Bewirtungskosten: Steuerliche Abzugsfähigkeit variiert

Kosten, die bei Geschäftsessen anfallen, können von Mitarbeitern und Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden – sofern der Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt ist. Ein Bewirtungsbeleg ist der Nachweis, der für die Erstattung der Bewirtungskosten bei der Buchhaltung eingereicht wird, die den Beleg im Kassenbuch erfasst und verbucht. Ein Bewirtungsbeleg muss ebenfalls wie andere Unterlagen zu Geschäftsvorfällen zehn Jahre lang zusammen mit den Kassenbelegen aufbewahrt werden.

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Icon Bewirtungsbeleg WordWord Bewirtungsbeleg-Vorlage

Ein Geschäftsessen ist ein guter Rahmen, um in entspannter Atmosphäre Geschäfte zu machen oder persönliche Kontakte zu pflegen – damit Sie das Essen mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern auch vor dem Finanzamt geltend machen können, gibt es einiges zu beachten. Mit unseren Tipps kann das nächste geschäftliche Essen kommen!

Bewirtungsaufwendungen müssen verhältnismäßig sein

Wer sich jetzt die Hände reibt und ein feudales Abendessen mit luxuriösen Getränken von der Steuer absetzen will, der wird enttäuscht sein. Denn: Das Finanzamt achtet darauf, dass sich die Kosten für ein Geschäftsessen in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass belaufen. Außerdem muss aus dem Nachweis klar hervorgehen, ob Mitarbeiter oder Kunden der Einladung auf Kosten des Unternehmens gefolgt sind. Bei einer internen Firmenfeier dürfen nämlich nur Mitarbeiter anwesend sein; das selbe gilt für Essen mit Geschäftspartnern. Bei einer Kundenbewirtung dürfen nur Mitarbeiter anderer Unternehmen zu den Gästen gehören. Aber warum ist diese Unterscheidung eigentlich wichtig?

Die Bewirtung von Mitarbeitern kann bis zu 100 Prozent von der Steuer abgesetzt werden, Bewirtungen von Kunden aber nur bis zu 70 Prozent. Ferner ist für die steuerliche Absetzbarkeit wichtig, dass das Essen in einem Restaurant stattgefunden hat – für ein Essen in privaten Räumlichkeiten trägt die bewirtende Person die Auslagen.

Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen – so geht’s

Ein Bewirtungsbeleg ist nicht mit einer herkömmlichen Rechnung oder einem Kassenbeleg zu verwechseln – benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg, müssen Sie im Restaurant in der Regel explizit danach fragen. Alternativ können Sie die Rechnung auch um einen separaten Beleg mit den nötigen steuerlichen Angaben ergänzen; dieser muss dann an die Rechnung geklebt oder getackert werden.

Ein Bewirtungsbeleg muss maschinell erstellt sein und folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Restaurants,
  • Datum der Bewirtung,
  • Auflistung der konsumierten Speisen und Getränke (einzeln),
  • Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer sowie Bruttopreise,
  • Anlass der Bewirtung,
  • Namentliche Nennung aller teilnehmenden Personen inklusive der bewirtenden Person sowie
  • Unterschrift des Gastgebers.

Sobald die Rechnung mehr als 150 Euro beträgt, muss der Gastwirt auch Name und Anschrift der bewirtenden Person, also des Gastgebers, auf dem Beleg vermerken.

Für Bewirtungsbelege von mehr als 150 Euro müssen zusätzlich Informationen ergänzt werden:

  • Rechnungsempfänger (füllt das Restaurant aus) und Name sowie Adresse des bewirtenden Unternehmens
  • Steuernummer des Lokals

Tipp: Lassen Sie Trinkgelder handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg ergänzen – bis zu 70 Prozent des Betrages sind als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig.

Bewirtungsbeleg für Geschäftsessen: Kostenlos herunterladen, ausfüllen, einreichen

In der Regel wird der Bewirtungsbeleg auf der Rückseite der Rechnung ausgestellt, wo sich ein entsprechender Vordruck befindet. Alternativ kann ein separater Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden – hierfür haben wir eine kostenlose Vorlage für Sie. Einfach Vorlage herunterladen, bei der Buchhaltung einreichen und Aufwendungen vom Finanzamt zurückbekommen.