet: Die Übernachtung mit einem Steuersatz von 7% muss vom sogenannten Business-Package mit 19% USt. getrennt werden. Ist das Frühstück im Business-Package enthalten, so muss es herausgerechnet werden und von der Verpflegungspauschale mit 20% abgezogen werden.

Verpflegungsmehraufwand

Die tatsächlichen Verpflegungskosten einer Dienstreise dürfen nicht als Betriebsausgabe angesetzt werden. Stattdessen gibt es bestimmte Verpflegungspauschalen, die einberechnet werden. Dabei wird in der Regel zwischen Verpflegungsmehraufwendungen im Inland und Ausland unterschieden. Findet die Geschäftsreise im Inland statt, so wird die Pauschale nach Stunden der Abwesenheit festgelegt. Bei mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden beträgt die Pauschale 12 Euro. Übersteigt die Abwesenheit die 24 Stunden können 24 Euro angesetzt werden. Für den An-beziehungsweise Abreisetag gilt, ungeachtet der Stundenzahl, immer eine Pauschale von 12 Euro.   

Beim Erstellen einer Reisekostenabrechnung müssen allerdings viele Kriterien erfüllt werden — ein kleiner Fehler oder eine Informationslücke und das Finanzamt entscheidet, dass die Ausgaben entweder nur teilweise oder gar nicht akzeptiert und erstattet werden.