Betriebswirtschaftliche Auswertung: Wie du eine effektive BWA erstellen kannst?

Die BWA zeigt die Ertragslage eines Unternehmens zum Stichtag und basiert auf der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie ist kompakt, aussagekräftig (wenn sie gut gemacht ist) und deutlich aktueller als der Jahresabschluss.

In der Regel erstellt die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens die BWA, um Kennzahlen wie Erlöse, Kosten und Liquidität im Blick zu behalten. Diese Zahlen helfen dem Finanzteam dabei, Entscheidungen zu treffen und die finanzielle Entwicklung zu steuern.

Viele Unternehmen setzen auf eine monatliche BWA, um frühzeitig Entwicklungen zu erkennen und gezielt Maßnahmen abzuleiten. Je nach Branche und Informationsbedarf können unterschiedliche Arten von BWAs genutzt werden – zum Beispiel die BWA 01 als Standardversion, die BWA 43 für Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen oder die BWA 20, die speziell für Handwerksbetriebe entwickelt wurde.

Damit eine BWA nützlich ist, muss sie vollständig, aktuell und individuell auf die Informationsbedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein. Sie sollte periodengerecht gebucht, zeitnah erstellt und in einer Form aufbereitet sein, die alle relevanten Fachbereiche verstehen und nutzen können. Nur so wird sie zu einem echten Steuerungsinstrument anstelle einer bloßen Pflichterfüllung.

Wer muss eine BWA erstellen?

Eine BWA zu erstellen ist keine gesetzliche Pflicht, weder für kleine noch für große Unternehmen. Da es sich aber lohnt, einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens zu haben, lohnt es sich durchaus für Unternehmen jeder Größe sowie für Freiberufler und Dienstleister, eine BWA zu erstellen bzw. erstellen zu lassen.

In Unternehmen, in denen die Buchhaltung ausgelagert ist, übernehmen in der Regel erstellen Steuerberater:innen das Erstellen einer BWA für ihre Mandant:innen. Selbstbuchende Unternehmen und interne Finanzteams können und sollten sich eigene Auswertungen konfigurieren – abgestimmt auf die Informationsbedürfnisse des Unternehmens.

Finanzmanager:innen nutzen die BWA, um Kosten, Umsatz und Liquidität zu beurteilen. Anders als beim Jahresabschluss werden hier monatlich aktuelle Kosten- und Ertragszahlen abgebildet. Sie bringt Klarheit und Struktur in ein Unternehmen und hilft Verantwortlichen, zukünftig bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Auf diese Weise gewinnt dein Unternehmen einen guten Überblick über die aktuelle wirtschaftliche Lage und kann sofort wichtige Entscheidungen treffen, die auf gesicherten Zahlen basieren.

Wenn nicht monatlich, dann sollten Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen sowie andere KMUs wenigstens quartalsweise eine BWA erstellen. Das hilft ihnen dabei, ihr Wachstum zu forcieren und stets aktuelle Unterlagen für Banken und Geschäftspartner vorweisen zu können.

Ein regelmäßiger Blick in die BWA kann sich auch steuerlich lohnen: Du kannst zum Beispiel prüfen, ob deine Einkommensteuer-Vorauszahlungen noch passen oder ob sich ein Investitionsabzugsbetrag anbietet. Auch Besprechungen mit Banken, Investor:innen oder der Steuerberatung lassen sich mit einer gut vorbereiteten BWA deutlich effizienter führen.

Grundsätzlich gibt es drei Hauptbestandteile einer BWA: die kurzfristige Erfolgsrechnung, die Bewegungsbilanz und die statische Liquidität.

Kurzfristige Erfolgsrechnung

Diese Form der Buchführung wird am häufigsten angewendete. Die kurzfristige Erfolgsrechnung zeigt, wie wirtschaftlich ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat. Sie vergleicht Erträge und Aufwendungen und bildet das Betriebsergebnis ab. Diese Form ist besonders anschaulich und hilft, die wichtigsten Leistungskennzahlen auf einen Blick zu erfassen. Sie gibt Aufschluss über Erlöse und Gewinn sowie über Kosten.

