Der Vorsteuerabzug berechtigt Unternehmer die bereits für erworbene Waren und Dienstleistungen gezahlte Umsatzsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Der Unternehmer zieht also die von ihm gezahlte Umsatzsteuer von seinen eigenen Umsatzsteuereinnahmen ab, die er vom Verbraucher für Güter bekommen hat. Es gilt die Formel: Eingenommene Umsatzsteuer – gezahlte Umsatzsteuer = Steuerschuld an das Finanzamt. Grundlage dafür ist der §15 im Umsatzsteuergesetzt. Vorsteuerabzugsberechtigt sind ausschließlich Unternehmer, die tatsächlich auch selbst eine Umsatzsteuer berechnen. Kleinunternehmer, die von §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) Gebrauch machen, dürfen die Vorsteuer nicht abziehen. Das Regelung zum Vorsteuerabzug bezieht sich ausschließlich auf Waren und Dienstleistungen, die für die Unternehmung erworben oder in Anspruch genommen werden.

Vorsteuerabzug nur mit vollständiger Rechnung

Wer die Vorsteuer abziehen darf und möchte, der sollte ganz genau darauf achten, dass eingehende Rechnungen vollständig sind und den Anforderungen des §14 des UStG entsprechen. Dazu gehört unter anderem, dass folgende Angaben vollständig in der Rechnung aufgeführt sind:

  • der vollständige Name und die Adresse des Lieferanten oder dienstleistenden Unternehmens
  • der vollständige Name und die Adresse des Empfängers – in diesem Falle Ihres Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Dienstleisters
  • das Ausstellungsdatum
  • die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – wenn dieser nicht mit dem
  • das anfallende Entgelt inklusive Steuern
  • der anzuwendende Steuersatz
  • Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Werden Güter oder Dienstleistungen von Kleinunternehmern in Anspruch genommen, die keine Umsatzsteuer berechnen, kann natürlich keine Vorsteuer abgezogen werden.

Vorsteuer abziehen: So geht’s

Wer den Vorsteuerabzug nutzen möchte, der muss gut organisiert sein. Denn die Umsatzsteuervoranmeldung muss monatlich oder vierteljährlich getätigt werden. Die Vorsteuer und die übrige Umsatzsteuerschuld werden in Euro berechnet und in der Umsatzsteuervoranmeldung angegeben. Das Finanzamt zieht den Betrag, den Sie schulden dann von Ihrem Bankkonto ab. Gerade kleine Unternehmen, die anfangs vor allem investieren als selbst viel einzunehmen, können davon profitieren, da sich auch eine negative Umsatzsteuerschuld ergeben kann – nämlich dann, wenn die gezahlten Steuern höher sind als die eingenommenen. Die Umsatzsteuererklärung am Ende des bestätigt nur noch einmal die Umsatzsteuervoranmeldungen, die über das Jahr abgegeben wurden.

Pauschaler Vorsteuerabzug

Es ist ebenfalls möglich pauschal einen gewissen Prozentsatz abzuziehen. Dieser Prozentsatz richtet sich nach der jeweiligen Branche und kann die Steuerschuld von Unternehmen deutlich schmälern, auch wenn sie selbst kaum Umsatzsteuern bezahlt haben. Der pauschale Vorsteuerabzug kann nur dann abgezogen werden, wenn keine Berechnung des Vorsteuerabzuges aufgrund gezahlter Steuern mit entsprechenden Belegen vorgenommen wird. Der Unternehmer muss sich also zwischen beiden Varianten entscheiden, die dann für das gesamte Steuerjahr gilt. Will er im nächsten Jahr wechseln, ist diese Entscheidung allerdings für fünf Jahre bindend.

Vorsteuerabzug ausgeschlossen

In einigen Fällen werden die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt. So sind Unternehmer und Branchen ausgenommen, in denen keine Umsatzsteuer berechnet wird. Das gilt zum Beispiel für öffentliche Kultureinrichtungen, Versicherungsvertreter, Ärzte und bei der Vermietung von Grundstücken. Wer Belege für den Vorsteuerabzug nutzt, die nicht vollständig sind, kann bei einer Betriebsprüfung eine böse Überraschung erleben. Denn ausschließlich Belege, die nach §14 Absatz 4 UStG vollständig sind, sichern das Recht zum Vorsteuerabzug.