Mit einem Rechnungseingangsbuch behalten Sie stets den Überblick über sämtliche eingehende Belege Ihres Unternehmens. Nutzen Sie jetzt die kostenlose Vorlage von CANDIS!

Hier geht es direkt zur Vorlage als Excel- oder PDF-Datei.

Rechnungseingangsbuch: So nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage

CANDIS bietet Ihnen eine Vielzahl kostenloser Vorlagen, die Ihnen Organisation und Übersicht im Unternehmensalltag erleichtern. Unsere kostenlose Vorlage für Ihr Rechnungseingangsbuch stellen wir Ihnen im PDF- und Excel-Format zur Verfügung.

1.       Laden Sie die Vorlage zum Rechnungseingangsbuch als Excel- oder PDF-Datei herunter und speichern Sie sie lokal ab.

2.       Bearbeiten Sie die Excel-Vorlage, indem Sie Informationen zu Ihren Lieferanten, Konten und Kostenstellen hinterlegen. Eingehende Rechnungen können Sie dann ganz einfach in das Rechnungseingangsbuch aufnehmen und formatieren. Ein DATEV-Export ist ebenfalls möglich.


Icon Excel-VorlageVorlage Excel mit Export 

 

 


Icon Excel-VorlageVorlage Excel ohne Export

 

 


3.       Oder: Drucken Sie sich die Vorlage als PDF aus und füllen Sie sie händisch aus.

Icon PDFVorlage PDF

 

 


Was ist ein Rechnungseingangsbuch?

Mit wachsender Unternehmensgröße steigt auch die Anzahl der eingehenden Rechnungen: Mithilfe eines Rechnungseingangsbuchs ordnen Sie Ihre Belege zentral und behalten jederzeit den Überblick. Doch was ist ein Rechnungseingangsbuch? Was gehört hinein und was nicht?

Aus dem Handelsgesetzbuch HGB ergibt sich die Buchführungspflicht und daraus wiederum die wichtige Funktion des Rechnungseingangsbuches als Schnittstelle zwischen Einkauf und Rechnungswesen eines Unternehmens. Das Rechnungseingangsbuch gehört zu den sogenannten Grundbüchern, die neben Haupt- und Nebenbüchern geführt werden; sein Gegenstück ist das Rechnungsausgangsbuch, das separat geführt werden sollte. Alle eingehenden Rechnungen werden auf diese Art und Weise zentral entweder online oder offline gesammelt und chronologisch geordnet. Lediglich Rechnungen, die direkt bar beglichen werden, sind davon ausgenommen. Noch vor einigen Jahren war die Rechnungseingangsbuchführung in Papierform üblich und auch heute noch gehören die händischen Eintragungen in manchen Unternehmen zur gängigen Praxis.

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Das gehört in ein Rechnungseingangsbuch

Das Rechnungseingangsbuch dient in erster Linie der übersichtlichen Ablage von Rechnungen. Aus der sich nach dem Eingangsdatum der Rechnungen ergebenden chronologischen Auflistung ergeben sich bei detaillierter Buchführung aber auch schon auf einen Blick wichtige Informationen.

Einzutragende Daten sind:

  • Eingangsdatum
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Kontodaten
  • Lieferanteninformationen
  • Brutto- und gegebenenfalls auch Netto-Betrag mit Angabe der Mehrwertsteuer
  • Rechnungsinhalt
  • Art der Kosten

Nicht ins Rechnungseingangsbuch gehören:

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Eingehende Rechnungen zentral ordnen – mit CANDIS

Die KI-gestützten CANDIS-Softwares übernehmen unter anderem auch die Funktion eines Rechnungseingangsbuchs: Rechnungen, die an Ihre CANDIS E-Mail-Adresse gesendet werden, werden zentral gesammelt und die Informationen werden von der KI erkannt und zum Export für den Steuerberater aufbereitet. Darüber hinaus beschleunigt die Software Freigabeprozesse und erinnert Sie an offene Freigaben sowie nicht beglichene Rechnungen.