Dabei sind u. a. folgende Werte relevant:

• Gesamtleistung: z. B. Umsatzerlöse und Bestandsveränderungen

• Materialaufwand und Fremdleistungen: helfen, den Rohertrag zu berechnen

• Sonstige betriebliche Erlöse: z. B. private Nutzung von Firmenwagen oder Diensthandy

• Kostenarten: wie z. B. Personal-, Miet- oder Verwaltungskosten

• Neutraler Aufwand: z. B. Zinsen oder Steuern

• Neutraler Ertrag: wie z. B. Steuererstattungen

• Betriebsergebnis vor Steuern (EBIT): Ertrag abzüglich Aufwand

• Vorläufiges Ergebnis: als Orientierung für die Jahresplanung Die kurzfristige Erfolgsrechnung zeigt, wie wirtschaftlich ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat. Sie vergleicht Erträge und Aufwendungen und bildet das Betriebsergebnis ab. Diese Form ist besonders anschaulich und hilft, die wichtigsten Leistungskennzahlen auf einen Blick zu erfassen.

Bewegungsbilanz

Die Bewegungsbilanz zeigt die Entwicklung von Vermögens- und Schuldenpositionen im Laufe eines Zeitraums auf. Hier bietet sie Einsicht, wie es um das Vermögen deines Unternehmens steht und welche Veränderungen es hier gegeben hat. So kannst du die Finanzlage langfristig beurteilen und Risiken besser abschätzen.

Sie zeigt die Herkunft und Verwendung von Mitteln – in der Buchhaltung spricht man hier von Mittelherkunft und Mittelverwendung. Damit liefert sie wertvolle Informationen zur Kapitalstruktur und finanziellen Entwicklung eines Unternehmens.

Für die Erstellung einer Bewegungsbilanz sind u. a. folgende Zahlen relevant:

• Anlagevermögen

• Umlaufvermögen

• Kasse und Bank

• Forderungen

• Verbindlichkeiten

• Kredite

• Umsatzsteuer

• Rückstellungen

• Einlagen

Statistische Liquidität

Dieser Teil der BWA gibt Aufschluss über die kurzfristige Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Hier werden z. B. Kassenbestände, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenübergestellt, um zu bewerten, ob das Unternehmen in der Lage ist, seinen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.

Diese drei Bestandteile bilden gemeinsam das Fundament jeder fundierten BWA-Auswertung.

Je nachdem, was du mit deiner BWA auswerten willst, gibt es unterschiedliche Arten mit verschiedenen Schwerpunkten. Hier ein Überblick:

BWA 01

Die kurzfristige Erfolgsrechnung bietet eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben eines abgegrenzten Zeitraums, in der Regel eines Geschäftsjahres. So erfährst du, ob dein Unternehmen in diesem Zeitraum Gewinne oder Verluste gemacht hat.

BWA 04 – Controllingreport mit Kapitalflussrechnung

Diese BWA verknüpft die kurzfristige Erfolgsrechnung mit einer Kapitalflussrechnung. Sie bietet nicht nur eine Übersicht über Erträge und Aufwände, sondern zeigt auch, wie sich die Zahlungsströme im Unternehmen entwickeln. Das macht sie besonders nützlich für Controller:innen und Finanzteams, die nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Zahlungsfähigkeit im Blick behalten wollen. Die BWA 04 eignet sich gut für Unternehmen mit komplexeren Finanzstrukturen, da sie Einblick in Mittelverwendung und -herkunft gibt. mit Kapitalflussrechnung** Diese BWA kombiniert die Erfolgsrechnung mit Informationen zur Liquidität. Besonders hilfreich für Finanzverantwortliche, die Einblick in Zahlungsflüsse benötigen.

BWA 05 – Gesamtkostenverfahren-BWA

Diese BWA stellt die Kostenstruktur deines Unternehmens nach dem Gesamtkostenverfahren dar. Das bedeutet: Sämtliche Kosten werden den jeweiligen Kostenarten zugeordnet, unabhängig davon, ob sie zur Herstellung von Produkten oder zur Verwaltung angefallen sind. Besonders hilfreich ist diese Form der BWA, wenn du ein tiefes Verständnis für die Zusammensetzung deiner betrieblichen Aufwendungen gewinnen möchtest – z. B. zur Identifikation von Einsparpotenzialen oder zur Kalkulation deiner Verkaufspreise.

Sie bildet die Aufwände nach dem Gesamtkostenverfahren ab. Ideal, wenn du deine Kostenstruktur im Detail analysieren willst.

BWA 15 – Kapitaldienstgrenze-BWA

Diese Variante zeigt, wie viel Kapitalüberschuss dir zur Verfügung steht – häufig genutzt bei Kreditgesprächen oder Investitionsplanungen.

BWA 20 – BWA für Handwerksbetriebe

Speziell auf Handwerksunternehmen zugeschnitten. Sie berücksichtigt typische Kosten- und Ertragsstrukturen in diesem Bereich.

