Rechnungsvorlage für jeden Einsatzzweck – Jetzt einfach Rechnung schreiben mit der passenden Vorlage

Bei CANDIS finden Sie Rechnungsvorlagen zum Herunterladen, Bearbeiten und Ausdrucken – und das vollkommen kostenlos:

Arbeitsplatz: Rechnung schreiben kann ganz einfach sein

Mit einer kostenlosen Vorlage ist das Schreiben einer Rechnung schnell erledigt.

  1. Rechnungsmuster auswählen: Nutzen Sie die passende Rechnungsvorlage für den passenden Einsatz: Bei uns finden Sie zwei Typen von Rechnungsvorlagen, bzw. Rechnungsmuster: Während unsere erste Vorlage alle formalen umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für Unternehmen erfüllt, ist unser zweites Rechnungsmuster ideal für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.
  2. Laden Sie die Rechnungsvorlage im für Sie geeigneten Dateiformat herunter: Wir stellen Ihnen unsere Rechnungsvorlagen in den wichtigsten gängigen Formaten zur Verfügung, also für Word, Excel und alternativ als PDF.
  3. Tragen Sie abschließend Ihre persönlichen Rechnungsdaten ein und schon können Sie unkompliziert Rechnungen an Ihre Kunden schreiben. Wichtig: Vergessen Sie nicht eine fortlaufende Rechnungsnummer in die Vorlage einzutragen!

Rechnungsvorlage für Unternehmen mit Umsatzsteuer

Rechnungsvorlagen mit und ohne Umsatzsteuer



Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer

 


 

Unser Tipp: Fügen Sie in die Rechnungsvorlage oben rechts Ihr Firmenlogo ein.

Rechnung schreiben mit Umsatzsteuer – mit unserer ersten Vorlage

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen die Steuer auch auf ihrem Rechnungsvordruck ausweisen – das ist auch für Kunden wichtig. Denn: Als Unternehmen können sich Ihre Kunden den Steuerbetrag als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Deshalb sollten Sie vor dem Schreiben der Rechnung den für Sie geltenden Steuersatz ermitteln; Obwohl der Verweis auf die Mehrwertsteuer streng genommen nicht ganz korrekt ist, haben sich gängige Formulierungen für Rechnungen mit Steuer wie: „200 Euro zzgl. MwSt.“ etabliert. In unserem Muster zum kostenlosen Download haben wir diesen Hinweis bereits integriert.

Mehr Informationen zu Umsatzsteuersätzen, bzw. zur Mehrwertsteuer, bekommen Sie im CANDIS Glossar, unserem Lexikon rund um Buchhaltung und Rechnungswesen.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Umsatzsteuerfrei

Automatisierte BuchhaltungKleinunternehmer profitieren von der Kleinunternehmerregelung und haben es bei der Steuer auch in puncto Rechnungen schreiben einfacher: Sie müssen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, die entsprechende Zeile mit dem Umsatzsteuerbetrag fällt auf dem Vordruck damit einfach weg. Wichtig ist allerdings, dass die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthält, dass sich ein Unternehmen auf die Kleinunternehmerregelung beruft. Nutzen Sie zum Beispiel die Formulierung „Keine Anrechnung der Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung nach §19 Abs. 1 UStG.“

Kleinunternehmer haben hier also durchweg weniger bürokratischen Aufwand. Mit unseren Vorlagen für Word, Excel oder als PDF geht das Erstellen von Rechnungen einfach und schnell. Insbesondere in der Gründungsphase eines Unternehmens ist es hilfreich, auf Servicematerial wie unsere Rechnungsvorlage zurückzugreifen, um keine unnötige Zeit bei der Vorbereitung grundlegender Korrespondenzmaterialien zu verlieren. Unsere professionelle Musterrechnung ist aber auch die richtige Basis für alle Unternehmen, die einen aktuellen Rechnungsvordruck einfach aktualisieren und auf den neusten Stand bringen wollen.

Rechnungsvorlage: Kostenloser Download für Freiberufler

Auch Freiberufler und Freelancer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen auf die Umsatzsteuerbefreiung in der Rechnung hinweisen – dabei ist es egal, in welcher Branche Sie arbeiten. Sollten Sie keinen Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machen, dann geben Sie Ihre USt-IdNr. an. Mit unserer Rechnungsvorlage hinterlassen Sie professionell Eindruck bei Ihren Kunden.

