Auftragsbestätigung – was ist das?

Eine Auftragsbestätigung ist eine verbindliche Bestätigung über die Erbringung einer Leistung gemäß eines zuvor erteilten Angebots. Das bedeutet: Der Auftragnehmer (Dienstleister) sichert dem Auftraggeber (Kunden) die Ausführung des Auftrages zu den im Vorfeld vereinbarten Vertragsbedingungen zu.

Nach deutschem Recht ist die Auftragsbestätigung keine Rechtsfigur, das bedeutet, dass keine Pflicht zum Schreiben einer Auftragsbestätigung besteht – deshalb gibt es diesbezüglich auch keine gesetzlichen Regelungen. Allerdings gibt es Fälle, in denen eine Auftragsbestätigung sinnvoll ist.

Sie sollten eine Auftragsbestätigung schreiben, wenn

  • Unklarheiten über Umfang und Art eines Auftrages bestehen.
  • Auftrag und Angebot nur mündlich vereinbart wurden.
  • Nachträgliche Änderungen an Auftrag oder Angebot vorgenommen wurden.
  • Ein freibleibendes Angebot vorausgeht.

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Rechnungsfreigabe Banner hochkant mit Button OrangeEtwaige Änderungen an Auftragsdaten sollten Sie immer schriftlich fixieren, um Streitigkeiten oder Missverständnisse mit dem Kunden zu vermeiden. Im Fall eines Rechtsstreits hat nur eine schriftliche Auftragsbestätigung Beweiskraft – sehen Sie deshalb unbedingt von mündlichen Vereinbarungen ab. Schreiben Sie eine Auftragsbestätigung, die inhaltlich vom ursprünglichen Angebot abweicht, so wird die Bestätigung als neues Angebot angesehen.

Gut zu wissen: Unter Kaufleuten gilt das Schweigen auf eine abweichende Auftragsbestätigung als stillschweigende Annahme der neuen Vertragsbedingungen (siehe § 362 HGB). Bei Nicht-Kaufleuten gilt das nicht: Schweigt ein Nicht-Kaufmann, kommt kein Vertrag zustande.

Was muss eine Auftragsbestätigung beinhalten?

Für das Schreiben einer Auftragsbestätigungen können Sie sich inhaltlich und formal an Rechnungen orientieren – folgende Punkte sollten Sie aufnehmen:

  • Name und Adresse des Auftraggebers und Auftragnehmers
  • Kundennummer und Auftragsnummer
  • Datum der Auftragserteilung
  • Betreff „Auftragsbestätigung“
  • Leistungsbezeichnung in Art und Umfang beziehungsweise exakte Bezeichnung und Menge der Artikel
  • Zahlungsbedingungen inklusive Rabatt oder Skonto
  • Preis (Brutto und Netto)
  • Sonstige Vereinbarungen
  • Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Wie muss eine Auftragsbestätigung aussehen?

Wie eine Auftragsbestätigung aussehen muss, ist nicht festgelegt. Im Geschäftsverkehr gehören schriftliche Auftragsbestätigungen aber zum guten Ton dazu, deshalb sollten sie ansprechend gestaltet sein. Achten Sie beim Erstellen einer Auftragsbestätigung auf Übersichtlichkeit und Vollständigkeit.

Bedenken Sie, dass jedes einzelne geschäftliche Dokument, das Sie für Geschäftspartner und Kunden aufsetzen, Ihre Visitenkarte ist. Egal ob Geschäftsbrief, Mahnung, Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer oder Lieferschein: Erstellen Sie alle Dokumente stets mit größter Sorgfalt.

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