Hier erfahren Sie mehr über unsere Produkte CANDIS Workflows und CANDIS Smartbooks.

So nutzen Sie die Rechnungseingangsbuch-Vorlage:

Damit Sie unsere Vorlage optimal nutzen und auch die Export-Funktion nutzen können, sind einige zusätzliche Eintragungen erforderlich:

  1. Tragen Sie zuerst im Excel-Tabellenblatt „Kostenarten“ wie im Beispiel vorgegeben Art der Kosten und die entsprechende Kontonummer sowie die Kontobezeichnung ein.
  2. Tragen Sie dann im Excel-Tabellenblatt „Lieferanten“ wie vorgegeben Informationen zu Ihren Lieferanten ein. Die dort eingetragenen Lieferanten sind dann in der großen Rechnungsbuchtabelle auswählbar. Bei einem eventuellen Export werden sie außerdem automatisch den eingetragenen Kreditoren zugeordnet.
  3. Im Anschluss können Sie die von Ihnen eingetragenen Lieferanten- und Kreditoren-Informationen im großen Tabellenblatt unter „Lieferant“ und „Kostenart“ direkt auswählen.

Folgende Spalten gilt es dann, für ein vollständiges Rechnungseingangsbuch auszufüllen:

  • RE Eingang*: Genaues Eingangsdatum der Rechnung bei Ihrem Unternehmen eintragen
  • Lieferant*: Aus den zuvor eingetragenen Optionen wählen
  • RE Art*: Zwischen „Rechnung“ und „Gutschrift“ wählen
  • Rechnungsnr*.: Auf der Rechnung stehende Rechnungsnummer übertragen
  • Check: Spalte füllt sich automatisch, wenn alle erforderlichen Informationen eingetragen wurden
  • RE Datum*: Auf der Rechnung stehendes Datum übertragen
  • Leistungszeitraum: Zeitraum, für den die berechnete Leistung gilt, eintragen
  • Brutto*: Brutto-Betrag, der auf der Eingangsrechnungen steht, übernehmen
  • Satz*: Mehrwertsteuersatz steht ebenfalls auf der erhaltenen Rechnung; wählen Sie den entsprechenden Steuersatz im Excel-Tabellenblatt aus
  • Netto: Netto-Betrag wird automatisch ausgerechnet, nachdem Sie den Brutto-Wert und den Mehrwertsteuersatz eingetragen haben
  • Rechnungsinhalt*: bei Bedarf den Rechnungszweck näher ausführen
  • Kostenart*: Wählen Sie aus den zuvor definierten Kostenarten aus
  • MA Kürzel: wenn nötig ein Mitarbeiterkürzel oder eine andere Eintragung zur eintragenden Person vermerken
  • Buchungsexport: Datum des Buchungsexports eintragen

Wichtig: Alle Spalten, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder!

Die händisch auszufüllende PDF-Datei enthält nicht die Spalten „Rechnungsnr. Check“, „Leistungszeitraum“ und „Buchungsexport“.

So funktioniert der Daten-Export zu DATEV

Enthält Ihr Excel-Dokument alle wesentlichen Informationen, exportieren Sie diese ganz einfach und schicken sie an Ihren Steuerberater. Dieser kann sie dann zum Beispiel in DATEV implementieren. Die Export-Funktion finden Sie auf dem Tabellenblatt unter „DATEV Export“. Wenn Sie auf den Reiter „Export erstellen“ klicken, werden die Daten entsprechend aufbereitet, damit Sie sie anschließend in ein csv-File kopieren können.

Über den Reiter „Export verarbeiten“ werden die Daten im Rechnungsbuch selbst verarbeitet. Der aktuelle Export wird dann gelöscht und in der Spalte „Buchungsexport“ rechts außen wird das jeweilige Datum vermerkt. So ist anschließend schon auf den ersten Blick ersichtlich, welche Rechnungen bereits exportiert wurden und welche noch nicht.