Selfapy ­– Vom Pendelordner zur digitalen Belegübergabe

Schluss mit dem Papierkram: Lesen Sie hier, wie das Online-Portal für Psychotherapie die vorbereitende Buchhaltung mit CANDIS digitalisiert hat.


selfapy logo

Unternehmen
Selfapy verbindet moderne Technologien, langjährige Klinikerfahrung und therapeutische Ansätze zu einer neuen Art der Therapie. Depressive Leiden können mit Online-Kursen und Psychologen bewältigt werden.

Aufwändige Struktur
Selfapys Prozesse waren mit hohem Aufwand verbunden. Belege wurden manuell abgeglichen, Überblick verschaffte sich das Unternehmen mit einem Excel-Rechnungseingangsbuch.

Interviewpartnerin
Nora Blum hat Selfapy gemeinsam mit Katrin Bermbach und Farina Schurzfeld gegründet. Die studierte Psychologin hat uns erklärt, wie sich die Buchhaltung bei Selfapy durch CANDIS Smartbooks verbessert hat.

Klare Ziele
Selfapy wusste genau, was sich ändern musste: Das Rechnungseingangsbuch in Excel, der Pendelordner und der manuelle Rechnungsabgleich sollten weichen. Zeit zu sparen stand für Selfapy an oberster Stelle.

Das Ziel: Aufwand für die vorbereitende Buchhaltung reduzieren


Selfapyist ein Berliner Start-up, das moderne Technologie, langjährige Klinikerfahrung und therapeutische Ansätze zur Behandlung depressiver Leiden miteinander verknüpft. Ziel des Unternehmens ist es psychische Gesundheit für jeden zugänglich zu machen. Auf ihrer Plattform unterstützt Selfapy Menschen mit interaktiven Übungen, Videos, Illustrationen und einer einfachen, intuitiven Nutzerführung dabei, einen förderlichen Umgang mit ihrer eigenen Gefühlswelt zu finden. Zusätzlich bietet das Unternehmen auch psychologische Beratung an.

Selfapy kam mit einem konkreten Problem zu CANDIS: Die vorbereitende Buchhaltung war in dem Unternehmen vor allem mit viel Papier verbunden und kostete die Gründerinnen Unmengen an Zeit. Beides sollte sich mit CANDIS Smartbooks ändern.

Website: https://www.selfapy.de

Buchhaltung: Endlich einfach und digital

Bei Selfapy wurden Belege in Papierform aufbewahrt und verarbeitet. Die Weitergabe an den Steuerberater war nur mit dem klassischen Pendelordner möglich. Damit sollte irgendwann Schluss sein. Selfapy entschied sich, zu digitalisieren und suchte nach einer passenden Software. Diese sollte auch andere Kriterien erfüllen. Zum einen sollte die Zeit, die die Gründerinnen damit verbrachten, Belege zu sammeln, reduziert werden. Ob Belege für Bahnfahrten, Serverkosten oder Marketingausgaben – die Zusammenstellung kostete das Unternehmen mehrere Stunden pro Monat. Ebenso aufwändig war der manuelle Abgleich der Transaktionen mit Belegen. Bei einer Vielzahl von Transaktionen bedeutet das einige Stunden Arbeit. Sollten Daten nun auch digital verfügbar sein, musste die Teamassistentin per Hand alle Rechnungsdaten ins Excel-Rechnungseingangsbuch übertragen.

Das Thema Buchhaltung war bei Selfapy vor allem ein notwendiges Übel. Der Aufwand war hoch, die Prozesse kosteten vor allem Zeit. Die Lösung: Eine intelligente Buchhaltungssoftware.

Diese Tools verwendet Selfapy

“Das Tolle an CANDIS: Es strukturiert Buchhaltungsprozesse und nimmt einem einen Großteil lästiger Tätigkeiten ab.”


nora selfapy testimonialNora Blum / Gründerin/ Selfapy

Einführung von CANDIS

Im ersten Expertengespräch zwischen Selfapy und CANDIS wurde der aktuelle Buchhaltungsprozess von Gründerin Nora Blum Schritt für Schritt vom Rechnungseingang bis hin zur Übergabe der Buchhaltungsdaten an das Steuerbüro analysiert. Hier deckten wir gemeinsam ein großes Optimierungspotential auf: Die Prozesse liefen zum größten Teil manuell und analog ab. Deshalb fehlte häufig der Echtzeit-Überblick über fehlende Belege zu Transaktionen, als auch eine klare Liste offener Posten. CANDIS würde Selfapy mit vier Funktionen besonders helfen:

(1) Automatischer Rechnungsdownload aus diversen Online-Portalen
(2) Echtzeit-Überblick von fehlenden Belegen und Offenen Posten
(2) Tagesaktuelle Darstellung der Offenen Posten
(4) Digitale Übergabe der Buchhaltungsdaten an das Steuerbüro

Die Testphase: Hier konnte CANDIS von sich überzeugen

Nora Blum bekam einen Account in CANDIS Smartbooks und das Team verknüpfte gemeinsam mit ihr die Bankkonten des Unternehmens. Digitale Rechnungen wurden von Anfang an vollautomatisch im Online-Portal abgeholt oder an die CANDIS spezifische E-mail Adresse weitergeleitet. Zusätzlich empfahl CANDIS, die Steuerkanzlei in den Account einzuladen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu garantieren.

Bereits nach zwei Wochen kehrte Routine in die Buchhaltung ein. Diese konnte parallel zur Arbeit erledigt werden. Nach einem Monat wurden lediglich 10 Prozent der eingehenden Rechnungen noch manuell zugeordnet und fehlende Belege tagesaktuell in CANDIS ausgewiesen.

Ergebnis: 60 Prozent Zeitersparnis!

Heute erfolgt der Rechnungseingangsprozess bei Selfapy vollautomatisch. Der Aufwand beim Abgleich von Transaktionen und Belegen wurde so minimiert, dass Nora Blum in wenigen Minuten einen Überblick über fehlende Belege hat. Selfapy bezahlt Rechnungen direkt aus CANDIS, ohne das Online-Banking der Bank nutzen zu müssen und ohne Belegdaten abzutippen.
Diese Features weiß Selfapy besonders zu schätzen:

automatisches Einlesen und Digitalisieren der Belege
✓ To-Do-Liste mit fehlenden Belegen
✓ automatischer Abgleich von Belegen und Transaktionen
✓ einfache Datenübergabe an den Steuerberater

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