Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift – im geschäftlichen Umfeld wird zwischen umsatzsteuerlicher und kaufmännischer Gutschrift, Bankgutschrift sowie buchhalterischer Gutschrift unterschieden. Sie wollen eine Abrechnungsgutschrift schreiben? CANDIS stellt Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung; mit unserem Gutschrift Muster schreiben Sie Gutschriften zukünftig im Handumdrehen!

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Gutschrift erstellen: Umgekehrte Rechnung

Umgangssprachlich wird im Fall einer Reklamation häufig von einer Gutschrift gesprochen, was aber rechtlich streng genommen nicht ganz richtig ist: Wird der Kaufpreis eines bereits erworbenen Produktes rückwirkend gänzlich oder teilweise erstattet, handelt es sich um eine Minderung. Preisnachlässe aufgrund von Sachmängeln sind daher kaufmännische Gutschriften. Wenn es sich um eine umsatzsteuerrechtliche Gutschrift handelt, wird von einer Abrechnungsgutschrift gesprochen.

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Abrechnungsgutschrift – die wahre Gutschrift

Nach §14 Umsatzsteuergesetz ist aus rechtlicher Sicht die tatsächliche Gutschrift die umsatzsteuerliche Gutschrift. Das Gutschriftverfahren ist in bestimmten Branchen weit verbreitet und hat die herkömmliche Rechnung dort nahezu ersetzt. Insbesondere bei Provisionsgeschäften sind Abrechnungsgutschriften üblich. Eine Abrechnungsgutschrift dient ebenfalls wie eine Rechnung der Abrechnung von Lieferungen und Leistungen – aber in umgekehrter Richtung. Das bedeutet, dass in diesem Fall der Rechnungsempfänger für Lieferungen und Leistungen eine Gutschrift an den Rechnungssteller ausstellt. Hat beispielsweise ein Kunde eine Leistung mit dem Geldwert von 100 Euro erhalten, so stellt er dem Unternehmen eine Gutschrift in Höhe von +100 Euro zzgl. Umsatzsteuer aus.

Laut §14 Abs. 2 UStG berechtigt die Gutschrift als Rechnungsersatz zum Vorsteuerabzug, wenn

  • der Empfänger der Gutschrift zum Ausweis der Steuer berechtigt ist,
  • Einigkeit bezüglich der Gutschrift zwischen Aussteller und Empfänger der Gutschrift besteht,
  • die Gutschrift innerhalb von 6 Monaten nach der Leistungserbringung an den leistenden Unternehmer übermittelt wurde und
  • folgende Pflichtangaben enthalten sind:

Diese Pflichtangaben müssen in einer Abrechnungsgutschrift enthalten sein

  • Name und Anschrift des Dienstleisters (Unternehmer)
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Menge und Art der Lieferungen und Leistungen
  • Datum der Leistung, zum Beispiel Lieferzeitpunkt von Waren
  • Datum der Gutschrift
  • Gutschriftnummer
  • Betreff „Gutschrift“
  • Nettobetrag inklusive Steuersatz (Umsatzsteuer) sowie Gutschriftendbetrag
  • Gegebenenfalls Hinweis auf Umsatzsteuerfreiheit; gilt für Kleinunternehmer
  • Steuernummer (Unternehmen)

Weitere Beispiele für Gutschriften sind

  • die Bankgutschrift, die einen Zahlungseingang auf dem Bankkonto bezeichnet, sowie
  • die buchhalterische Gutschrift, die in der Buchhaltung eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos meint.

Gutschrift oder Stornorechnung – das macht den Unterschied

Eine Stornorechnung wird aufgesetzt, um eine Rechnung zu korrigieren – synonym hierzu wird auch von einer Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder einer kaufmännischen Gutschrift gesprochen. Gutschriften wurden in der Vergangenheit gerne als korrigierendes Mittel für eine fehlerhafte Rechnung verwendet – das ist mit der aktuellen Gesetzgebung nicht mehr vorgesehen. Aber wo liegt eigentlich der genaue Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift? Ganz einfach: Auf einer Gutschrift steht eine positive Summe, auf einer Stornorechnung steht eine negative Summe.

Hier gelangen Sie zur kostenlosen Vorlage für die Rechnungskorrektur.

Vorteile von Gutschriften

Gutschriften ersetzen keineswegs Rechnungen zur Gänze, sie minimieren allerdings in der Regel den buchhalterischen Aufwand und beschleunigen Zahlungsströme. Vor allem langfristig bestehende Geschäftsbeziehungen profitieren vom Gutschriftverfahren: Rechnungserstellung und Rechnungsprüfung fallen weg. Voraussetzung hierfür sind im Vorfeld festgelegte vertragliche Vereinbarungen. Mit der Buchhaltungssoftware CANDIS Smartbooks haben Sie Transaktionen immer fest im Blick – Ihre Buchhaltung wird zum Kinderspiel.

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Eine Gutschrift zu erstellen nimmt viel Zeit in Anspruch; wir nehmen Ihnen diese zeitraubende Arbeit ab und haben bereits alles vorbereitet: Jetzt Gutschrift Muster herunterladen, Vorlage lokal speichern und immer wieder verwenden. Gutschrift mühsam von Hand erstellen war gestern!

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