CANDIS Workflows Label

Prozessdokumentation der Freigabe



CANDIS Workflows hält für Sie alle Aktionen, die mit einem Beleg zusammenhängen fest. Kommentare, Freigaben und Änderungen werden zur Prozessdokumentation im Audit-Trail festgehalten und beim Export an DATEV Unternehmen online mitgeliefert.

Freigabeprozess einfach überblicken

CANDIS Workflows bildet für Sie den gesamten Freigabeprozess ab. Vom Hochladen der Rechnung über Kommentare bis hin zur Freigabe wird jeder Schritt abgebildet. So können Sie ganz einfach unter jedem Beleg nachvollziehen, aus welchen Gründen eine Freigabe noch nicht erteilt oder abgelehnt wurde. Die Daten werden ständig aktualisiert, sodass Sie Kommentare und andere Aktionen schon nach wenigen Sekunden sehen können.

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Rechnungsfreigabe ohne Zahlungsverzug - ganz einfach digital

Prozessdokumentation zu DATEV Unternehmen online exportieren

Dank des Audit-Trails werden alle Kommentare, Änderungen und Freigabeschritte auch für die Zukunft dokumentiert. So können Sie, Ihre Buchhalter, der Steuerberater oder auch ein Betriebsprüfer die Vorgänge auch noch Jahre später problemlos nachvollziehen. Beim Export der Belege über die DATEV-Schnittstelle werden diese Daten auch komplett in DATEV Unternehmen online hochgeladen.

Prozessdokumentation Workflows mit Screenshot der CANDIS Software

Rechnungsfreigabe

Neugierig? Dann testen Sie CANDIS jetzt!

Weitere Funktionen von CANDIS Workflows

Digitale Rechnungsfreigabe

Bis zu 6x schneller freigeben: Weisen Sie Rechnungen per Klick Freigebern zu und geben Sie sie genau so schnell frei.

Kostenstellen zuordnen

Ordnen Sie Rechnungen Kostenstellen und Kostenträgern zu. CANDIS Workflows ermittelt automatisch den Freigeber.

Rechtemanagement

Verwalten Sie ganz einfach, welche Mitarbeiter welche Belege einsehen, verändern, hochladen oder freigeben darf.

Prozessdokumentation

Der Freigabeprozess wird in CANDIS Workflows vom Hochladen eines Beleges bis zur Freigabe komplett dokumentiert.

workflows icon workflowbuilder dunkelblau

Freigabe automatisieren

Legen Sie mit dem Workflow-Builder eigene Workflows an, um Ihre Freigabeprozesse in CANDIS zu automatisieren.

Transparenter Freigabestatus

Sehen Sie auf einen Blick, welche Freigaben noch offen sind und wer bereits Rechnungen freigegeben hat. Dabei können Sie auch alle Kommentare einsehen.

Erinnerungsmail

CANDIS Workflows erinnert Sie einmal täglich per Mail an offene Freigaben. So gerät kein Beleg in Vergessenheit und Sie nie wieder in Zahlungsverzug.

  • tilia ilka sieler
    Wir haben sechs Unternehmen an die Software angebunden und insgesamt arbeiten rund 50 Mitarbeiter mit Workflows. Deshalb war die Mandantenfähigkeit für uns ein absolutes Muss.
    Ilka Sieler
    Office Managerin / Rechnungswesen / Tilia
  • tilia susanne wendt
    CANDIS ist viel schneller als die Lösungen, die wir vorher ausprobiert haben. Das Hochladen, die Erfassung und Zuordnung einer Rechnung ist jetzt in einer Minute erledigt.
    Susanne Wendt
    Kaufmännische Leiterin und Senior Managerin / Tilia
  • kukki saif hamed
    Wichtig waren für uns besonders die Kostenstellen. Wir haben sie uns gewünscht und sie wurden eingebaut. Das war wirklich toll.
    Saif Hamed
    Geschäftsfüher / Kukki Cocktail
  • urbanara martin passenheim
    Was außerdem immer vollkommen unterschätzt wird, ist die Tatsache, dass diejenigen, die Rechnungen freigeben können, oft viel unterwegs sind. In CANDIS können sie sich von jedem Standort einloggen und direkt alle Rechnungen freigeben.
    Martin Passenheim
    Leiter Rechnungswesen / Urbanara
  • ioniq julia
    Der größte Benefit an CANDIS Workflows ist die Einfachheit. Ich muss für die Administration keinen Mitarbeiter abstellen oder zusätzliches Geld für einen Provider investieren, sondern kann das selbst erledigen.
    Julia Jansen
    Senior Finance Manager / IONIQ Group

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Häufig gestellte Fragen

Welche Vorgänge sehe ich im Audit-Trail?

Im Audit-Trail finden Sie eine komplette Dokumentation aller Prozesse, die mit einer Rechnung verbunden sind. Sie können also sehen, wann die Rechnung in die Software hochgeladen wurde, wann die Daten verarbeitet wurden und wer die Freigabe angefordert, erteilt oder abgelehnt hat. Zusätzlich können Sie alles nachlesen, was Mitarbeiter kommentiert haben. Alle Vorgänge sind mit Datum und Uhrzeit im Audit-Trail verzeichnet.

Wird der Audit-Trail an jede Rechnung angehängt, die ich exportiere?

Ja, das passiert immer automatisch. Die Software wird beim Export Ihrer Daten immer automatisch eine weitere PDF-Seite mit dem Audit-Trail erstellen. Die Vorteile: Ihre Buchhaltung und auch der Steuerberater kann den gesamten Prozess durch die Aufzeichnungen des Tools nachvollziehen und sich bei Nachfragen gegebenenfalls direkt an die entsprechenden Mitarbeiter wenden.

Warum ist der Audit-Trail so wichtig?

Diese Daten dienen der Dokumentation der Prozesse, die mit der Rechnungsfreigabe in Ihrem Unternehmen verbunden sind. Der Audit-Trail ermöglicht es Ihnen also die Prozesse langfristig nachzuvollziehen. Die Daten helfen Ihnen außerdem bei der Prozessoptimierung und dem Management Ihres digitalen Freigabeprozesses.

Wie schnell sehe ich Kommentare unter Belegen?

Wird ein Beleg kommentiert, genehmigt oder abgelehnt, können Sie das bereits wenige Sekunden nach der Aktion sehen. Sie können so fast in Echtzeit verfolgen, welche Aktionen Mitarbeiter unter Rechnungen ausführen und welche Kommentare auftauchen.