Rechnung am Computer

Eigenbeleg - Vorlage und Informationen

Alle wichtigen Informationen zum Eigenbeleg als Ersatzbeleg: Erstellen Sie mit unserer kostenlosen Vorlage zum Download jetzt Ihren Eigenbeleg - kostenlos und ohne Aufwand!

Was ist ein Eigenbeleg?


Hier erfahren Sie, was genau ein Eigenbeleg ist und finden die passende Vorlage zum Download.

Was ist ein Eigenbeleg?

Das ist zu beachten


Für Eigenbelege gelten ein paar Vorgaben. Alle wichtigen Informationen finden Sie in diesem Bereich.

Das ist zu beachten

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Zu den Vorlagen

Was ist ein Eigenbeleg?

  • In der Buchhaltung gilt: "Keine Buchung ohne Beleg."Darum sollten Sie Rechnungen und Belege immer sorgfältig aufheben und sie nach internen und externen Belegen sortieren. Fehlt eine Rechnung, ist die kaufmännische Buchung nicht möglich. Hier kommen Eigenbelege ins Spiel: Sie dienen als Ersatz für fehlende Rechnungen oder Quittungen, dienen also als "Ersatzbeleg".
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  • Eigenbelege: Interne und externe Rechnungsbelege

  • In der Buchhaltung wird unterschieden zwischen internen und externen Belegen. Die internen Rechnungsbelege werden innerhalb eines Unternehmens für die eigene Buchhaltung erstellt oder sie dienen als Ausgangsrechnungen oder Korrespondenz für außenstehende Partner. Dabei handelt es sich beispielsweise um Lohnlisten, Materialentnahmescheine oder auch Auslagenformulare.
    Sie sind wichtig, um Geschäftsvorgänge nachvollziehen zu können und um die betriebswirtschaftliche Gesamtlage des Unternehmens abzubilden. Da in diese Prozesse kein externer Beteiligter involviert ist, stammen die zugehörigen Belege also ausnahmslos von internen Stellen. Damit sind interne Rechnungsbelege also bereits Eigenbelege.

Gegenuerberstellung Eigenbeleg versus Fremdbeleg

  • Externe Rechnungsbelege

  • Externe Belege sind sog. Fremdbelege. Sie gelangen von außen in den Buchhaltungskreislauf eines Unternehmens. Sie dienen als Nachweis betrieblicher Ein- und Ausgaben und werden von Zulieferern oder beauftragten Dienstleistern erstellt. Externe Belege dokumentieren also die laufenden Finanz- und Gütertransaktionen eines Unternehmens. Als externe Rechnungsbelege gelten z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen oder Kontoauszüge. Fehlen externe Belege, bzw. Fremdbelege, kann auch hier der Eigenbeleg als Ersatzbeleg dienen.

 

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Darum fehlen externe Belege - Die häufigsten Gründe, warum ein Eigenbeleg notwendig ist

Der Zahlungsempfänger selbst hat die Ausstellung des Belegs vergessen.

Sie haben den Originalbeleg schlicht, ergreifend und versehentlich verloren.

  • Eine ungeplante Abschreibung ist durch besondere Umstände notwendig geworden.

Reisekosten oder Verpflegung sind eine häufige Ursache für verschwundene Belege.

  • Sie haben eine Privateinlage oder -entnahme ohne Belegmöglichkeit zu verbuchen.
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Eigenbeleg: Kostenlose Vorlage

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Eigenbeleg erstellen - Die Grundlagen

Mit einem Eigenbeleg lässt sich die betriebliche Anweisung einer Ausgabe gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Das funktioniert jedoch nur, wenn plausible Gründe transparent darstellbar sind. Denn Steuerprüfer reagieren skeptisch, wenn allzu häufig Eigenbelege statt eigentlich angebrachter Rechnungen vorliegen. Darum sollte die Vorlage eines Eigenbelegs eher als Ausnahme gelten: Er dient als Behelf, nicht als Regel.

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Ist es jedoch unumgänglich, einen Eigenbeleg zu erstellen, dann sollten Sie es vermeiden, einen Ersatzbeleg als Sammelbeleg zu schreiben. Besser ist es, für jeden Einzelbetrag einen separaten Beleg zu erstellen. Außerdem sollten Sie davon absehen, auffällig hohe Beträge mit selbst erstellten Belegen zu dokumentieren, denn auch das kann bei einer Steuerprüfung zu Nachfragen führen. Trinkgelder oder kleinere Anschaffungen sind i.d.R. kein Problem, sofern sie nicht allzu häufig auf Ihren Einzelbelegen auftreten. Auf jeden Fall ist es ratsam, einen Eigenbeleg so zeitnah wie möglich auszufertigen, statt Wochen oder gar Monate nach Zahlung des ausgewiesenen Betrags.

Diese Vorgaben sollten Sie beachten

Unser Service zum Eigenbeleg: Diese Angaben sind notwendig, wenn Sie einen Eigenbeleg erstellen

  • Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers sind unverzichtbar!
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  • Datum der Aufwendung und der Erstellung des Eigenbelegs (falls abweichend)
  • Geben Sie auch die Art der Aufwendung an - das sorgt für Klarheit. 

Kosten: Entscheiden Sie sich für ein Schema - nennen Sie den Gesamtpreis oder den Einzelpreis

Geben Sie den Umsatzsteuersatz an. Das erspart Ihnen Rückfragen und Recherchen. 

Auch der Nachweis über die Höhe der Quittung sollte nicht auf dem Eigenbeleg fehlen.

Nennen Sie den Ausstellungsgrund für den Eigenbeleg (bspw. Verlust oder Diebstahl)

  • Unverzichtbar als Nachweis Ihrer Urheberschaft: Die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers

Hinweis: Dies ist eine Übersicht, die auf die gesetzlichen Grundlagen einer Eigenbelegserstellung hinweist. Sie gibt ausschließliche eine Auswahl grundlegender Informationen zu dem Thema und kann eine steuerliche Beratung in keinem Fall ersetzen. Ungeachtet einer gründlichen Recherche übernimmt CANDIS keine Haftung für die Richtigkeit der Inhalte.

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

 

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