Reisekostenabrechnung mit Vorlage einreichen – so geht’s

  1. Laden Sie das Muster für die Reisekostenabrechnung im gewünschten Dateiformat herunter
  2. Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem PC
  3. Tragen Sie Ihre Reisedaten sowie abrechnungsfähigen Ausgaben ein
  4. Reichen Sie die Reisekostenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber ein
  5. Verwenden Sie die Reisekostenabrechnung Vorlage so oft wie Sie wollen

Kosten, die bei Geschäftsreise und Außentermin entstehen, werden in der Reisekostenabrechnung zusammengefasst. Zu Reisekosten zählen Fahrtkosten, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten. Anlässe für Geschäftsreisen sind zum Beispiel Messen, Seminare oder Kundentermine.

Icon Reisekostenabrechnung ExcelExcel Reisekostenabrechnung: Vorlage für In- und Ausland

 

Icon Reisekostenabrechnung WordWord Reisekostenabrechnung Vorlage

 

Reisekosten aus Dienstreise richtig absetzen – das müssen Sie beachten

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Reisekosten des Arbeitnehmers zu erstatten – in der Regel übernimmt das Unternehmen aber die Kosten der Dienstreise. Alternativ können Reisekosten auch als Werbungskosten abgesetzt werden: Sie senken das zu versteuernde Einkommen und verringern die Steuerlast. Aber: Das lohnt sich erst, wenn Sie über die Pauschale von 1000 Euro kommen. In diesem Fall müssen Sie nachweisen, dass die Reise aus beruflichen Gründen stattgefunden hat. Sie sollten daher alle Quittungen und Rechnungen aufbewahren; zum Beispiel mit Excel oder einer vergleichbaren Software – das freut auch die Buchhaltung.

Reisekostenabrechnung: Fahrtkosten berechnen

Bei einer Geschäftsreise mit dem privaten PKW können Sie ohne Nachweise pauschal pro Kilometer 30 Cent absetzen. Sollten die Ausgaben höher sein, müssen Sie Einzelnachweise erbringen. Eine weitere Möglichkeit, die Fahrten mit dem eigenen Auto zu dokumentieren, ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Für sehr hochwertige PKW lohnt sich die Ermittlung des fahrzeugindividuellen Kilometersatzes: Alle Kosten, die innerhalb von 12 Monaten anfallen, werden addiert und durch die Kilometeranzahl geteilt. Diese Methode ist zwar aufwändig, bringt aber die genauesten Ergebnisse. Für Reisen mit Flugzeug, Bus, Bahn oder Taxi brauchen Sie ebenfalls Einzelbelege. Bei einer Reise mit dem Dienstwagen übernimmt der Arbeitgeber sowieso alle Kosten, deshalb fällt auch der Steuervorteil aus. Übrigens: Auch Hin- und Rückfahrt zur Arbeit zählen zu den Fahrtkosten.

Reisenebenkosten nicht vergessen

Der Arbeitgeber kann die Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstatten; dazu gehören Mautgebühren, Parkgebühren, Telefongebühren, Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen und sogar Trinkgelder. Traurig aber wahr: Kosten von Minibar oder Pay-TV und Bußgelder sind nicht absetzbar.

Verpflegungsmehraufwand und Tagegeld im Inland und Ausland

Reisen macht hungrig – zum Glück können die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Wer sich jetzt schon auf ein luxuriöses Drei-Gänge-Menü auf die Rechnung vom Unternehmen gefreut hat, wird enttäuscht sein. Denn: Die Höhe der Kosten, die der Arbeitgeber den Mitarbeitern für Verpflegung erstattet, ist genau festgelegt.

Pauschalen – das müssen Arbeitnehmer wissen

Bei einer Reisedauer von mehr als acht Stunden gibt es eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro. Ebenfalls 12 Euro sind für den An- und Abreisetag vorgesehen. Für Geschäftsreisen, die mindestens 24 Stunden dauern, sind immerhin pauschal 24 Euro drin. Bei Geschäftsreisen im Inland gibt es eine Besonderheit: Wer sich das teure Frühstück im Hotel gönnt, riskiert die Kürzung des Verpflegungsmehraufwands – Selbstverpflegung lohnt sich also.

Für Reisen in das Ausland sind die Pauschalen für Verpflegung höher; sie gelten ab einem Aufenthalt von 24 Stunden außerhalb der deutschen Landesgrenzen. Für Reisen nach Polen gelten Pauschbeträge von 27 bis 33 Euro, nach Tschechien gilt ein Pauschbetrag von 35 Euro und nach Österreich sind es 36 Euro pro Tag. Die vollständige Liste mit den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten bei dienstlichen Reisen in das Ausland 2018 stellt das Bundesfinanzministerium zur Verfügung.

Reisekostenabrechnung Vorlage – kostenloser Download

CANDIS stellt Ihnen Vorlagen für die Reisekostenabrechnung zur Verfügung – laden Sie jetzt einfach unsere Vorlagen im Excel oder Word Format kostenlos herunter. Sie müssen lediglich Ihre Daten eintragen und schon ist die Reisekostenabrechnung für die Dienstreise fertig!

Übrigens: Das Formular für Reisekostenabrechnung ist nicht die einzige Vorlage, die wir kostenlos zur Verfügung stellen. Schauen Sie sich bei unseren vielen weiteren nützlichen Vorlagen um: Rechnung, Mahnung, Angebot, Quittung und Co!