So nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage zum Kostenvoranschlag

CANDIS bietet Ihnen kostenlose Vorlagen für einen Kostenvoranschlag in den Formaten Word, Excel und PDF. Hier geht es zum Download:

  1. Laden Sie die Vorlage zum Kostenvoranschlag als Word-, Excel oder PDF-Datei herunter und speichern Sie sie lokal ab.
  2. Bearbeiten Sie die Vorlage, indem Sie die Adressdaten sowie Art und Umfang der angefragten Leistung oder Waren inklusive Kosten eintragen. Je nach Unternehmensstandards sollte außerdem das Firmenlogo ergänzt werden.
  3. Senden Sie den Kostenvoranschlag an Ihren Kunden.

Word-, Excel- und PDF-Vorlage zum Download

Icon Word

Word Kostenvoranschlag-Vorlage herunterladen

Icon Excel-Vorlage

Excel Vorlage Kostenvoranschlag herunterladen

Icon PDF

PDF Vorlage Kostenvoranschlag herunterladen

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Als Kostenvoranschlag wird eine Aufstellung aller zu erwartenden Kosten bezeichnet, die vom Auftragnehmer für den Kunden erstellt wird. Er hilft dem Kunden, sich ein Bild von den Auftragskosten zu machen und gilt außerdem als rechtliche Grundlage, wenn beispielsweise die Kosten unerwartet hoch ausfallen. Häufig erstellt der Auftragnehmer auch mehr als einen Voranschlag und der Kunde kann sich für das passende Preismodell entscheiden.

Der Voranschlag ist mit einem Angebot vergleichbar. Der wesentliche Unterschied: Ein Angebot ist ein rechtlich bindender, vom Auftragnehmer festgelegter Preis. Anpassungen sind im Nachhinein auch bei veränderten Bedingungen nicht mehr möglich. Ein Kostenvoranschlag bietet diesbezüglich mehr Spielraum.

Rechnungsfreigabe Banner

Das gehört in einen Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag sollte sämtliche Kosten für die vom Kunden angefragte Leistung enthalten. Dabei sollten die zu erwartenden Ausgaben vom Dienstleister realistisch und genau kalkuliert werden.

Diese Kosten gehören in einen Kostenvoranschlag:

  • Kosten für Aufwand/Arbeitsleistung
  • Kosten für Material
  • Spesen
  • Lieferkosten
  • sonstige Kosten

Neben den Kosten ist es außerdem nötig, Name und Adresse des Kunden sowie des Auftragnehmers, das Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdatum schriftlich festzuhalten. Unter Umständen ist es zudem sinnvoll, den für den Auftrag benötigten Zeitraum zu nennen.

Rechtliche Grundlage

Normale und garantierte Kostenvoranschläge

Buchhaltung Banner hochkant Blau

Ein Kostenvoranschlag kann normal oder garantiert sein. Die normale Variante ist die im Unternehmensalltag gängige und rechtlich nicht bindend. Ein garantierter Kostenvoranschlag kann hingegen auch ein sogenanntes Festpreisangebot sein; häufig unfreiwillig wegen falscher oder unpräziser Formulierungen. Schriftliche Aussagen im Kostenvoranschlag wie „Wir sichern Ihnen die Endgültigkeit des ermittelten Preises zu“ markieren einen garantierten Kostenvoranschlag, an dem Sie auch bei unerwartet noch anfallenden Kosten nichts mehr an Ihrem Angebot ändern können. Formulierungen wie „Der Preis für die aufgeführte Leistung beträgt 900€“ führen wiederrum zu einer Festpreisabrede und sollten deswegen vermieden werden, wenn Sie lediglich die Absicht haben, eine unverbindliche Kostenaufstellung für einen interessierten Kunden zu erstellen. Rechtlich sichere Ausdrücke sind hingegen beispielsweise „Zeit- und Materialaufwand dieses Kostenvoranschlags beruhen auf einer Schätzung. Die Schlussrechnung erfolgt auf Grundlage des tatsächlichen und nachgewiesenen Zeit- und Materialaufwands.“

Finanzieller Spielraum bei anfallenden Zusatzkosten

Es ist sinnvoll, beim Erstellen des Kostenvoranschlags für Ihr Unternehmen einen kleinen finanziellen Spielraum mit einzuplanen; für den Fall, dass „unwesentliche“ Zusatzkosten anfallen. Momentan gilt rechtlich eine Unter- oder Überschreitung des veranschlagten Endbetrags zwischen 10 bis 15 % – selten auch bis zu 20 % – als unwesentlich. Sollte sich der vom Auftragnehmer im Kostenvoranschlag genannte Preis innerhalb dieses Rahmens ändern, muss der Kunde den neuen Preis bezahlen. Bewegt sich der Endbetrag hingegen außerhalb dieses Spielraums, teilen Sie das unverzüglich Ihrem Auftraggeber mit. Der Kunde kann dann entscheiden, ob er den neuen Preis bezahlt oder den Vertrag kündigt. Im zweiten Fall muss er die bis dato geleistete Arbeit vergüten.

Die rechtlichen Grundlagen eines Kostenvoranschlags sind im Bürgerlichen Gesetzbuch BGB in den Paragraphen § 632 zur Vergütung, § 645 zur Verantwortlichkeit des Bestellers und § 649 zum Kostenanschlag nachzulesen.

Das müssen Sie beim Kostenvoranschlag außerdem beachten

Ein Kostenvoranschlag kann vom Unternehmen unentgeltlich oder gegen eine geringe Gebühr erstellt werden. Eine eventuelle Vergütung muss jedoch im Vorfeld mit dem Auftraggeber ausdrücklich abgesprochen werden. Eine ausdrückliche Absprache ist nur dann nicht nötig, wenn ein entgeltlicher Kostenvoranschlag branchenüblich ist, beispielsweise im Fall von anfallenden Reparaturen im Kfz-Bereich. Ein Voranschlag sollte schriftlich vom Kunden angenommen werden. Bitten Sie deswegen immer um eine schriftliche Bestätigung. Nachdem diese eingegangen ist, lohnt sich auch eine Auftragsbestätigung Ihrerseits.