BWA 43 Einnahmen-Ausgaben-BWA

Die BWA 43 wird oft von Kleingewerbetreibende und Freiberufler:innen verwendet, da sie deren finanzielle Situation vereinfacht, aber durchaus ausreichend ausführlich darstellt.

BWA 51 – Kapitalfluss-BWA

Diese BWA legt den Fokus auf Ein- und Auszahlungen – also auf den Cashflow des Unternehmens.

BWA 97 – Privat-BWA

Dient zur Auswertung privater Einnahmen und Ausgaben – beispielsweise zur Vorlage bei Banken oder im Rahmen der Vermögensplanung.

Auch wenn jede BWA individuell aufgebaut sein kann – einige Kennzahlen sind für alle Unternehmen essenziell, um fundierte Entscheidungen zu treffen:

Eigenkapitalquote

Die Eigenkapitalquote zeigt an, wie es um die Finanzierung deines Unternehmens steht bzw. seine Solidität und die Kapitalkraft.

Ermitteln kannst du die Eigenkapitalquote mit folgender Formel: EK-Quote in = (Eigenkapital: Bilanzsumme) x 100
Sollte das Ergebnis unter 10 % liegen, besteht eventuell Insolvenzgefahr.

Gesamtkapitalrentabilität

Die Gesamtkapitalrentabilität (auch ROI: Return of Investment) zeigt die Rentabilität des gesamten eingesetzten Kapitals – also wie viel Gewinn pro investiertem Euro erzielt wird. Der ROI sollte idealerweise über dem aktuellen Kapitalmarktzins liegen, um wirtschaftlich attraktiv zu sein.

Die gängige Formel lautet: ROI in % = ((Gewinn + Zinsen) : Bilanzsumme) x 100.

Umsatzrendite

Die Umsatzrendite stellt die Renditefähigkeit anhand der Gewinne deines Unternehmens dar. Die Formel lautet: Nettoumsatzrendite (%) = (Betriebsergebnis ÷ Umsatz) × 100

Cash-Flow-Rate

Die Cash-Flow-Rate bildet die Grundlage zur Ermittlung der finanziellen Leistungsfähigkeit deines Unternehmens.

Cash-Flow-Rate (%) = (Cash-Flow ÷ Betriebsleistung) × 100

Kapitalrückfluss

Der Kapitalrückfluss zeigt, wie viel des eingesetzten Kapitals dem Unternehmen in Form von liquiden Mitteln wieder zufließt. Er ist ein wichtiger Indikator für die finanzielle Leistungsfähigkeit und sagt aus, wie effizient dein Unternehmen Mittel bindet und wieder freisetzt.

Die Formel lautet: (Cash-Flow ÷ Bilanzsumme) × 100

Entschuldungsdauer (in Jahren)

Die Entschuldungsdauer zeigt, wie lange es theoretisch dauern würde, bis ein Unternehmen seine Nettoverschuldung aus dem laufenden Cash-Flow vollständig zurückzahlen kann – also ohne zusätzliche Kredite oder Einnahmen. Sie ist ein wichtiger Indikator für die finanzielle Stabilität und sagt viel darüber aus, wie gesund dein Finanzierungsmix ist.

Die Formel lautet: (Nettoverschuldung ÷ Cash-Flow)

Ein niedriger Wert ist hier besser – je kürzer die Entschuldungsdauer, desto geringer das Risiko für Banken, Investoren und andere Stakeholder.

Working Capital (%)

Das Working Capital zeigt, wie gut ein Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit dem Umlaufvermögen zu decken – also ob genug Liquidität vorhanden ist, um laufende Ausgaben zu stemmen. Es ist ein klassischer Indikator für Zahlungsfähigkeit und kurzfristige Stabilität.

Die Formel zur Berechnung lautet: (Umlaufvermögen ÷ kurzfristiges Fremdkapital) × 100

Ein Wert über 100 % bedeutet, dass dein Unternehmen ausreichend liquide Mittel hat, um alle kurzfristigen Verpflichtungen zu erfüllen – ein gutes Zeichen für solide Finanzführung.

Egal ob du die BWA deines Unternehmens selbst erstellst, oder sie von einem/ einer Steuerberater:in erstellen lässt, und egal, ob sie internen oder externen Zwecken dienen soll, sollte sie einige wichtige Voraussetzungen erfüllen.

Nur so kann deine BWA die Realität in deinem Unternehmen korrekt abbilden und eine solide Entscheidungsgrundlage bieten.

