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solarisBank - Endlich Überblick über offene Freigaben

Erfahren Sie hier, wie das Tech-Unternehmen mit Banklizenz die Rechnungsfreigabe mit CANDIS Workflows digitalisiert hat.


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Das Unternehmen
Die solarisBank ist ein deutsches Technologie-Unternehmen mit Banklizenz und bietet digitales Finanzdienstleistungen als Banking as a Service an. So ermöglicht die solarisBank es anderen Unternehmen, Ihre eigenen Finanzdienstleistungen zu entwickeln und anzubieten.

Papier, Papier, Papier
Erst 2016 gegründet, musste die solarisBank wie jedes junge Unternehmen viele Prozesse von Grund auf aufsetzen und etablieren. Dadurch kam es zu Beginn bei der Rechnungsfreigabe zu manuellen Prozessen, die auf lange Sicht weder zeitgemäß noch praktikabel waren.

Die Interviewpartnerin
Maria Skoczowsky leitet die Buchhaltung bei der solarisBank. Sie war maßgeblich an der Auswahl von CANDIS Workflows beteiligt und erklärte uns im persönlichen Gespräch, warum die Digitalisierung der Rechnungsfreigabeprozesse für die solarisBank so wichtig war.

Eine gute Empfehlung
Weitersagen erlaubt! Von CANDIS erfuhr die solarisBank über die IONIQ Group. Der Company Builder hat die Rechnungsfreigabe selbst mit CANDIS Workflows digitalisiert.
Mehr zur IONIQ Group erfahren Sie hier.

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Die Herausforderung: Rechnungen und Freigaben sammeln

Die solarisBank ist die erste Anlaufstelle für Unternehmen, die Finanzdienstleistungen in ihr Angebot integrieren möchten. Die Technologie-Plattform ermöglicht es den Geschäftspartnern ihren Service über moderne Schnittstellen in das eigene Setup zu implementieren. Dabei bietet die solarisBank ihren Kunden ein digitales Ökosystem für Finanzdienstleistungen. Der Vorteil für Kundenunternehmen: Sie bekommen an einem Ort verschiedene Lösungen für das digitale Banking, Kredite, Identifikationslösungen oder auch Zahlungen. Seit der Gründung im März 2016 verfolgt die solarisBank das Ziel, den Wandel in der Finanzbranche zu beschleunigen. Jedes Unternehmen soll seine eigenen Banking-Produkte entwickeln können. Dadurch verändert sich die Rolle von Banken: Sie können zum Infrastrukturanbieter und damit für Verbraucher weitgehend unsichtbar werden. Zu den Kunden der solarisBank gehören beispielsweise die Berliner Volksbank. Außerdem hat die Tech-Company Partnerschaften Alipay, der Berliner Kreditplattform smava, der niederländischen ABN Amro Bank und der Börse Stuttgart.

Hier erfahren Sie mehr über die solarisBank:
www.solarisbank.com

Da nach der Gründung des Unternehmens alle Prozesse von Grund auf neu aufgesetzt werden mussten, konnte die solarisBank nur nach und nach komplett digitale Abläufe etablieren. So wurde zu Beginn die Rechnungsfreigabe noch in Papierform organisiert. Die Folge waren Unübersichtlichkeit und ein hoher zeitlicher Aufwand. Maria Skoczowsky und ihr Team liefen regelmäßig Rechnungen hinterher. “Das war bei uns ein sehr manueller und aufwendiger Prozess. Wir konnten schwer nachvollziehen, wo sich eine Rechnung gerade befindet”, erklärt die Leiterin der Buchhaltung.

Das Ziel: Ein besserer Überblick über Freigaben und weniger Papierkram

Um endlich klar überblicken zu können, welche Rechnungen vorliegen und eine Freigabe erfordern, entschied sich das Team für die digitale Lösung CANDIS Workflows. Auch die erhoffte Platzersparnis spielte eine Rolle. “Wir haben jede Rechnung ausgedruckt und hatten viele Ordner mit Rechnungen.”, erinnert sich Maria Skoczowsky.

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“Wir müssen Rechnungen für die Freigabe nicht mehr ausdrucken und wissen jetzt immer wo welche Rechnung gerade ist.”


referenz solarisbank maria skoczowskyMaria Skoczowsky / Buchhaltungsleiterin

Verschiedene Tools standen zur Auswahl

Die Empfehlung der IONIQ Group war nicht die einzige Softwarelösung, die sich das Team der solarisBank angeschaut hat. Vor allem die Zuordnung der Freigeber passte bei anderen Services nicht zu den Vorstellungen des Unternehmens. CANDIS Workflows hingegen überzeugte: “Wir wollten verschiedene Stufen für die Freigabe haben. Außerdem sollte die Software Daten wie die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag automatisch erkennen.”

Diese Features musste eine Software haben:

  • automatische Digitalisierung der Belege
  • mehrstufige Freigabeprozesse
  • Erinnerungsfunktion

Erste Schritte unter Zeitdruck

Die solarisBank wollte die Einführung von CANDIS Workflows besonders schnell umsetzen. Auch mit nur einem Onboarding haben alle Mitarbeiter sehr gut rein gefunden und können heute problemlos mit CANDIS Workflows arbeiten. Knapp 70 Leute geben monatlich insgesamt 600 bis 700 Rechnungen in der Software frei.

Das Ergebnis: Ein strukturierter, übersichtlicher Prozess

Verbesserte Struktur
Maria Skoczowsky und ihr Team haben endlich den Überblick über den Freigabeprozess: “Wir können jede Rechnung direkt hochladen und dann genau sehen, wo sich eine Rechnung aktuell zur Freigabe befindet.”

Schnellere Freigabe
Die Rechnungsfreigabe wird heute deutlich schneller erledigt. Dabei profitiert die Buchhaltung der solarisBank vor allem von der automatischen Erinnerungsmail, die Freigeber täglich erhalten. “Dadurch bleibt keine Rechnung liegen”, sagt Maria Skoczowsky.

Weniger Zahlungserinnerungen
Im Zuge des verbesserten Prozesses hat sich auch das Aufkommen von Zahlungserinnerungen deutlich verringert.

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