Insbesondere frischgebackene Gründer hadern mit dem Thema Zahlungserinnerung. Säumige Kunden anzumahnen ist nicht angenehm, aber ein notwendiges Übel. Bedenken Sie, dass Sie auf den rechtzeitigen Zahlungseingang offener Forderungen angewiesen sind! Nicht selten kommen Unternehmer aufgrund ausstehender Zahlungen in finanzielle Schwierigkeiten. Ein funktionierendes Mahnwesen ist für die finanzielle Sicherheit Ihres Unternehmens essentiell – wir verraten Ihnen, wie Sie die erste Mahnstufe erfolgreich meistern.

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Zahlungserinnerung – so gehen Sie vor

In puncto Zahlungserinnerung und Mahnung ist konsequentes Vorgehen angesagt, das heißt aber nicht, dass Sie Ihre Kunden mit der ersten Zahlungserinnerung sofort mit Mahngebühren und Anwalt drohen sollen. Mit folgenden Tipps erhöhen Sie die Chance, Ihr Geld für Lieferungen und Leistungen zeitnah zu erhalten:

  • Kundendaten pflegen

Banal aber effektiv: Mit aktuellen und vollständigen Kundendaten mahnen Sie erfolgreicher. Im besten Fall haben Sie einen konkreten Ansprechpartner.

  • Zahlungskonditionen und Fristen festlegen

Legen Sie Zahlungskonditionen und Zahlungsziele von Anfang an fest: Üblicherweise weisen Sie bereits im Angebot auf die geltenden Konditionen hin. Bei Streitigkeiten um fällige Zahlungen dienen diese Vereinbarungen als Nachweis. Auch wenn Zahlungsziele zur gängigen Praxis gehören, sind sie lediglich ein Entgegenkommen Ihrerseits. Normalerweise ist eine Rechnung sofort nach deren Eingang zu bezahlen. Typische Formulierungen sind „Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag bis zum TT.MM.JJJJ“.

Ausführliche Informationen zu den Pflichtangaben in einer Rechnung bekommen Sie auf unserer Webseite mit Rechnungsvorlage.

  • Reklamationen prüfen

Ist ein Kunde mit der Begleichung einer Rechnung in Verzug, so kann eine Reklamation der Grund sein. Grundsätzlich ändert eine Kundenreklamation nichts an der rechtzeitigen Bezahlung, trotzdem kann dies zu Verzögerungen führen. Prüfen Sie deshalb, ob eine Beschwerde vorliegt, bevor Sie die erste Mahnung schicken.

  • Zeitnahe Rechnungsstellung

Stellen Sie Ihre Rechnungen unmittelbar, das heißt direkt nach der Warenlieferung oder nach erbrachter Leistung, aus. Das gleiche gilt für Mahnungen: Halten Sie Ihre Mahnfristen ein, denn nur so garantieren Sie reibungslose Prozesse und ein effektives Forderungsmanagement.

  • Bonitätsprüfung

Bevor Sie an Neukunden liefern, sollten Sie eine Bonitätsauskunft einholen, um das Risiko unbezahlter Rechnungen zu minimieren. Zwar ist die Bonität eines Unternehmens keine Garantie für pünktlichen Zahlungseingang, jedoch schließen Sie zumindest eine etwaige Zahlungsunfähigkeit im Vorfeld aus.

Erste Zahlungserinnerung schreiben: Freundlich aber bestimmt

Formal gibt es keine gesetzlichen Richtlinien, wie eine Zahlungserinnerung aussehen muss. Eine erste Zahlungserinnerung dient dazu, den säumigen Kunden freundlich aber bestimmt auf den Verzug hinzuweisen. Üblicherweise erheben Sie in der ersten Mahnstufe noch keine Verzugszinsen beziehungsweise Mahngebühren. Folgende Angaben sollten Sie beim Schreiben der Zahlungserinnerung aufgreifen:

  • Name und Adresse des Gläubigers und des Schuldners
  • Datum der Zahlungserinnerung
  • Verweis zur betreffenden Rechnung (Rechnungsnummer und Datum der Rechnungsstellung)
  • Neues Zahlungsziel
  • Betreff mit Mahnstufe, zum Beispiel „Zahlungserinnerung“ oder „1. Mahnung“
  • Eindeutige Aufforderung zur Zahlung

Auf welchem Weg Sie die Zahlungserinnerung übermitteln, bleibt Ihnen überlassen. Oftmals führt eine direkte Kontaktaufnahme per Telefon eher zum Erfolg als der förmliche Weg per Post. Wir empfehlen Ihnen daher, im ersten Schritt zum Hörer zu greifen und den säumigen Kunden anzurufen. So bringen Sie mögliche Gründe für das Versäumnis in Erfahrung. Sollte das Telefonat nicht zum gewünschten Zahlungseingang führen, dann sollten Sie die Zahlungserinnerung im zweiten Schritt postalisch versenden. Wichtig ist, dass Sie den Brief per Einschreiben versenden, um die Zustellung im Zweifelsfall beweisen zu können.

