Zuordnung von Rechnungen
nach Kostenstelle

Mit CANDIS Workflows ordnen Sie Rechnungen ganz einfach der passenden Kostenstelle zu. Die Software erkennt dann automatisch den Freigeber.

Belege bequem einer Kostenstelle zuordnen

Ordnen Sie Rechnungen in CANDIS Workflows ganz einfach Kostenstellen zu. Dazu können Sie individuelle Kostenstellen anlegen und diesen auch direkt Freigeber zuweisen. Wird dann eine neue Kostenrechnung hochgeladen und die entsprechende Kostenstelle des Unternehmens ausgewählt, schlägt CANDIS Workflows Ihnen automatisch den passenden Freigeber vor. Ist nur ein Verantwortlicher eingetragen, wird dieser direkt festgelegt. Damit reduziert CANDIS Workflows den Aufwand für Sie auf ein Minimum.

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Rechnung einer Kostenstelle zuordnen

Kostenstellen in wenigen Minuten anlegen

Sie können mit CANDIS Workflows in wenigen Minuten Hauptkostenstellen aus Ihrem Kostenstellenplan hinzufügen und haben so immer eine gute Übersicht über sämtliche Kosten. Per KOST 1 und KOST 2 können Sie außerdem die Unterscheidung nach Kostenstellen und Kostenträger direkt in der Software vornehmen. Der Vorgang nimmt pro Kostenstelle nur wenige Sekunden in Anspruch. Ihr Vorteil: Durch die Zuordnung fügen Sie schon beim Rechnungseingang in jedem Beleg Daten hinzu, die für das spätere Controlling unabdingbar sind.

Kostenstelle in Workflows anlegen mit Screenshot der CANDIS Software

Alle nötigen Informationen für die Kostenstellenrechnung

Sie können zu jeder Kostenstelle Notizen hinzufügen, um andere Mitarbeiter darüber zu informieren, welche Rechnungen zu der jeweiligen Kostenstelle gehören. Außerdem können Sie jederzeit Änderungen an den Kostenstellen vornehmen, die dann im Protokoll festgehalten werden. Damit haben Sie stets den Überblick über alle Änderungen und darüber, welcher Mitarbeiter sie vorgenommen hat. Auf diese Weise ermöglicht Ihnen CANDIS Workflows maximale Transparenz bei den Arbeitsprozessen.

Kostenstellen Notizen anfertigen Workflows mit Screenshot der CANDIS Software

Rechnungsfreigabe

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Weitere Funktionen von CANDIS Workflows

Digitale Rechnungsfreigabe Icon

Digitale Rechnungsfreigabe

Bis zu 6x schneller freigeben: Weisen Sie Rechnungen per Klick Freigebern zu und geben Sie sie genau so schnell frei.

Kostenstellen Icon

Kostenstellen zuordnen

Ordnen Sie Rechnungen Kostenstellen und Kostenträgern zu. CANDIS Workflows ermittelt automatisch den Freigeber.

Rechtemanagement Icon

Rechtemanagement

Verwalten Sie ganz einfach, welche Mitarbeiter welche Belege einsehen, verändern, hochladen oder freigeben darf.

Checkliste Icon

Prozessdokumentation

Der Freigabeprozess wird in CANDIS Workflows vom Hochladen eines Beleges bis zur Freigabe komplett dokumentiert.

workflows icon workflowbuilder dunkelblau

Freigabe automatisieren

Legen Sie mit dem Workflow-Builder eigene Workflows an, um Ihre Freigabeprozesse in CANDIS zu automatisieren.

Freigabestatus Icon

Transparenter Freigabestatus

Sehen Sie auf einen Blick, welche Freigaben noch offen sind und wer bereits Rechnungen freigegeben hat. Dabei können Sie auch alle Kommentare einsehen.

E-Mail icon

Erinnerungsmail

CANDIS Workflows erinnert Sie einmal täglich per Mail an offene Freigaben. So gerät kein Beleg in Vergessenheit und Sie nie wieder in Zahlungsverzug.

  • tilia ilka sieler
    Wir haben sechs Unternehmen an die Software angebunden und insgesamt arbeiten rund 50 Mitarbeiter mit Workflows. Deshalb war die Mandantenfähigkeit für uns ein absolutes Muss.
    Ilka Sieler
    Office Managerin / Rechnungswesen / Tilia
  • tilia susanne wendt
    CANDIS ist viel schneller als die Lösungen, die wir vorher ausprobiert haben. Das Hochladen, die Erfassung und Zuordnung einer Rechnung ist jetzt in einer Minute erledigt.
    Susanne Wendt
    Kaufmännische Leiterin und Senior Managerin / Tilia
  • kukki saif hamed
    Wichtig waren für uns besonders die Kostenstellen. Wir haben sie uns gewünscht und sie wurden eingebaut. Das war wirklich toll.
    Saif Hamed
    Geschäftsfüher / Kukki Cocktail
  • urbanara martin passenheim
    Was außerdem immer vollkommen unterschätzt wird, ist die Tatsache, dass diejenigen, die Rechnungen freigeben können, oft viel unterwegs sind. In CANDIS können sie sich von jedem Standort einloggen und direkt alle Rechnungen freigeben.
    Martin Passenheim
    Leiter Rechnungswesen / Urbanara
  • ioniq julia
    Der größte Benefit an CANDIS Workflows ist die Einfachheit. Ich muss für die Administration keinen Mitarbeiter abstellen oder zusätzliches Geld für einen Provider investieren, sondern kann das selbst erledigen.
    Julia Jansen
    Senior Finance Manager / IONIQ Group

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Häufig gestellte Fragen

Muss ich jede Kostenstelle per Hand anlegen?

Ja, die Kostenstellen müssen in CANDIS Workflows per Hand angelegt werden. Dieser Vorgang dauert jedoch nur wenige Sekunden. Unser Tipp: Legen Sie einmal alle Kostenstellen in einem Rutsch an. Das dauert meist nicht mehr als 15 Minuten und Sie haben anschließend alle nötigen Kostenstellen vorliegen, um die Kosten des Unternehmens über eingehende Rechnungen direkt zuzuordnen.

Werden die Kostenstellen an DATEV Unternehmen online exportiert?

Natürlich werden auch diese Daten beim Export in Ihren Account in DATEV Unternehmen online gespeichert. Schließlich sind die Hauptkostenstellen für die Buchhaltung und auch für den Steuerberater eine wichtige Information.

 

Kann ich Kostenstellen nachträglich ändern?

Sie können die Kostenstellen in CANDIS Workflows jederzeit anpassen und ändern. Auch wenn neue Kostenstellen im Unternehmen dazu kommen, können Sie diese ganz einfach in der Software einfügen.

Kann jeder Nutzer neue Hauptkostenstellen anlegen?

Nein, das ist nicht möglich. Um sicherzustellen, dass auch wirklich nur befugte Personen Kostenstellen anlegen können, haben nur Eigentümer die entsprechenden Rechte.