Bei Rückstellungen handelt es sich um Verbindlichkeiten, bei denen das Unternehmen nicht genau weiß, wann und in welcher Höhe diese fällig werden. Vereinfacht gesagt handelt es sich um Geldbeträge, die das Unternehmen in Zukunft zahlen muss, auch wenn noch nicht bekannt ist wann. Es kann sich zum Beispiel um Prozesskosten oder Instandsetzungskosten handeln. Dabei werden die Rückstellungen in der Bilanz dem Zeitraum zugeordnet, in dem sie verursacht wurden. Im Rechnungswesen unterliegen Rückstellungen der Passivierungspflicht. Sie müssen in der Bilanz als Passiva aufgeführt werden.

Wofür dürfen Sie Rückstellungen bilden?

Wenn Sie ein Unternehmen führen, ist natürlich interessant, wann Sie Rückstellungen bilden dürfen. Es gibt dabei vier verschiedene Arten der Rückstellung, die für verschiedene Posten genutzt werden können.

Schuldrückstellungen

Die Bildung dieser Rückstellungen ist erlaubt, wenn eine Rechtsverpflichtung von Dritten geltend gemacht werden kann. In diesem Fall wird zwischen ungewissen Verbindlichkeiten und Drohverlustrückstellungen unterschieden. Eine Ungewisse Verbindlichkeit liegt vor, wenn nicht klar ist wie hoch Kosten ausfallen. Das ist zum Beispiel bei Prozesskosten, Steuern oder Pensionen der Fall. Drohverlustrückstellungen liegen vor, wenn ein Verlust aus schwebenden Geschäften – bei denen einer der Vertragspartner noch keine Leistung erbracht hat – befürchtet werden.

Aufwandsrückstellungen

Wenn Sie diese Rückstellungen bilden möchten, dann muss eine Selbstverpflichtung zugrunde liegen. Das ist zu Beispiel der Fall bei Instandhaltungszurückstellungen. Diese fallen an, wenn eine Instandhaltungsarbeit nötig ist aber im Geschäftszeitraum nicht durchgeführt wurde. Ebenfalls möglich sind sogenannte Kulanzrückstellungen, die zum Beispiel gebildet werden dürfen, wenn einem Unternehmen aufgrund einer freiwilligen Leistung Kosten entstehen – zum Beispiel bei der kostenlosen Reparatur von Produkten.

Pensionsrückstellungen und ähnliche Verpflichtungen

Versprechen Sie Ihren Mitarbeitern eine Betriebsrente, müssen Sie diese auch in die Bilanz aufnehmen. Da Sie nicht wissen, wann der Rentenfall eintritt und wie hoch die insgesamt zu zahlende Rente ausfällt, müssen Sie die Rückstellungen schätzen.

Steuerrückstellungen

Wer Steuernachzahlungen befürchtet kann auch Beträge als Steuerrückstellung in die Bilanz aufnehmen.

Rückstellungen auflösen

Haben sich die Rückstellungen erledigt, weil der Grund dafür nicht mehr besteht, müssen sie aufgelöst werden. Sind Aufwand und Rückstellungsbetrag identisch, wird die Rückstellung ohne Auswirkung auf den Erfolg des Unternehmens aufgelöst. Ist der Aufwand höher, so wird der Betrag, der die geschätzte Rückstellung übersteigt als Verlust verbucht. Übersteigt der geschätzte Rückstellungswert den Aufwendungen, wir die Differenz im Jahresabschluss als Gewinn verbucht. War kein Aufwand nötig, wird der gesamte Rückstellungsbetrag einfach als Gewinn verbucht.

Nicht verwechseln: Rückstellungen und Rücklagen

Rückstellungen sind Zahlungspflichten, deren Höhe noch nicht absehbar ist. Auch ist nicht klar, wann sie gezahlt werden müssen. Dass sie anfallen werden ist allerdings bekannt. Bei einer Rückstellung handelt es sich um Geld, das das Unternehmen zurückhält, um es einem Dritten auszuzahlen. Jeder zurückbehaltene Euro ist also Fremdkapital.

Rücklagen hingegen sind Eigenkapital, das das Unternehmen als Reserve zurücklegt. Das Unternehmen baut Rücklagen auf, die niemand anderem zustehen, als ihm selbst.