Dokumentenmanagement-System (DMS): Intelligente Software für Ihr Unternehmen.

Smartes Dokumentenmanagement für Ihre Buchhaltung

DMS Rechnungseingang

Mit Dokumenten zum Management: Alle Rechnungen an einem Ort.

CANDIS sammelt eingehende Dokumente per Inbox. So behalten Sie den Überblick über Ihre eingehenden Rechnungen und dabei leistet unserer Software noch weit mehr als eine einfache elektronische Archivierung. CANDIS filtert Duplikate per KI selbständig heraus. Ihr Vorteil: Ein DMS für Ihre Buchhaltung und ein aufgeräumtes Archiv mit genau den Dokumenten, die Sie brauchen!

Häufig gestellte Fragen

Eignet sich CANDIS als Dokumentenmangement-System (DMS)?

Wenn Sie alle Dokumente aus unterschiedlichen Quellen (Online-Portale, E-Mails, Scans) in einem gemeinsamen System bearbeiten wollen, dann bekommen Sie mit CANDIS jederzeit den aktuellen Prozess-Status. Nutzen Sie CANDIS für Ihren Content - mit zentralem Zugriff für alle Mitarbeiter - und ohne Stress.

Kann ich die Inbox als Rechnungseingangsbuch nutzen?

CANDIS ist mehr als ein DMS: In unserer Inbox bekommen SIe einfachen Überblick über alle Ihre Dokumente mitsamt aktuellem Status, und offene Verbindlichkeiten haben wir ebenfalls transparent eingebunden: Sie finden sie in der Übersicht über Ihre Verbindlichkeiten.

Welche Dokumente landen in der CANDIS Inbox?

Unsere intelligente Inbox ist die Zentrale zur Verwaltung Ihrer Dokumente im DMS. Entscheiden Sie selbst, auf welchem Wege Ihre Dokumente zu CANDIS gelangen: Verknüpfen SIe Online-Portale, leiten Sie Dokumente an Ihre CANDIS-E-Mail-Adresse oder scannen Sie Dokumente einfach ein und platzieren Sie per Import. So geht Content Management!

Wann sind Dokumente in der Inbox sichtbar?

Machen Sie CANDIS zum DMS: Alle Ihre Dokumente sind sofort nach Eingang in der Inbox sichtbar. Praktisch heißt das: Wenn Sie einen Beleg per E-Mail an CANDIS schicken, sehen Sie diesen nach wenigen Sekunden in der Inbox. Zugriff, Suche und Management sind vom ersten Augenblick an kein Problem.

Weitere Funktionen

CANDIS kann weit mehr als Dokumentenmanagement und DMS. 

  • Belegorganisation

    Ihnen fehlen regelmäßig Belege in der Buchhaltung?

    Dann sind diese Funktionen genau das Richtige für Sie


    Rechnungsdownload von über 3000 Online-Portalen
    Nie wieder Rechnungen manuell herunterladen.
    Rechnungsdownload: Mehr erfahren >>


    Rechnungsimport aus E-Mails
    Sie müssen nie wieder Belege aus E-Mails zusammensuchen.
    Rechnungen per E-Mail: Mehr erfahren >>


    Alle Rechnungen an einem Ort
    Sie verlieren nie mehr die Übersicht über Ihre Belege.
    Dokumentenmanagement: Mehr erfahren >>

  • Belegbearbeitung

    Sie müssen Belegdaten häufig nachbearbeiten?

    Dann sind diese Funktionen genau das richtige für Sie


    Texterkennung mit KI
    So müssen Sie nie wieder ausgelesene Belegdaten nachbearbeiten.
    Texterkennung mit KI - Ganz einfach >


    Datenaufbereitung durch ein Service-Center
    Auch nicht automatisch erfasste Daten werden so garantiert ausgelesen.
    Datenaufbereitung: Mehr erfahren >>

     

  • Zahlungsmanagement

    Sie geben für Zahlungen Daten noch von Hand ein?

    Dann sind diese Funktionen genau das richtige für Sie


    Rechnungen per Klick bezahlen
    So müssen Sie nie wieder Rechnungsdaten in Ihr Online-Banking abtippen.
    Per Klick bezahlen: Mehr erfahren >>


    Sammelzahlungen über SEPA-XML
    So erstellen Sie Sammelzahlungen in wenigen Sekunden.
    Sammelzahlungen: Mehr erfahren >>

     

  • OPOS Management

    Ihnen fehlt die tagesaktuelle Übersicht über offene Posten?

    Dann sind diese Funktionen genau das richtige für Sie


    Übersichtliche Darstellung offener Posten
    So haben Sie unbezahlte Rechnungen immer sofort im Blick.
    Offene Posten: Mehr erfahren >>


    Extraktion von Fälligkeiten und Skonti
    So verpassen Sie keine Fristen mehr.
    Fälligkeit und Skonto: Mehr erfahren >>


    Anzeige von Restbeträge zu Rechnungen
    So sehen Sie bequem, welcher Anteil einer Rechnung noch offen ist.
    Mehr erfahren >>

  • Abgleich von Zahlungen

    Sie gleichen Konten manuell ab, um Belege zu Transaktionen zu erhalten?

    Dann sind diese Funktionen genau das richtige für Sie


    Automatischer Zahlungsabgleich
    So müssen Sie nie wieder Rechnungen manuell zu Kontobewegungen zuordnen.
    Automatischer Zahlungsabgleich: Mehr erfahren >>


    To Do Liste mit fehlenden Belegen
    Sie haben Transaktionen, zu denen Belege fehlen, immer im Blick.
    Fehlende Belege: Mehr erfahren >>

     

  • Übergabe an das Steuerbüro

    Sie übergeben Daten per Pendelordner oder per Dropbox?