Gehen Sie bei der Zahlungserinnerung zuerst immer vom Besten aus: Der säumige Kunde hat die Rechnung einfach vergessen und benötigt lediglich eine Erinnerung. Mit dieser Ausgangslage fällt es nämlich gar nicht schwer, freundlich zu bleiben.

Folgende Formulierung können Sie nutzen, wenn Sie sehr freundlich und verständnisvoll wirken wollen:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

bislang konnten wir noch keinen Zahlungseingang für die Rechnung XX vom TT.MM.JJJJ feststellen. Im Trubel des Alltags können Rechnungen schnell mal übersehen werden. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag in Höhe von XX Euro bis zum TT.MM.JJJJ auf untenstehendes Konto. Im Anhang finden Sie nochmals eine Kopie der Rechnung.“

Folgende Formulierung hingegen ist nüchterner und dennoch freundlich:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

leider konnten wir für die Rechnung XX vom TT.MM.JJJJ noch keinen Zahlungseingang feststellen. Wir bitten Sie daher, den fälligen Betrag von XX Euro bis zum TT.MM.JJJJ auf untenstehendes Konto zu überweisen. Sollten Sie die Rechnung inzwischen beglichen haben, dann betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.“

Zahlungserinnerung mit Mahngebühr

Bei einer Zahlungserinnerung handelt es sich nach § 286 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) um eine Mahnung. Der einzige Unterschied ist: Der Begriff „Zahlungserinnerung“ klingt weniger forsch. Eine kostenlose Mahnungsvorlage haben wir selbstverständlich ebenfalls für Sie parat. Bei uns bekommen Sie für jede Mahnstufe die passende Vorlage – wir haben eine Mahnungsvorlage für die erste Mahnung, zweite Mahnung und für die dritte und letzte Mahnung.

Ab wann Mahngebühren erheben? Diese Frage stellen sich viele Gründer – und zu Recht. Denn: Grundsätzlich muss ein Zahlungsverzug vorliegen, damit Mahnkosten erhoben werden dürfen. Das bedeutet, dass der Kunde der Zahlung tatsächlich nicht nachkommt. Ist ein Kunde nicht in Verzug, muss er auch keine Mahngebühren bezahlen. Der Mahnprozess beginnt bereits mit der Zahlungsaufforderung; reagiert der Kunde nicht und hält die gesetzte Zahlungsfrist nicht ein oder hat bis spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung noch nicht bezahlt, so tritt Verzug ein. Ab diesem Zeitpunkt können Sie zusätzlich zu den Mahngebühren Verzugszinsen geltend machen.

Mahngebühren in welcher Höhe zulässig?

Das Gesetz legt keine Höchstgrenze für Mahngebühren fest, in der Vergangenheit wurden aber in gerichtlichen Verfahren Mahngebühren gedeckelt. Als Richtwert gelten Mahngebühren zwischen zwei und drei Euro. Sie dürfen nur Kosten erheben, die durch die Mahnung anfallen, wie zum Beispiel Kosten für Papier und Porto. Kosten für Personal oder Betriebsmittel dürfen nicht erhoben werden.

Anders sieht es da bei Verzugszinsen aus: Die Höhe von Verzugszinsen ist gesetzlich vorgeschrieben. Der Verzugszins orientiert sich dabei nach dem Basiszinssatz. Aktuell liegt der Verzugszins 5% (für Privatleute) und 9% (für Unternehmen) über dem Basiszinssatz. Den Basiszinssatz entnehmen Sie der Website der Deutschen Bundesbank.

Zahlungserinnerung Muster Word – Download kostenlos

Mit unserem kostenlosen Zahlungserinnerung Muster für Word sind Sie auf der sicheren Seite. Laden Sie die Vorlage herunter, speichern sie das Dokument lokal auf Ihrem PC – fertig! Sie versenden künftig Zahlungserinnerungen im Handumdrehen! Das Muster ist bereits formatiert und muss lediglich um die entsprechenden Kunden- und Rechnungsdaten ergänzt werden. Das gilt übrigens für alle unsere Vorlagen: Egal ob Zahlungserinnerungen, Angebote oder Geschäftsbriefe; unsere Vorlagen stehen kostenlos zum Download bereit und entsprechen formalen und inhaltlichen Anforderungen.

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