Rechnung am Computer

Eigenbeleg - Vorlage und Informationen

Bei uns bekommen Sie alle wichtigen Informationen zum Eigenbeleg. Erstellen Sie mit unserer kostenlosen Vorlage zum Download ohne Aufwand Ihren Eigenbeleg!

Was ist ein Eigenbeleg?

Hier erfahren Sie, was genau ein Eigenbeleg ist und finden zusätzlich eine Vorlage zum Download.

Begriffserklärung Eigenbeleg >

 

 

Ihnen fehlen externe Belege?

In diesem Abschnitt finden Sie Beispiele dazu, weshalb ein externer Beleg fehlen kann.

Warum oft Belege fehlen >

 

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Das sollten Sie beachten

Bei der Erstellung von Eigenbelegen gibt es einiges zu beachten. Alle wichtigen Informationen finden Sie hier.

So erstellen Sie den Eigenbeleg >

Was ist ein Eigenbeleg?

  • Eigenbelege dienen als Ersatz für fehlende Rechnungen oder Quittungen. Sollte es also für einen bestimmten Geschäftsvorfall keinen Beleg geben, so muss stellvertretend ein Eigenbeleg erstellt und im Anschluss dem Finanzamt vorgelegt werden.
  • In der Buchhaltung gilt: "Keine Buchung ohne Beleg." Und um gegenüber dem Finanzamt jederzeit vollständige Buchungsvorgänge nachweisen zu können, sollten Sie Rechnungen und Belege sorgfältig aufheben und zwischen internen und externen Belegen unterscheiden. Fehlt eine Rechnung, bedeutet das, dass die kaufmännische Buchung dazu ausbleibt. Die reibungslose Dokumentation der eigenen Buchführung ist damit dann nicht mehr gewährleistet.
  • Interne Rechnungsbelege

  • Interne Rechnungsbelege werden typischerweise innerhalb eines Unternehmens für die eigene Buchhaltung erstellt. Dabei handelt es sich beispielsweise um Lohnlisten, Materialentnahmescheine oder auch Auslagenformulare. Als Quittungen sind sie wichtig, um interne Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen und die betriebswirtschaftliche Gesamtlage des Unternehmens abzubilden. Da alle genannten Beispiele Abläufe innerhalb des Unternehmens abbilden, ist an dieser Stelle kein externer Beteiligter involviert. Folglich stammen diese Rechnungsbelege also von internen Stellen. Diese internen Rechnungsbelege sind damit bereits Eigenbelege.

Gegenuerberstellung Eigenbeleg versus Fremdbeleg

  • Externe Rechnungsbelege

  • Externe Belege werden auch Fremdbelege genannt. Das bedeutet, sie gelangen von außen in das Unternehmen. Sie dokumentieren laufende Finanz- und Gütertransaktionen eines Unternehmens. Als externe Rechnungsbelege gelten etwa Ein- und Ausgangsrechnungen oder Kontoauszüge. Alle Belege und Quittungen dienen als Nachweis betrieblicher Ein- und Ausgaben. Erstellt werden sie beispielsweise von Zulieferern oder Dienstleistern. Fehlen externe oder Fremdbelege, kann der Eigenbeleg einen geeigneten Ersatz darstellen.

 

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Darum fehlen externe Belege - Die häufigsten Gründe, warum ein Eigenbeleg notwendig ist

Der Zahlungsempfänger selbst hat die Ausstellung des Belegs vergessen.

Sie haben den Originalbeleg schlicht, ergreifend und versehentlich verloren.

  • Eine ungeplante Abschreibung ist durch besondere Umstände notwendig geworden.

Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwand sind häufig Anlass für fehlende Belege.

  • Sie haben eine Privateinlage oder -entnahme ohne Belegmöglichkeit zu verbuchen.

Eigenbeleg erstellen - Die Grundlagen

Mit einem Eigenbeleg lässt sich die betriebliche Anweisung einer Ausgabe gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Das funktioniert jedoch nur, wenn plausible Gründe transparent darstellbar sind. Denn Steuerprüfer reagieren skeptisch, wenn allzu häufig Eigenbelege statt eigentlich angebrachter Rechnungen vorliegen. Darum sollte die Vorlage eines Eigenbelegs eher als Ausnahme gelten: Er dient als Behelf, nicht als Regel.

Sollte es jedoch einmal unumgänglich sein, einen Eigenbeleg zu erstellen, dann sollten Sie allerdings Sammelbelege unbedingt vermeiden. Besser ist es, für jeden Einzelbetrag einen separaten Beleg zu erstellen. Außerdem sollten Sie es vermeiden, auffällig hohe Beträge mit Eigenbelegen zu dokumentieren, denn auch das kann bei einer Steuerprüfung zu Nachfragen führen. Trinkgelder oder kleinere Anschaffungen sind i.d.R. kein Problem, sofern sie nicht allzu häufig auf Ihren Einzelbelegen auftreten. In allen Fällen ist es ratsam, einen Eigenbeleg so zeitnah wie möglich auszufertigen statt Wochen oder gar Monate nach Zahlung des ausgewiesenen Betrags.

Eigenbeleg: Vorschriften zum Erstellen

Diese Angaben müssen Sie unbedingt machen, wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen

  • Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers sind unverzichtbar!
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  • Datum der Aufwendung und der Erstellung des Eigenbelegs (falls abweichend)
  • Geben Sie auch die Art der Aufwendung an - das sorgt für Klarheit. 

Kosten: Entscheiden Sie sich für ein Schema - nennen Sie den Gesamtpreis oder den Einzelpreis

Geben Sie den Umsatzsteuersatz an. Das erspart Ihnen Rückfragen und Recherchen. 

Auch der Nachweis über die Höhe der Quittung sollte nicht auf dem Eigenbeleg fehlen.

Nennen Sie den Ausstellungsgrund für den Eigenbeleg (bspw. Verlust oder Diebstahl)

  • Unverzichtbar als Nachweis Ihrer Urheberschaft: Die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers
eigenbeleg pdf vorlage

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Hinweis: Dies ist eine Übersicht, die auf die gesetzlichen Grundlagen einer Eigenbelegserstellung hinweist. Sie gibt ausschließliche eine Auswahl grundlegender Informationen zu dem Thema und kann eine steuerliche Beratung in keinem Fall ersetzen. Ungeachtet einer gründlichen Recherche übernimmt CANDIS keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte.

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.