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COYO: Monatlich 50 Stunden weniger Arbeit durch CANDIS

Industrie:
Social Software Technologies

Zeitersparnis:
Der Aufwand wurde um 50 Stunden pro Monat reduziert

Ergebnis:
Digitale Belegverwaltung und Freigabe, mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Nie wieder Belege ausdrucken: Verwaltung und Export an einem Ort

Als Finance Account Managerin bei COYO hat Janine Helbig miterlebt, wie die interne Buchhaltung durch CANDIS verändert wurde. Das Ergebnis: 50 Stunden weniger Zeitaufwand, kein Ausdrucken und Abheften von Belegen sowie die automatisierte Zuordnung sämtlicher Rechnungen.

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Die Herausforderung

2010 wurde die Social-Intranet-Plattform COYO gegründet, mittlerweile ist sie führender Hersteller im Social Software Bereich für Unternehmen im deutschsprachigen Raum.

Mit dem Social Intranet COYO sowie der Mitarbeiter-App COYO Engage wird den Kunden ein Tool an die Hand gegeben, welches auch gerne als die "Digitale Heimat" bezeichnet wird: Eine zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, wenn es um Informationsbeschaffung, Kommunikation und Austausch geht.

Bei der Digitalisierung interner Geschäftsprozesse darf natürlich Eines nicht zu kurz kommen: die Buchhaltung. Während sämtliche Bereiche des Unternehmens wie beispielsweise die HR-Abteilung bereits digitalisiert wurden, war die manuelle Buchführung der Finance Accounting Managerin Janine Helbig monatelang ein Dorn im Auge.

 

Das Problem

Janine erinnert sich: "Vor CANDIS wurden Rechnungen in einer Rechnungsmappe gesammelt und einmal wöchentlich dem CFO zur Freigabe vorgelegt." Online-Rechnungen wurden dafür ausgedruckt, nach der Freigabe wurden sie dann wieder eingescannt und digital abgelegt - ein sehr manueller Prozess. Der zeitaufwendigste Schritt dabei: Kostenstelle, Betrag, Aufwandskonto und Kreditor mussten jedes Mal händisch eingepflegt werden.

"Bevor wir CANDIS eingeführt haben, waren einzelne Mitarbeiter teilweise 90% am Tag mit der Buchhaltung beschäftigt"

 

Die Lösung

Via Internet-Recherche hat sich Janina Helbig verschiedene Buchhaltungs-Tools angeschaut und mit einer Kosten-Nutzen-Analyse bewertet. Der Anspruch: Eine cloudbasierte Software, die möglichst viele Schritte automatisiert und digitalisiert, um letztendlich die vorbereitende Buchhaltung deutlich zu komprimieren. Nachdem das Unternehmen andere Tools getestet und wieder verworfen hatte, setzte es am Ende auf CANDIS Smartbooks und Worklfows. 

“Bei anderen Buchhaltungstools war das Problem, dass Belege nicht automatisch zugeordnet wurden, dann fehlte oftmals die Bankanbindung oder die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online.”

 

Überweisungen erfolgen nun mit einem Knopfdruck und ohne alle Daten noch einmal im Online-Banking eingeben zu müssen.


Janine Helbig / Finance Accounting Managerin

 

Das Ergebnis

Von der Belegerfassung über die Freigabe bis hin zur Bezahlung und Export an den Steuerberater wurde die gesamte vorbereitende Buchhaltung durch CANDIS digitalisiert.

Einerseits schafft das automatische Auslesen aller Rechnungen eine klare Übersicht, ohne selbst einen einzigen Beleg in die Hand nehmen zu müssen: Belege werden anhand des erkannten Kreditors automatisch dem festgelegten Aufwandskonto und der Kostenstelle zugeordnet. Auf der anderen Seite kann jederzeit eingesehen werden, welche Belege aktuell bei welchem Mitarbeiter zur Freigabe liegen. 

“CANDIS dient uns außerdem als Archiv. Belege können schnell anhand diverser Kriterien mittels der Suchfunktion gefunden werden.” Auch die Übermittlung an das Steuerbüro erfolgt digital über die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, sodass die Belege dem Buchhalter frühzeitig zur Erstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung vorliegen. 

Erwartungen an das Tool:

  • Cloudbasierte Software
  • Digitalisierung und Automatisierung manueller Arbeitsschritte
  • Zeitaufwand reduzieren
  • Schnittstelle zum Steuerbüro
  • Export- und Auswertungsmöglichkeiten

Erfolge durch CANDIS

  • Zeitersparnis: 50 Stunden monatlich
  • Digitale Freigabe statt Pendelordner
  • Automatisches Auslesen statt manuelles Zuordnen von Belegen
  • Überblick über überfällige Rechnungen und Skonto
  • Digitale Übermittlung der Belege zum Steuerbüro
  • Verlagerung von Aufgaben: Der CFO kann sich stärker aufs Kerngeschäft konzentrieren

Empfehlung an alle KMUs:

“CANDIS ist für kleine und mittelgroße Unternehmen zu empfehlen, die ihre Prozesse optimieren wollen und den Mitarbeitern mehr Raum für Aufgaben außerhalb von Datenpflege und -erfassung lassen möchten.”

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Diese Tools verwendet Coyo neben CANDIS

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COYO GmbH
Das Unternehmen COYO ist deutscher Marktführer im Social Software Bereich und bietet Produkte wie das Social Intranet zur Verbesserung der internen Kommunikation, für die Zusammenarbeit und den Austausch unter Mitarbeitern an.

Ihre Vision: Sie möchten, dass sich jeder Mensch mit seinem Unternehmen verbunden fühlt und daher eine digitale Heimat bieten, die von ihren Nutzern geliebt wird.

Interviewpartnerin
Janine Helbig ist Finance Accounting Managerin und hat mit uns darüber gesprochen, wie die interne Buchhaltung vor und nach dem Umstieg zu CANDIS erledigt wurde.

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