Quittung im Gras

Auslagenerstattung: Infos und kostenlose Vorlage zum Download

Hier finden Sie alle Informationen rund um Auslagenerstattung und Auslagenersatz. Außerdem stellen wir Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung – wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Formular richtig ausfüllen.

Auslagenerstattung Muster

Mit unserer Vorlage reichen Sie unkompliziert und schnell eine Auslagenerstattung ein.

Screenshot Google Spreadsheets Auslagenerstattungsformular

Ausfüll-Hilfe

In der Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir ausführlich, wie Sie das Muster korrekt ausfüllen, herunterladen und drucken.

Buerobedarf

Was ist eine Auslagenerstattung?

Typische Beispiele für Auslagen im Betrieb sind Reisekosten, Kosten für Büromaterial, Kosten für die Bewirtung von Kunden oder der Kauf von Kundengeschenken im Auftrag des Arbeitgebers. Grundsätzlich wird zwischen durchlaufenden Geldern und Auslagenerstattung, beziehungsweise Auslagenersatz, unterschieden: • Durchlaufende Gelder sind Geldbeträge, die der Arbeitnehmer bereits vor der Aufwendung vom Arbeitgeber erhält – er muss nicht in Vorkasse treten. • Als Auslagenerstattung oder Auslagenersatz werden Geldbeträge bezeichnet, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber aufgewendet hat und erst nach der Aufwendung zurückerhält. In beiden Fällen gibt der Arbeitnehmer das Geld im Auftrag des Arbeitgebers aus. Bei kostenintensiven Geschäftsreisen ist es teilweise üblich, dass der Arbeitnehmer einen Vorschuss erhält, der dann mit den tatsächlichen Ausgaben verrechnet wird. Wie der Prozess in der Buchhaltung korrekt abgewickelt wird, hängt von bestimmten Faktoren ab.

Wie werden Auslagen in der Buchhaltung behandelt?

Eine Auslage ist eine Geldzahlung, die nach der Erstattung für den Auslegenden nicht vermögensmindernd wirkt, da es sich aus wirtschaftlicher Sicht nicht um eine Vergütung handelt– ein Aufwand wird lediglich durchgereicht. Eine Vermögensminderung liegt erst dann vor, wenn der Erstattungsanspruch erlischt, wie es beispielsweise bei einer Insolvenz der Fall ist. Dann wird die Auslage als Forderungsabschreibung verbucht. • Durchlaufende Posten in der Buchhaltung Durchlaufende Gelder verbuchen Sie auf einem Konto, das zu den Kontentypen der Guthaben gehört, wie zum Beispiel ein Finanzkonto. Die Zahlung wird also als Forderung verbucht, während der Erstattungsbetrag als Rückführung der Auslagenforderung verbucht wird. • Sonderfälle Beinhaltet die Auslage Umsatzsteuer, sollte sie als Aufwand verbucht werden – es sei denn der Kostenschuldner (Arbeitgeber) ist gleichzeitig der Auftraggeber; dann sind es durchlaufende Posten. Ist der Kostenschuldner vorsteuerabzugsberechtigt, wird die Auslage als Aufwand zzgl. Umsatzsteuer behandelt.

Sind Auslagen steuerfrei?

Auslagen sind unter folgenden Bedingungen steuerfrei:

  • - Der Arbeitnehmer tätigt die Ausgaben im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers.
  • - Die Beträge müssen als einzelne Posten abgerechnet werden.
  • - Es darf kein Eigeninteresse an den Aufwendungen durch den Arbeitnehmer vorliegen.
  • - Das Risiko der Aufwendungen trägt der Arbeitgeber.

Pauschaler Auslagenersatz

In Ausnahmefällen kann ein pauschaler Auslagenersatz als steuerfreier Lohn an Angestellte bezahlt werden. Hierfür muss der Aufwand regelmäßig wiederkehren und der Pauschbetrag darf nicht wesentlich von den tatsächlichen Aufwendungen abweichen. Die pauschal gezahlten Auslagen müssen für einen Zeitraum von 3 Monate im Einzelnen nachgewiesen werden; danach kann die Pauschale ohne Nachweis fortlaufend bezahlt werden.

