Die Umsatzsteuervoranmeldung muss ein Unternehmen regelmäßig an das Finanzamt übermitteln. Sie dient der Festsetzung der Umsatzsteuer und geht häufig auch mit der Bezahlung einher. Dazu ermittelt das Unternehmen selbst die Steuerschuld und teilt diese dem Finanzamt über die Umsatzsteuervoranmeldung mit. Die Umsatzsteuervoranmeldung bietet für Staat und Unternehmer gleichermaßen Vorteile: Das Finanzamt bekommt vorzeitig Kenntnis über die Höhe der zu erwartenden Einnahmen aus der Umsatzsteuer; Unternehmer können die Steuerlast über das laufende Jahr gleichmäßig verteilen. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist im §18 Umsatzsteuergesetz, kurz UStG geregelt.

Die Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die vom Verbraucher als Mehrwertsteuer gezahlt wird. Dabei ist Ihr Unternehmen der Mittelsmann, der die Steuer für das Finanzamt einnimmt und dann an die Behörde abführt. Die Mehrwertsteuer (MwSt) auf Dienstleistungen und Waren beträgt in Deutschland 19 Prozent. Grundnahrungsmittel wie Brot, Milch und Butter unterliegen dem ermäßigten Mehrwertsteuersatz und werden mit 7 % besteuert. Zu den indirekten Steuern zählen neben der Umsatzsteuer außerdem die Stromsteuer, Tabaksteuer und Mineralölsteuer.

Das passiert bei der Umsatzsteuervoranmeldung

Für die Umsatzsteuervoranmeldung ermitteln Sie Ihre Umsatzsteuerschuld. Dazu rechnen Sie die Umsatzsteuer zusammen, die Sie von Ihren Kunden im Abrechnungszeitraum eingenommen haben und ziehen davon die Mehrwertsteuer ab, die Sie selbst als Kunde andere Unternehmen gezahlt haben – die sogenannte Vorsteuer. Es handelt sich dabei um den Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer wird vom Finanzamt erstattet, damit das Unternehmen nicht doppelt besteuert wird. Wird die Vorsteuer von der Umsatzsteuer subtrahiert, muss die Buchhaltung dies auch auf den passenden Konten verbuchen. Andersherum ergibt sich daraus schon die verbleibende Steuerschuld.

Die Umsatzsteuervoranmeldung wird digital eingereicht; die Abgabe in Papierform geht nur in besonderen Fällen und auch nur nach Absprache. Für die Übermittlung der Daten zur Umsatzsteuervoranmeldung steht das zweiseitige UStVA-Formular bereit.

Tipp: Melden Sie sich für die Abgabe der UStVA im ELSTER Online-Portal an und bestellen Sie ein elektronisches Zertifikat, das die Authentizität der Steuerdaten sicherstellt. Die Registrierung für ein ELSTER-Zertifikat kann bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen.

Umsatzsteueranmeldung: Monatlich oder vierteljährlich

Die Voranmeldung erfolgt über das Jahr verteilt und kann entweder einmal pro Monat oder einmal pro Quartal erledigt werden – der 10. Werktag des Folgemonats ist jeweils der Stichtag. Dieser Tag ist außerdem der Stichtag für die Bezahlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. In den ersten zwei Jahren nach der Gründung eines Unternehmens muss die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich erfolgen. Später wird je nach Höhe entschieden, wann die Anmeldung erfolgen und die Steuer gezahlt werden muss.

Haben Sie im vergangenen Jahr nicht mehr als 1.000 Euro Umsatzsteuer gezahlt, wird diese einmal jährlich entrichtet. Bei Beträgen von bis zu 7.500 Euro muss die Anmeldung und Zahlung quartalsweise erfolgen. Bei höheren Beträgen monatlich.

Dauerfristverlängerung: Kein Zeitdruck bei der Voranmeldung der UStVA

Nach der deutschen Gesetzgebung ist jeder Unternehmer zu einer regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt verpflichtet. Ausgenommen hiervon sind Kleinunternehmer sowie Existenzgründer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Außerdem sind bestimmte Berufsgruppen von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Ärzte, Physiotherapeuten und Versicherungsmakler müssen keine Umsatzsteuer entrichten.

Die Abgabefrist für die Umsatzsteuervoranmeldung kann nach elektronischer Anmeldung beim Finanzamt verlängert werden: Die sogenannte Dauerfristverlängerung beträgt einen Monat und kann über die Software ELSTER online eingereicht werden.

Die Umsatzsteuer in der Steuererklärung

Unternehmer, die die Umsatzsteuer zahlen müssen, müssen jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Diese kann alleine oder mit einem Steuerberater angefertigt werden. Die Steuererklärung muss immer eingereicht werden, auch wenn monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen angefertigt wurden. Sie ist die Bestätigung der Anmeldungen und muss seit 2011 elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Dazu müssen Sie lediglich die passende Vorlage vom Finanzamt ausfüllen.

Die Umsatzsteuervoranmeldungen in der Buchhaltung

Die Umsatzsteuervoranmeldung spielt ohne Frage auch für die Buchhaltung eine Rolle. Die Mitarbeiter müssen ein Konto Umsatzsteuer für eingenommene Steuern und ein Konto Vorsteuer führen, in dem die gezahlte Vorsteuer aufgeführt wird. Bei der Monatsabschlussbuchung muss dieses Konto über das Konto Umsatzsteuer abgeschlossen werden. Dabei wird so viel eingenommene Umsatzsteuer auf das Vorsteuerkonto gebucht, die benötigt wird, um das Konto auszugleichen. Von dem Konto Umsatzsteuer wird dieser Betrag abgezogen, wodurch sich ein geringerer Betrag ergibt: Die Steuerschuld gegenüber dem Finanzamt.

Wichtig: Die Umsatzsteuer wird in der Buchhaltung auf der Seite Haben gebucht. Die Vorsteuer wird immer auf der Seite Soll gebucht.

Umsatzsteuervoranmeldung machen, so geht’s:

  1. Im ELSTER Online-Portal anmelden und elektronisches Zertifikat bestellen, um sich gegenüber den Finanzbehörden zu authentifizieren. Idealerweise mit 14 Tagen Vorlauf erledigen.
  2. Umsatzsteuer addieren, die im Abrechnungszeitraum eingenommen  wurde und davon davon die Mehrwertsteuer ab, die an andere Unternehmen gezahlt wurde – die sogenannte Vorsteuer
  3. Die Voranmeldung entweder monatlich oder quartalsweise vorplanen: Stichtag ist immer der 10. Werktag des Folgemonats. Am selben Tag muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt überwiesen werden. In den ersten zwei Jahren nach Unternehmensgründung ist die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung Pflicht.
  4. Jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben – entweder durch die interne Finanzabteilung oder in Zusammenarbeit mit mit einem Steuerberater anfertigen.