Mahnung schreiben – so gehen Sie vor

  1. Laden Sie die Mahnungsvorlage im Word-, PDF- oder Excel-Format herunter: Wir bieten Ihnen ein Muster für die erste, zweite und dritte Mahnung
  2. Speichern Sie die Vorlage lokal auf Ihrem PC
  3. Tragen Sie die Daten der offenen Rechnung ein:
    • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
    • Rechnungsbetrag
  4. Legen Sie ein neues Zahlungsziel fest
  5. Senden Sie die Mahnung an den säumigen Kunden

CANDIS stellt Ihnen kostenlos eine Mahnungsvorlage zum Download zur Verfügung. Mit unserer Vorlage für die Mahnung sparen Sie wertvolle Zeit: Einfach Muster herunterladen, Daten ergänzen und schon ist die Mahnung bereit für den Versand an säumige Kunden. Jetzt Mahnungsvorlage kostenlos downloaden. Sie wählen das gewünschte Dateiformat, wir stellen Ihnen Vorlagen für Word, Excel oder als PDF zur Verfügung!

Direkt zu den Mahnungsvorlagen gehen

Mahnungsvorlage für Word, Excel und als PDF

Um die Kosten aus einer offenen Forderung für erbrachte Leistung einzutreiben, bedarf es einer guten Organisation. Denn: Kunden, die Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen, sind für jeden Unternehmer eine großes Risiko  – umso wichtiger ist ein effektives Mahnwesen. Mit der Mahnungsvorlage von CANDIS sind Sie auf der sicheren Seite und müssen sich keine Gedanken um die richtigen Formulierungen machen, wenn Kunden mit der Zahlung in Verzug sind.

Mahnen in drei Stufen

Die meisten Unternehmen setzen auf ein dreistufiges Mahnwesen: Von der Zahlungserinnerung über die erste und zweite Mahnung bis hin zur dritten Mahnung. Machen Sie sich klar: Das Versenden von Zahlungsaufforderungen und Mahnungen ist eine zusätzliche Service-Leistung, das Ihre Kapazitäten beansprucht und zu dem Sie nicht verpflichtet sind. Selbstverständlich müssen Sie nicht drei Mahnstufen einsetzen – in den meisten Fällen kommen Sie so jedoch schneller zu Ihrem Geld und sparen sich den Gang zum Anwalt oder Inkassobüro.

Eine Zahlungsaufforderung ist also der erste Schritt, um den Kunden freundlich aber nachdrücklich auf den offenen Rechnungsbetrag aufmerksam zu machen – sie ist weit verbreitet und wird von vielen Kunden sogar erwartet. Wir empfehlen Ihnen, bei der ersten Erinnerung an eine offene Forderung noch keinen Säumniszuschlag oder Mahngebühr zu erheben, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu gefährden. Hier finden Sie die kostenlose Vorlage für die Zahlungserinnerung.

Erste Mahnung: Mahngebühren und Verzugszinsen erheben

Word Vorlage Erste Mahnung

Excel Vorlage Erste Mahnung

PDF Vorlage Erste Mahnung

Mit dem Schreiben der ersten Mahnung können Sie dann getrost Mahngebühren erheben. Zögern Sie nicht – sobald Sie feststellen, dass das Geld trotz freundlicher Erinnerung weiter auf sich warten lässt, müssen Sie aktiv werden. Legen Sie ein neues konkretes Zahlungsziel fest, wann der offene Rechnungsbetrag auf Ihrem Konto sein soll. Insofern Sie Verzugszinsen auf die Zahlungsschulden erheben, listen Sie außerdem den zugrundeliegenden Zinssatz auf.

Zweite und dritte Mahnung – das Zahlungsziel wird kürzer

Word Vorlage Zweite Mahnung

Excel Vorlage Zweite Mahnung

PDF Vorlage Zweite Mahnung

Lag das Zahlungsziel bei der ersten Mahnung noch innerhalb der nächsten 14 Tage, werden die Fristen bei der zweiten und dritten Mahnung kontinuierlich kürzer – Sie warten schließlich immer noch auf Ihr Geld! Wählen Sie beispielsweise ein Zahlungsziel zum Anfang der kommenden Woche.

Word Vorlage Dritte Mahnung

Excel Vorlage Dritte Mahnung

PDF Vorlage Dritte Mahnung

Begleicht ein Kunde auch nach der dritten Mahnung seine Schuld nicht, dann sollten Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Zur Erinnerung: Es gibt keine Vorschrift, wie viele Mahnungen Sie im Vorfeld aussprechen müssen – Sie können auch bereits nach der ersten Mahnung den Weg zum Anwalt wählen.

Übrigens: Bei unstrittigen Forderungen benötigen Sie für das gerichtliche Mahnverfahren keinen Anwalt; bei Streitigkeiten um offene Forderungen und insbesondere bei hohen Rechnungssummen benötigen Sie allerdings rechtlichen Beistand.

Mahnen – so geht’s

Grundsätzlich ist ein Mahnbescheid nicht an eine bestimmte Form gebunden, damit er gültig ist; dennoch gibt es einige Vorgaben, die erfüllt sein müssen.

Diese Angaben gehören in jede Mahnung:

  • Absender und Empfänger (Name und Anschrift des Gläubigers sowie des Schuldners)
  • Bankverbindung des Gläubigers
  • Gegebenenfalls Angabe der Umsatzsteuerpflicht und Ihre USt-IdNr.
  • Machen Sie deutlich, dass es sich um eine Mahnung handelt – wählen Sie beispielsweise den Betreff „1. Mahnung“
  • Mahnstufe angeben
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Rechnungsbetrag
  • Insofern Sie Verzugszinsen fordern, erläutern Sie den Grund und nennen Sie den Zinssatz
  • Höhe der Mahngebühren
  • Neues Zahlungsziel: Legen Sie eine konkrete Frist fest, bis wann der ausstehende Betrag bei Ihnen eingehen muss