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Good Hood GmbH – Maximale Zeitersparnis mit CANDIS

Erfahren Sie, wie das Unternehmen mit CANDIS die vorbereitende Buchhaltung optimiert hat.


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Unternehmen

Die Good Hood GmbH ist Betreiberin von nebenan.de - Deutschlands größtem Online-Netzwerk für Nachbarn. Auf der Plattform können Nutzer Kontakte in ihrer eigenen Nachbarschaft finden und vertiefen oder einander helfen.

Rechnungsfreigabe per Mail

Jede Rechnung muss freigegeben werden - bisher ging das per Mail. Bei bis zu 300 Rechnungen im Monat verliert die Buchhaltung allerdings schnell den Überblick und die Suche nach Rechnungen gestaltet sich schwierig. Eine smarte und praktikablere Lösung musste her.

Interviewpartnerin

Ebru Yelen trägt als Head of Finance die Verantwortung für die Buchhaltung und die Finanzen bei der Good Hood GmbH. Im Interview erzählt sie, wie die intelligenten Softwarelösungen von CANDIS ihren Arbeitsalltag vereinfachen.

Zwei Lösungen für die Buchhaltung

Die Good Hood GmbH nutzt CANDIS Smartbooks für die vorbereitende Buchhaltung und CANDIS Workflows für die digitale Rechnungsfreigabe. Beide Produkte helfen dabei, den Prozess der vorbereitenden Buchhaltung übersichtlicher zu gestalten und zentral zu organisieren.

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Die Herausforderung: Eine strukturierte Rechnungsfreigabe und Buchhaltung

Die Good Hood GmbH löst die Anonymität in modernen Nachbarschaften auf. Mit der Online-Plattform nebenan.de bringt das Unternehmen seit 2016 Nachbarn in Deutschland und mittlerweile auch Frankreich zusammen. Privatpersonen, gemeinnützige Organisationen, Vereine und lokale Gewerbe können sich bei nebenan.de anmelden und für ihre Nachbarschaft Bildungs- und Sportangebote teilen, gebrauchte Gegenstände verkaufen oder einen Nachbarn finden, der auf den Hund aufpasst oder einfach Pakete annimmt. Das Konzept findet Anklang: 1,3 Millionen Nutzer sind bereits in 7.200 Nachbarschaften aktiv. Zur Good Hood GmbH gehört auch ihre gemeinnützige Tochter, die nebenan.de Stiftung gGmbH. Die Stiftung fördert nachbarschaftliches Engagement – vor allem offline. DSo initiiert sie seit 2018 den Tag der Nachbarn und vergibt seit 2017 den Deutschen Nachbarschaftspreis für Nachbarschaftsprojekte mit Vorbildcharakter. Unterstützt werden die Projekte unter anderem vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend der Diakonie Deutschland sowie der Deutschen Fernsehlotterie. Insgesamt arbeiten rund 80 Mitarbeiter für die Good Hood GmbH.

Hier geht es zur Nachbarschaftsplattform der Good Hood GmbH: www.nebenan.de

Bei rund 300 Belegen im Monat war es für das Unternehmen schwierig, immer den Überblick zu behalten. Rechnungen wurden per Mail an Freigeber verschickt, die diese Rechnungen prüften und zurück an die Finanzabteilung schickten. In einer eigenen Mailbox wurden die freigegebenen Rechnungen gesammelt. So waren alle Belege an einem Ort – bei Nachfragen oder der Suche nach einzelnen Papieren zeigte sich allerdings der große Nachteil dieses Systems. Denn sie waren meist nur schwer wieder auffindbar und einen richtigen Überblick darüber, welche Rechnungen freigegeben waren und welche nicht, fehlte ebenfalls. “Das war einfach kein richtiges System”, erklärt Head of Finance Ebru Yelen.

Das Ziel: Eine klar nachvollziehbare Buchhaltung

Die Größe des Teams und die Masse der Rechnungen verlangte nach einer neuen Struktur. Im besten Fall sollten Rechnungsfreigabe und vorbereitende Buchhaltung in einem System abgebildet werden können. Der Freigabeprozess sollte nachvollziehbar und strukturiert erledigt werden. Dabei waren vor allem die lückenlose Dokumentation und das automatische Matching von Transaktionen und Konten ein Muss. Zusätzlich sollten auch Kostenstellen abgebildet werden.