    Dann sind diese Funktionen genau das richtige für Sie


    Intelligente Vorkontierung
    So werden Ihre Buchhaltungs-Daten fast von alleine besser.
    Intelligente Vorkontierung: Mehr erfahren >>


    Exporte in Ihrem Kontenrahmen
    Ihr Steuerberater kann alle Daten in sein Buchhaltungs-System übertragen.
    Export in Kontenrahmen: Mehr erfahren >>


    Alle Rechnungen an einem Ort
    Ihr Steuerberater übernimmt neben den Buchungsinformationen auch die Belegbilder.
    Datenexport: Mehr erfahren >>

CANDIS passt auch zu Ihrem Unternehmen! 

 

DMS: CANDIS als Dokumentenmanagementsystem nutzen

Wozu eigentlich ein Dokumentenmanagementsystem bzw. DMS? Die Antwort auf diese Frage ist vielschichtig. Denn während kleinere Unternehmen in den allermeisten Fällen mit klassischen Ordnerstrukturen und Dateiverzeichnissen problemlos zurechtkommen, kann ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement in Zeiten fortgeschrittenen Wachstums trotzdem von großem Nutzen sein. Kleinere und mittelständische Unternehmen setzen überwiegend auf DMS, tun sich aber schwer bei Auswahl und Implementierung. Dabei ist die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems ein kluger Schritt zum Beginn der Digitalisierung in einem Unternehmen. Der Einstieg in die Digitalisierung sollte dabei nicht nur für kleinere Unternehmen im Wachstum auf der Prioritätenliste stehen, sondern ist auch für jede etablierte Firma eine wichtige Möglichkeit, bestehende Prozesse dauerhaft effizienter aufzustellen.

Die unmittelbaren Faktoren, die für ein Dokumentenmanagementsystem sprechen, erscheinen dabei oft sogar noch zweitrangig, denn ein effektives DMS ist auch ein erster Schritt in das Büro ohne Papier. Weit größere Bedeutung hat jedoch ein anderer Effekt: Ein DMS ermöglicht es, die eigene Dokumentenbasis vielfältig und zentral zu nutzen, und das mit verschiedenen Tools. So dient ein vollständiges DMS etwa als Knotenpunkt von Dokumenten, E-Mails, und Mitarbeiterzugriffen. Eine ähnliche Funktion kann an dieser Stelle Software von CANDIS erfüllen. Denn auch in CANDIS archivieren Sie Ihre Dokumente, also Rechnungen und Belege und machen sie nicht nur verfügbar zum zentralen Zugriff, sondern profitieren von digitaler Texterkennung mit mehr als 99 Prozent Treffergenauigkeit bereits im ersten Durchlauf. CANDIS extrahiert neben den eigentlichen Rechnungsdaten wie Betrag, Skonto, Datum usw. auch die zugehörigen Kontaktdaten, darunter Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Anschrift oder Handelsregisterinformationen oder die Umsatzsteuer-ID.

CANDIS: DMS per Unternehmenssoftware

Das A und O jeder Innovation ist die Bestandsaufnahme. Sie bildet die Grundlage für das weitere Vorgehen. Die Feststellung scheint zwar trivial, macht aber in den meisten Fällen deutlich, auf welche Art ein Dokumentenmanagementsystem von Nutzen sein kann. Je klar "Ist" und "Soll" definiert werden, desto einfacher ist es auch zu bestimmen, welche Informationen Zukunft von wem auf welche Weise genutzt werden können und sollen. So ist es mit CANDIS etwa möglich unterschiedliche Nutzerrollen zu definieren und darüber zu festzulegen, welche Inhalte einer bestimmten Nutzergruppe zugänglich sind. Bei CANDIS geht es um Rechnungen, Belege und Transaktionen. Umso wichtiger kann es also sein, zur rekapitulieren, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen derzeit Zugriff auf sensible Daten haben - und auch in Zukunft haben sollen.

Im nächsten Schritt sollten Sie sich die konkreten Ziele bei der Nutzung eines DMS vor Augen führen: Wenn Sie CANDIS für Ihr Dokumentenmanagement nutzen, können Sie etwa darauf vertrauen, dauerhaft zuverlässige Adressdaten unterschiedlichen Nutzergruppen verfügbar zu machen. Oder sie nutzen CANDIS als zentrale Anlaufstelle aller Lieferantenkontakte bzw. als Verzeichnis Ihrer Geschäftspartner. Gleichzeitig ist mit allen Lösungen von CANDIS sichergestellt, dass einmal importierte Dokumente dauerhaft an einem gemeinsamen Ort verfügbar sind - und das frei von Duplikaten, denn auch die erkennt und eliminiert unsere KI-gestützte Software zuverlässig. Sinnvoll definierte Ziele zum Einsatz von CANDIS als DMS könnten also lauten "Einsatz als zentrales Adressverzeichnis aller Geschäftspartner für alle Mitarbeiter im Unternehmen" oder auch "Dauerhafter Zugriff auf alle Rechnungsunterlagen durch Budgetverantwortliche". Je konkreter der Bezug zu Buchhaltung und Rechnungswesen, desto intuitiver lassen sich unsere Lösungen auch als DMS nutzen. Wie CANDIS schon heute genutzt wird, erfahren Sie in unseren Erfolgsgeschichten.