Auslagen als Freiberufler

Für Freiberufler fallen ebenfalls Kosten an, die im Rahmen einer Dienstleistung auftreten, wie beispielsweise Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten. Freiberufler müssen Spesen natürlich nicht selbst tragen, sondern können sie vom Auftraggeber zurückfordern – hier ist die Buchhaltung ein wenig komplizierter. Es gibt zwei Möglichkeiten um Auslagen für Kunden zu buchen: Entweder wird die Auslage als durchlaufender Posten oder als Ausgabe notiert. Wenn die Auslage als durchlaufender Posten gebucht wird, muss der Auftraggeber als Kostenschuldner auf dem Beleg auftauchen. In diesem Fall nutzen Sie ein Finanzkonto. Die Zahlung wird dann als Forderung gebucht und die Erstattung wiederum als Rückführung entsprechender Forderung. In den meisten Fällen ist es allerdings einfacher, die Auslage als Aufwand und bei Erstattung als Einnahme auf ein Aufwandskonto zu buchen. Die Auslage wird zzgl. der Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Diese kann der Auftraggeber wiederum dank Vorsteuerabzugsberechtigung geltend machen. Kopien der Belege und Kassenbons schicken Sie als Anlage an den Kunden. Die Originale behalten Sie – es sei denn die Belege sind auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt. Alternativ beziehen Sie die Auslagen pauschal in den Rechnungsbetrag ein. Diese Variante müssen Sie allerdings im Vorfeld mit Ihrem Kunden abstimmen.

Vorlage zur Auslagenerstattung

Mit unserer Vorlage regeln Sie Auslagenersatz in wenigen Minuten. Einfach die entsprechenden Auslagen in das Formular eintragen und der Gesamtwert wird automatisch errechnet. Vorlage ausdrucken, Belege hinzufügen, unterschreiben, fertig!

Übrigens: Das Formular für Auslagenerstattung können Sie direkt in Ihren CANDIS-Account hochladen.

Vorlage herunterladen

Um das Formular zu bearbeiten, kopieren Sie das Formular entweder als Google Spreadsheet oder laden es als Excel-Datei herunter.

Als Google Spreadsheet kopieren

Wählen Sie hierfür im Menü "Datei" und "Kopie erstellen".

druck-anleitung schritt eins

Anschließend legen Sie den Dateinamen und Speicherort fest.

anleitung schritt zwei

Als Excel-Datei herunterladen

Klicken Sie dazu auf "Datei" > "Herunterladen als" > "Microsoft Excel (.xlsx)".

auslagenerstattung excel anleitung


Vorlage ausfüllen

Schritt 1: Daten eintragen

Tragen Sie in die Vorlage Firmen-Name, Anschrift und USt-ID Ihres Arbeitgebers ein. Tragen Sie zudem eine Rechnungsnummer und das Datum ein, an dem Sie das Formular ausfüllen.

Der Erstattungsbetrag wird automatisch errechnet!

Wählen Sie zuletzt die Art der Erstattung (Überweisung oder Barzahlung) aus dem Dropdown-Menü und tragen Sie Ihre Bankverbindung ein.

grunddaten ausfuellen

Schritt 2: Rechnungen bereitlegen

Legen Sie alle Rechnungen und Quittungen bereit, für die Sie eine Auslage bezahlt haben.

Schritt 3: Rechnungsdaten in das Formular übertragen

Übertragen Sie die Daten der Rechnungen in das Formular.

Buerobedarf

Schritt 4: Auslagenerstattungsformular ausdrucken

Nachdem Sie alle Rechnungsdaten übertragen haben, klicken Sie unter dem Menüpunkt "Datei" auf "Drucken" und wählen das Hochformat. Geben Sie das Formular anschließend unterschrieben bei Ihrem Arbeitgeber ab oder speichern Sie es als PDF-Datei.

druck anleitung schritt zwei

Lassen Sie CANDIS die Arbeit machen

Wenn Ihre Firma CANDIS benutzt, laden Sie das Formular alternativ in den Firmen-Account hoch. CANDIS extrahiert sämtliche Daten automatisch und der Zahlungsbevollmächtigte überweist per Mausklick.

Testen Sie CANDIS!

Sehen Sie wie einfach die Buchhaltungsarbeit mit CANDIS ist. Buchen Sie sich ein kurzes Beratungsgespräch und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen automatisierter Finanzprozesse.