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Workflow Management mit CANDIS

Mit CANDIS Workflows können Sie individuelle Abläufe für Rechnungsfreigaben erstellen – so automatisieren Sie wiederkehrende Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Mit Workflow Management Zeit sparen

Rechnungen von den selben Lieferanten landen immer wieder auf Ihrem Tisch? Mit CANDIS Workflows können Sie für Ihre wiederkehrenden Rechnungen einen sogenannten Workflow definieren. In diesem Workflow legen Sie individuelle Abläufe fest, die dann automatisch einsetzen, wenn Sie den Workflow einer Rechnung zuordnen. So sparen Sie sich erneute Eintragungen und die Freigabeaufforderungen werden ebenfalls automatisch verschickt. Auf diese Weise automatisierte Prozesse sparen Arbeitsschritte und Zeit.

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Abläufe festlegen und Freigaben automatisieren

In einem Workflow können Sie zuständige Freigeber benennen und sogar Bedingungen definieren. Ein Beispiel: Die monatliche DSL-Rechnung trifft ein und Sie wählen den zuvor festgelegten Workflow manuell aus. Dann bekommt Ihr Buchhalter, den Sie als ersten Freigeber eingetragen haben, automatisch eine Freigabeaufforderung. Sollte der Betrag allerdings über einer zuvor definierten Obergrenze liegen, wird auch ein zweiter Freigeber – beispielsweise aus dem Management – in den Freigabeprozess mit eingebunden. Mit automatisierten Prozessen zur Rechnungsfreigabe sparen Sie Zeit und Ihnen entgehen trotzdem keine wichtigen Rechnungsinformationen.

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Vorbereitende Buchhaltung

Neugierig? Dann testen Sie CANDIS jetzt!

Weitere Funktionen von CANDIS Workflows

Digitale Rechnungsfreigabe

Bis zu 6x schneller freigeben: Weisen Sie Rechnungen per Klick Freigebern zu und geben Sie sie genau so schnell frei.

Kostenstellen zuordnen

Ordnen Sie Rechnungen Kostenstellen und Kostenträgern zu. CANDIS Workflows ermittelt automatisch den Freigeber.

Rechtemanagement

Verwalten Sie ganz einfach, welche Mitarbeiter welche Belege einsehen, verändern, hochladen oder freigeben darf.

Prozessdokumentation

Der Freigabeprozess wird in CANDIS Workflows vom Hochladen eines Beleges bis zur Freigabe komplett dokumentiert.

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Freigabe automatisieren

Legen Sie mit dem Workflow-Builder eigene Workflows an, um Ihre Freigabeprozesse in CANDIS zu automatisieren.

Transparenter Freigabestatus

Sehen Sie auf einen Blick, welche Freigaben noch offen sind und wer bereits Rechnungen freigegeben hat. Dabei können Sie auch alle Kommentare einsehen.

Erinnerungsmail

CANDIS Workflows erinnert Sie einmal täglich per Mail an offene Freigaben. So gerät kein Beleg in Vergessenheit und Sie nie wieder in Zahlungsverzug.

  • tilia ilka sieler
    Wir haben sechs Unternehmen an die Software angebunden und insgesamt arbeiten rund 50 Mitarbeiter mit Workflows. Deshalb war die Mandantenfähigkeit für uns ein absolutes Muss.
    Ilka Sieler
    Office Managerin / Rechnungswesen / Tilia
  • tilia susanne wendt
    CANDIS ist viel schneller als die Lösungen, die wir vorher ausprobiert haben. Das Hochladen, die Erfassung und Zuordnung einer Rechnung ist jetzt in einer Minute erledigt.
    Susanne Wendt
    Kaufmännische Leiterin und Senior Managerin / Tilia
  • kukki saif hamed
    Wichtig waren für uns besonders die Kostenstellen. Wir haben sie uns gewünscht und sie wurden eingebaut. Das war wirklich toll.
    Saif Hamed
    Geschäftsfüher / Kukki Cocktail
  • urbanara martin passenheim
    Was außerdem immer vollkommen unterschätzt wird, ist die Tatsache, dass diejenigen, die Rechnungen freigeben können, oft viel unterwegs sind. In CANDIS können sie sich von jedem Standort einloggen und direkt alle Rechnungen freigeben.
    Martin Passenheim
    Leiter Rechnungswesen / Urbanara
  • ioniq julia
    Der größte Benefit an CANDIS Workflows ist die Einfachheit. Ich muss für die Administration keinen Mitarbeiter abstellen oder zusätzliches Geld für einen Provider investieren, sondern kann das selbst erledigen.
    Julia Jansen
    Senior Finance Manager / IONIQ Group

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich auch mehrere Freigeber pro Stufe auswählen?

Das können Sie natürlich. Es ist sogar sinnvoll für den Fall, dass der zuständige Freigeber im Urlaub ist. Legen Sie einfach von vornherein eine zweite Person in Ihrem Unternehmen fest, die dann in einem solchen Fall die Freigabe übernimmt.

Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl an festgelegten Freigebern?

Nein, es gibt weder für die Anzahl der Freigeber noch der Freigabestufen eine Obergrenze. Zu lang sollten die Prozesse bei der Freigabe allerdings nicht werden, weil die Zeitersparnis sonst verringert werden könnte.

 

Kann ich einen Workflow im Nachhinein wieder ändern?

Sie können einen Workflow auch im Nachhinein bearbeiten. Allerdings geht das nur über das Workflowsmenü und nicht, wenn Sie den Workflow einer Rechnung zuteilen.

Kann ich einen Workflow auch abhängig von einer vergebenen Kostenstelle erstellen?

Nein, aber Sie können einfach einen Workflow erstellen, den Sie nach der entsprechenden Kostenstelle benennen und diese dann im Workflow abbilden. In diesem Fall müssen Sie nur zu der vergebenen Kostenstelle auch den passenden Workflow auswählen.

Ist die Reihenfolge relevant, in der ich die Freigeber auswähle?

Die Reihenfolge der von Ihnen festgelegten Freigeber ist insofern relevant, als dass die Rechnungsanfrage in dieser Reihenfolge verschickt wird. Bei einer Rechnung ab 1.000 Euro wird der zweite Freigeber, der an diese Bedingung geknüpft wird, auch dann erst eingeschaltet, wenn der erste in der Reihenfolge die Rechnung freigibt.