 

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Der größte Nutzen an CANDIS ist die Zeitersparnis. Die Programme ersparen einem in jeder Hinsicht sehr viel Arbeit und Zeit, welche effektiver eingesetzt werden kann.


referenz nebenan ebru yelenEbru Yelen / Head of Finance / Good Hood GmbH

Die ersten Schritte in CANDIS Workflows

Die Einführung von CANDIS Workflows ging schnell und einfach: “Das Gute ist, dass Du kein großes Onboarding brauchst, weil die Software einfach selbsterklärend ist. Rund 40 Prozent der Belegschaft verursacht Rechnungen. Sie alle nutzen heute CANDIS Workflows - größtenteils ohne Probleme. Ich hab allen angeboten, Fragen zu stellen, wenn sie Hilfe brauchen und kaum Rückfragen erhalten”, erinnert sich die Leiterin der Finanzabteilung an die Einführung.

Anbindung an CANDIS Smartbooks

Um die vorbereitende Buchhaltung durchgehend zu strukturieren, entschied sich das Unternehmen dazu, auch CANDIS Smartbooks einzuführen. Nachdem Ebru Yelen die Konten angelegt und die Software komplett eingerichtet hatte, war Smartbooks für den Einsatz bereit. “Ich weise die Rechnungen in Workflows den Freigebern zu und sobald sie freigegeben wurden, exportiere ich sie und lade sie in Smartbooks hoch. Da muss ich dann herzlich wenig machen. Denn das Programm liest alle Rechnungen selbst ein und ordnet sie automatisch den Transaktionen zu”, sagt sie.

Diese Funktionen waren der Good Hood GmbH wichtig:

  • Kostenstellen
  • Einfache Bedienung
  • Automatisches Matching von Transaktionen und Belegen
  • lückenlose Dokumentation der Prozesse

Der Weg einer Rechnung durch das Unternehmen

Durch die Einführung beider Produkte konnte das Team direkt festlegen, welchen Weg eine Rechnung durch das Unternehmen nimmt. Im ersten Schritt werden Rechnungen heute in CANDIS Workflows eingepflegt und dort den Freigebern zugeordnet. Wenn diese die Rechnung freigegeben haben, wird sie exportiert und in CANDIS Smartbooks hochgeladen, wo dann automatisch die vorliegenden Transaktionen und Belege gematcht werden. Ein Vorgang, der Ebru Yelen in ihrem alten Unternehmen viel Zeit kostete. “Da hab ich noch jede Rechnung in Excel manuell den Transaktionen zugeordnet. Bei einem kleinen Unternehmen ist das machbar. Aber bei 130 Mitarbeitern, von denen viele Rechnungen verursachen, ist das undenkbar”, weiß sie.

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Das Ergebnis: Mehr Zeit, klare Strukturen

Schnelle Rechnungsfreigabe

“Ich würde sagen, dass die Rechnungsfreigabe mit CANDIS Workflows maximal zwei Tage dauert. Die Leute geben die Rechnungen spätestens frei, wenn sie die Erinnerungsmail bekommen. Ich muss nur in ganz seltenen Fällen selbst hinterhergehen.”

Ein nachvollziehbarer Prozess

Rechnungen wieder aufzufinden ist plötzlich keine Herausforderung mehr. Ebru Yelen hat jederzeit den Überblick: “Ich kann sehen, dass freigegebene Rechnungen auch legitime Rechnungen sind und diese auch schnell wiederfinden.”

Zeitersparnis durch Automatisierung

“Die Tools ersparen in jeder Hinsicht sehr viel Zeit. Das fängt schon bei der Einrichtung an. Es braucht keine große Installation oder ein Onboarding. Und sobald es eingerichtet ist, läuft alles automatisch, besonders bei CANDIS Smartbooks. Zusätzlich hilft CANDIS Workflows uns, den Überblick über die Kosten zu behalten.”




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