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Rise Up Fashion – Nachhaltige Freigabe mit CANDIS Workflows

Ein junges Unternehmen hat sich dem Thema Nachhaltigkeit verschrieben – auch bei der Rechnungsfreigabe.


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Unternehmen

Die Rise Up Fashion GmbH wurde 2017 gegründet und sitzt in Berlin. Unter der Marke Oceans Apart vertreibt das Unternehmen im gleichnamigen Online-Shop nachhaltige, vegane Activewear.

Rechnungsfreigabe widersprach dem Credo

Die klassische Rechnungsfreigabe mit gedruckten Belegen verursachte nicht nur viel Papierkram, sondern widersprach auch dem Nachhaltigkeitsgedanken, für den das Unternehmen steht. Eine smarter und umweltfreundlicher Prozess sollte her.

Interviewpartner

Lukasz Zyrek ist Senior Financial Manager bei der Rise Up Fashion GmbH. Er hat CANDIS Workflows ausgewählt und uns erzählt, was er besonders am Rechnungsfreigabe-Tool schätzt.

Einfachheit ist ein Muss

Eine digitale Lösung musste vor allem eines sein: einfach. Die Oberfläche sollte für jeden Mitarbeiter intuitiv bedienbar sein, sodass auch neue Kollegen schnell verstehen, wie Freigaben angefordert oder Rechnungen freigegeben werden.

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Die Herausforderung: Nachhaltige Produkte und nachhaltige Arbeitsprozesse

Mit veganer und nachhaltig produzierter Kleidung ist die Rise Up Fashion GmbH genau am Puls der Zeit. Doch ein umweltfreundliches und faires Produkt allein reichte dem Unternehmen nicht aus. Stattdessen wollen die Mitarbeiter auf allen Ebenen nachhaltig arbeiten. Denn genau das steht bei dem jungen Unternehmen im Vordergrund. Gerade bei der Rechnungsfreigabe waren die Prozesse bisher allerdings alles andere als umweltfreundlich: Jede Rechnung wurde gedruckt, zum Freigeber gebracht und von ihm händisch unterzeichnet. Bei bis zu 700 Rechnungen monatlich sammelte sich schnell ein großer Stapel Papier an. “Das größte Problem war, dass dieser Prozess im Widerspruch zu dem stand, wofür wir eigentlich stehen, nämlich die Nachhaltigkeit. Wir achten darauf, ein sehr nachhaltiges Unternehmen zu sein und wollen das nach innen und nach außen tragen”, erklärt Lukasz Zyrek. Zusätzlich kostete der Prozess den Senior Financial Manager und sein Team viel Zeit, da jeder Beleg zum Freigeber getragen werden musste – im Bürokomplex über zwei Etagen gehen dabei schon einige Arbeitsstunden ins Land.

Hier geht’s zur Webseite der Rise Up Fashion GmbH: www.oceansapart.com

Das Ziel: Ein umweltfreundlicher und einfacher Prozess

Am wichtigsten war der Rise Up Fashion GmbH, dass künftig keine Rechnung mehr zur Freigabe ausgedruckt werden muss. Der gesamte Prozess sollte digital abgebildet werden können - und das im besten Fall so einfach wie möglich. Ein großes Onboarding aller Mitarbeiter war nicht eingeplant, weshalb das neue System möglichst selbsterklärend sein sollte. Zusätzlich wünschte sich das Unternehmen eine automatische und vollständige Dokumentation des Prozesses. Der einfache Datenexport zu DATEV sollte außerdem gewährleistet sein.

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“Wir achten darauf, ein sehr nachhaltiges Unternehmen zu sein und wollen das nach außen und innen tragen. Durch CANDIS Workflows haben wir jetzt auch auf Belegseite Nachhaltigkeit erreicht, weil wir keine Rechnung mehr ausdrucken müssen.”


referenz fashion lukasz zyrekLukasz Zyrek / Senior Financial Manager / Rise Up Fashion GmbH

Schnelle Einführung

“Ein richtig großes Onboarding haben wir nicht gemacht. Das System ist ja selbsterklärend”, erinnert sich Lukasz Zyrek. Zusammen mit einem Dokument zum Onboarding von CANDIS wurde die Software zuerst den Teams an die Hand gegeben, die Workflows am meisten nutzen werden. Die Teamleiter haben anschließend ihre Mitarbeiter mit der Software vertraut gemacht. Mittlerweile sind von 50 Mitarbeitern bereits 39 an Bord - weitere werden folgen. “Bei uns verursacht jeder Rechnungen, also werden auch alle CANDIS Workflows nutzen.”

Diese Features waren für die Rise Up Fashion GmbH wichtig: 

  • einfache Nutzeroberfläche
  • schnelle Rechnungsfreigabe
  • einfacher Export zu DATEV
  • vollständige Dokumentation des Prozesses

Workflows-Features bieten zusätzliche Möglichkeiten

Einfachheit und eine Verkürzung des Freigabeprozesses standen ganz klar im Vordergrund. Mit CANDIS Workflows bekam die Rise Up Fashion GmbH auch die Möglichkeit, dem Thema Kostenstellen die nötige Aufmerksamkeit zu widmen, wie Lukasz Zyrek im Interview erzählt: “Mit CANDIS haben wir auch die Priorisierung in Kostenstellen eingeführt.” Bisher hatte das Unternehmen aufgrund von Zeitmangel darauf verzichtet. Heute profitiert das Team von der Möglichkeit, Kostenstellen einfach und schnell anzulegen und direkt passende Freigeber zuzuordnen. Alle Mitarbeiter haben in der Software direkt einen Überblick über die verfügbaren Kostenstellen. Die Zuordnung einer Kostenstelle zu einer Rechnung ist bei er Rise Up Fashion GmbH mittlerweile Pflicht. 

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Ergebnis: Eine schnelle, nachhaltige Rechnungsfreigabe

Einfache, schnelle Freigabe

Die Rechnungsfreigabe geht bei der Rise Up Fashion GmbH heute komplett papierlos. Rechnungen werden ganz einfach in CANDIS Workflows dem entsprechenden Freigeber zugewiesen und innerhalb kürzester Zeit landen sie wieder bei Lukasz Zyrek und seinem Team. Durch den einfachen Export können die Daten auch problemlos in DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. 

Kostenstellen

Das Thema Kostenstellen wurde bisher nicht vollständig abgebildet. Mit der Einführung von CANDIS Workflows wurden nun auch Kostenstellen eingeführt. “Es ist toll, dass man in der Software direkt Kostenstellen anlegen und ihnen den passenden Freigeber zuordnen kann.”

Ausschließlich digitale Rechnungen aus CANDIS

Das Team hat sich mit der Einführung komplett vom Papierkram verabschiedet: Mittlerweile akzeptiert die Buchhaltung nur noch Rechnungen, die über CANDIS Workflows freigegeben wurden. Damit ist der Prozess in seiner Gesamtheit nachhaltig gestaltet. 



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