Rechnung schreiben mit Vorlage – so geht’s

CANDIS stellt Ihnen kostenlos Rechnungsvorlagen zum Herunterladen, Bearbeiten und Ausdrucken bereit:

Arbeitsplatz: Rechnung schreiben kann ganz einfach sein

Mit einer kostenlosen Vorlage ist das Schreiben einer Rechnung schnell erledigt.

  1. Entscheiden Sie sich für die passende Rechnungsvorlage: Wählen Sie zwischen der Vorlage mit oder ohne Umsatzsteuer; letztere ist für Unternehmer, die keine Mehrwertsteuer auf Rechnungen ausweisen müssen.
  2. Downloaden Sie die Rechnungsvorlage im gewünschten Dateiformat: Wir haben Rechnungsvorlagen für Word, Excel und alternativ als PDF.
  3. Fügen Sie lediglich die Rechnungsdaten ein und schon können Sie unkompliziert Rechnungen an Ihre Kunden schreiben. Wichtig: Vergessen Sie nicht Ihre Rechnungsnummer in die Vorlage einzutragen!

 

Rechnungsvorlagen mit und ohne UmsatzsteuerWord Vorlage Rechnung mit Umsatzsteuer

Excel Vorlage Rechnung mit Umsatzsteuer

PDF Vorlage Rechnung mit Umsatzsteuer

Word Vorlage Rechnung ohne Umsatzsteuer

Excel Vorlage Rechnung ohne Umsatzsteuer

PDF Vorlage Rechnung ohne Umsatzsteuer

 

Unser Tipp: Fügen Sie in die Rechnungsvorlage oben rechts Ihr Firmenlogo ein.

Rechnung schreiben mit Umsatzsteuer

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen die Umsatzsteuer auf Rechnungen angeben – das ist auch für Kunden wichtig. Denn: Diese können sich den Steuerbetrag als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Deshalb müssen Sie vor dem Schreiben der Rechnung den für Sie geltenden Steuersatz ermitteln; Gängige Formulierungen für Rechnungen mit Steuer sind beispielsweise: „200 Euro zzgl. MwSt.“ In unserem Muster zum kostenlosen Download haben wir das für Sie bereits vorbereitet.

Mehr Informationen zu den Umsatzsteuersätzen, beziehungsweise zur Mehrwertsteuer, bekommen Sie im CANDIS-Glossar.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Umsatzsteuerfrei

Kleinunternehmer profitieren von der Kleinunternehmerregelung und haben es in puncto Rechnungen schreiben einfacher: Sie müssen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen und die entsprechende Zeile mit dem Umsatzsteuerbetrag fällt damit einfach weg. Wichtig ist bei der Rechnung für Kleinunternehmer allerdings, dass es einen Hinweis auf die Befreiung von der Steuer auf Umsätze gibt. Nutzen Sie zum Beispiel die Formulierung „Keine Anrechnung der Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung nach §19 Abs. 1 UStG.“

Kleinunternehmer haben grundsätzlich einen geringeren Verwaltungsaufwand – und mit unseren Vorlagen für Word, Excel oder als PDF geht das Erstellen von Rechnungen künftig einfacher und schneller. Insbesondere in der Gründungsphase eines Unternehmens sollten Sie genügend Zeit für die wichtigen Dinge haben, da kommt unsere Rechnungsvorlage wie gerufen!

Rechnungsvorlage: Kostenloser Download für Freiberufler

Freiberufler und Freelancer, die von der Kleinunternehmerregelung gebrauch machen, müssen ebenfalls auf die Umsatzsteuerbefreiung in der Rechnung hinweisen – dabei ist es egal, in welcher Branche Sie arbeiten. Sollte das nicht der Fall sein, geben Sie Ihre USt-IdNr. an. Mit unserer Rechnungsvorlage machen Sie garantiert einen professionellen Eindruck auf Ihre Kunden.

Diese Angaben gehören in jede Rechnung

  • Name und Anschrift des Absenders
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Tag beziehungsweise Zeitraum des Auftrages oder der Dienstleistung
  • Gegebenenfalls USt-IdNr. des Empfängers
  • Rechnungsnummer (einmalig und fortlaufend)
  • Beschreibung der erbrachten Leistung in Art und Umfang
  • Entgelt (netto)
  • Steuersatz oder Hinweis auf Befreiung
  • Steuerbetrag
  • Kontodaten des Rechnungsstellers
  • Gegebenenfalls USt-IdNr. des Absenders