Diese Angaben gehören in jede Rechnung

  • Name und Anschrift des Absenders
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ggf. Steuernummer
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Tag beziehungsweise Zeitraum des Auftrages oder der Dienstleistung
  • Ggf. USt-IdNr. des Empfängers
  • Rechnungsnummer (einmalig und fortlaufend)
  • Beschreibung der erbrachten Leistung in Art und Umfang
  • Entgelt (netto)
  • Steuersatz oder Hinweis auf Befreiung
  • Steuerbetrag
  • Kontodaten des Rechnungsstellers
  • Gegebenenfalls USt-IdNr. des Absenders

Was tun, wenn Sie noch keine Steuernummer für Ihre Rechnungsvorlage haben?

Die Steuernummer ist eine Pflichtangabe. Ist Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig und weist die Mehrwertsteuer auf Rechnungen aus, dann müssen Sie auch Ihre Steuernummer auf Rechnungsvordrucken aufführen. Verzichtet ein Unternehmen auf die Angabe seiner Steuernummer, dann kann das von den zuständigen Behörden als Versuch der Steuerhinterziehung gewertet werden. Unternehmen, die noch in Neugründung stehen und keine eigene Steuernummer erhalten haben, können die Steuernummer ihrer Gesellschaft entweder auf dem Postweg, telefonisch oder auch persönlich beim zuständigen Finanzamt erfragen. Ein auf dem Vordruck angebrachter Verweis wie „in Neugründung“ hingegen ist nicht ausreichend, um das Fehlen der Steuernummer auf der Rechnung zu legitimieren. Nutzen Sie einen der genannten Wege, um Ihre Steuernummer beim für Ihr Unternehmen zuständigen Finanzamt zu erfragen.

Wann muss der Empfänger die Rechnung zahlen? Ist ein Zahlungsziel notwendig?

Auf vielen Rechnungen lässt sich ein Vermerk wie „Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag bis zum XX.YY.ZZ“ finden. Lassen Sie sich nicht von dieser Formulierung täuschen. Ein Zahlungsziel stellt eine Ausnahme dar. Grundsätzlich ist nämlich jede Rechnung unmittelbar nach Eingang zu bezahlen. Das Zahlungsziel stellt ein Entgegenkommen des Rechnungsstellers dar, das dem Empfänger ein Zeitfenster öffnet, um den ausstehenden Betrag zu begleichen. Hintergrund: In vielen Unternehmen werden Rechnungen gesammelt und gebündelt gezahlt. Das Einräumen eines Zahlungsziels trägt dieser Praxis Rechnung, indem es dem Empfänger einen losen Rahmen vorgibt, um seine internen Abläufe mit dem Anspruch des Rechnungsstellers in Einklang zu bringen.

Ist hingegen ein Zahlungsziel auf der Rechnung vermerkt, kann der Rechnungsempfänger auch tatsächlich die festgelegte Frist als Zeitraum in Anspruch nehmen. Wenn Sie Ihren Kunden ein Zahlungsziel einräumen wollen, sind typische Zeitfenster 7, bzw. 14 Tage nach Rechnungseingang, aber auch 30 Tage, bzw. ein Monat sind keine ungewöhnlichen Fristen für ein Zahlungsziel.

Für Unternehmen: Rechnungsfreigabe digital

Nach Abschluss eines Vertrages über Kauf oder Dienstleistung erhält der Leistungsempfänger seine Rechnung mit allen Auftragsdaten, Zahlungsinformationen und Adresshinweisen. Die interne Buchhaltung prüft diese Rechnung dann im Rahmen der Rechnungsprüfung auf formale und inhaltliche Korrektheit. Ein oder mehrere Verantwortliche erteilen bei richtiger und vollständiger Rechnungslegung dann die Rechnungsfreigabe – entweder auf althergebrachte Weise oder per Software. Die Freigabe ist damit der letzten Schritt vor der eigentlichen Buchung, bzw. dem Begleichen der Rechnung. Rechnungen schnell zu begleichen bietet Unternehmen viele Vorteile, schon weil die meisten Dienstleister und Lieferanten bei zügiger Zahlung Skonto gewähren. Zudem steigert eine zügige Abwicklung auch die Reputation des eigenen Unternehmens. 

Mahnung schreiben: Nutzen Sie unsere Vorlage

Sollte ein Rechnungsempfänger den offenen Betrag nicht fristgemäß überweisen, kann es notwendig sein, eine Mahnung zu verschicken. Auch dafür finden Sie bei uns die passende Mahnung Vorlage.

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