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Mit CANDIS senkte Richard Ruben den Zeitaufwand in der Buchhaltung um 90 %

Industrie:
SaaS-Technologie im Unterhaltungsbereich.

Zeitersparnis:
Der Aufwand wurde um 90 % reduziert.

Ergebnis:
Automatisierte Prozesse und glückliche Kollegen

Als Mitgründer von zwei Unternehmen wollte sich Richard Ruben das Leben einfacher machen und ist auf CANDIS Smartbooks umgestiegen. Das Ergebnis: 90 % weniger Zeitaufwand und keine manuellen Dateneingaben und -exporte via Google Drive und Dropbox.

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Die Herausforderung

Cinepass wurde 2013 von Richard Ruben ins Leben gerufen, 2015 entstand daraus die Marke International Showtimes API. Das SaaS-Unternehmen ist in 25 Ländern aktiv und stellt der Unterhaltungsbranche alle relevanten Metadaten zu Kinofilmen und Sendezeiten zur Verfügung.

Auch intern sieht es international aus: Die Kollegen arbeiten an unterschiedlichen Standorten zwischen Deutschland, Albanien und Ungarn. Für den Geschäftsführer zunächst keine einfache Sache, den vollen Überblick über die Buchhaltung zu behalten.

 

Das Problem

Richard Ruben führte die Buchhaltung größtenteils alleine. Internationale Rechnungen wurden manuell via Google Drive verwaltet, die Daten wurden anschließend in die Dropbox hochgeladen - ein sehr zeitintensiver Prozess. "Das war alles andere als optimal, denn am Ende musste der Buchhalter diese Dateien wieder auseinanderziehen"

“Das Ergebnis der Buchführung war schlussendlich zwar in Ordnung, aber der ganze Arbeitsaufwand, der dahinter stand, war es auf keinen Fall.”

 

Die Lösung

Als Richard Ruben 2016 neben Cinepass die Vermittlungsplattform KitchenAdvisor gründete, stand fest: Die Buchhaltung musste effizienter und einfacher werden, um den vollen Überblick über die Finanzen beider Unternehmen zu behalten. Nach 3 Jahren manueller Buchführung entschied sich Richard Ruben dazu, CANDIS Smartbooks auszutesten, um die Verwaltung und Zuordnung von Rechnungen zu automatisieren.

 

“Die Prozesse sind durch CANDIS deutlich einfacher geworden. Ich mache lediglich den Datenexport und schicke das meinem Steuerberater zu. Das war’s.”


referenz cinepass richard rubenRichard Ruben / Geschäftsführer

 

Das Ergebnis

Google Docs und manuelle Uploads wurden ersetzt. Die Automatisierung der Belegerfassung und Zuordnung von Rechnungen ermöglichte es ihm, sich stärker auf das wesentliche Geschäft zu konzentrieren. 

“Vorher hat mich die Buchhaltung 10 Stunden monatlich gekostet. Jetzt ist es gerade einmal eine Stunde.” Besonders positiv überrascht sind seine Kollegen von der Texterkennung. “Meine PDF-Anhänge werden richtig erkannt und es sind so gut wie keine Duplikate vorhanden.” Durch die Umstellung zu CANDIS bleibt dabei mehr Zeit über das wesentliche Geschäft, womit das Unternehmen letztendlich ihr Geld verdient.

Erwartungen an das Tool:

  • Übersicht aller offenen Posten
  • Direkter Verbund zum Steuerberater
  • Schnittstelle zu verschiedenen Zahlungsquellen

Erfolge durch CANDIS

  • Zeitersparnis: 90 %
  • Automatische Belegerfassung und -zuordnung
  • Einfacher Export zum Steuerberater
  • Volle Finanzübersicht
  • Mehr Zeit für das eigene Business

Empfehlung an alle KMUs:

“Ich würde empfehlen, die Software von Anfang an zu verwenden, allein schon wegen der Übersicht.”

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Diese Tools verwendet CINEPASS neben CANDIS

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Cinepass 
Das Unternehmen Cinepass, auch bekannt als International Showtimes API, bereichert die Unterhaltungsindustrie mit allen aktuellen Insights zu Filmen, Sendezeiten und Filmtheatern in 25 Ländern.

KitchenAdvisor
Die Vermittlungsplattform KitchenAdvisor wurde ebenfalls von Richard Ruben mitgegründet. Das Unternehmen verknüpft interessierte Küchenkäufer mit geeigneten lokalen Händlern zu den stets besten Angeboten. www.kitchenadvisor.de

Interviewpartner
Richard Ruben ist zweifacher Geschäftsführer und hat mit uns darüber gesprochen, was ihn zu Candis Smartbooks bewegt hat und welchen Einfluss die Software auf seine zwei Unternehmen ausübt.

Zwei Unternehmen – Eine Lösung
Als Richard Ruben neben Cinepass sein zweites Unternehmen KitchenAdvisor gründete, musste von Anfang an ein klar strukturierter Buchhaltungsprozess her: Sämtliche Abläufe vom Rechnungseingang bis hin zum Kontenabgleich sollten automatisiert werden.

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