1. Vollständige Buchführung

Eine BWA ist immer nur so gut, wie die Datenbasis, auf der sie beruht. Achte daher auf eine vollständige Buchführung, in der alle Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Umbuchungen oder auch Abschreibungen enthalten sind.

2. Abschreibungen monatlich erfassen

Oft werden Abschreibungen nur einmal jährlich beim Jahresabschluss erfasst. Allerdings solltest du deine Abschreibungen lieber nicht aufschieben, denn sie sind entscheidend für eine realistische BWA. Daher solltest du sie monatlich berücksichtigen – sonst wirkt dein Betriebsergebnis besser, als es eigentlich ist.

3. Zinsaufwendungen regelmäßig erfassen

Auch Kreditzinsen sollten nicht erst zum Jahresende auftauchen. Plane sie idealerweise monatlich anhand eines Zins- und Tilgungsplans ein, um deine tatsächliche Belastung im Blick zu behalten.

4. Einmalzahlungen sinnvoll aufteilen

Zahlst du z. B. eine Versicherung für das ganze Jahr im Januar, sollte diese Ausgabe nicht vollständig in der Januar-BWA auftauchen. Verteile solche Kosten gleichmäßig über das Jahr, um keine Verzerrungen in deiner Liquiditäts- und Ertragslage zu erzeugen.

5. Unfertige Leistungen und Lagerveränderungen mitdenken

Gerade in projektorientierten oder produzierenden Unternehmen spielen halbfertige Arbeiten oder Lagerbestände eine große Rolle. Wenn du diese nicht erfasst, fehlt ein zentraler Teil deiner wirtschaftlichen Realität.

6. Bestandsveränderungen abbilden

Die reine Wareneingangsrechnung reicht nicht. Wichtig ist, wie sich Bestände entwickeln – also was verarbeitet, verkauft oder verbraucht wurde. Nur so entsteht ein echtes Bild vom Rohertrag.

7. Uneinbringliche Forderungen berücksichtigen

Nicht jede offene Rechnung wird auch bezahlt. Wenn Forderungen uneinbringlich sind, gehört das in die BWA – sonst erscheint dein Ertrag zu hoch und die Auswertung wird unbrauchbar.

Die DATEV stellt unterschiedliche BWA-Vorlagen und Formen für unterschiedliche Branchen, Aufgabenfelder oder Kostenverfahren bereit. Hier sind einige Beispiele:

01: Die DATEV-Standard-BWA

Diese am häufigsten verwendete DATEV-Standard-BWA eignet sich für alle Unternehmensgrößen und -arten. Falls du die BWA unabhängig von branchenspezifischen oder rechtlichen Gesichtspunkten erstellen willst, passt diese BWA-Form zu dir.

04: Die Controlling-Report-BWA

Auf der Webseite von DATEV wird die BWA 04 als eine inhaltliche Kombination der kurzfristigen Erfolgsrechnung BWA 01 und der Kapitalflussrechnung BWA 51 beschrieben. Als Basis für den Controllingreport mit Kapitalflussrechnung und erkennbaren Zahlungsströmen wird sie häufig von Controllern verwendet, aber auch von Finanzteams generell.

Diese Form der BWA passt bei den Kontenrahmen der SKR03, 04, 14, 45, 51 und 99.

Weitere BWA-Formen von DATEV

• BWA 05 Gesamtkostenverfahren-BWA

• BWA 15 Kapitaldienstgrenze-BWA

• BWA 43 Einnahmen-Ausgaben-BWA

• BWA 51 Kapitalfluss-BWA

• BWA 97 DATEV-Privat-BWA

Mit den standardisierten Formaten zum Erstellen einer BWA von DATEV, kommt man eventuell schnell an die Grenzen des Möglichen. In DATEV-Rechnungswesen können auch individuelle BWAs angelegt werden.

Es ist aber auch problemlos möglich, seine eigene BWA zu erstellen. Dies geht entweder mit einer Buchhaltungs-Software oder einer gut gepflegten Excel-Datei.

Diese Hilfsmittel lassen dann auch die Visualisierung in Form von Diagrammen und Graphen zu.

Wer sich eine individuelle BWA konfiguriert, kann individuelle Gruppen und Konten zusammenbauen, die dann auf das Unternehmen zugeschnitten sind. Folgende Anforderungen müssen jedoch bei jeder BWA erfüllt werden:

• rechtsformenneutrale Gestaltung

• Kompatibilität mit einem Branchenvergleich (DATEV-Betriebsvergleich)

• größenordnungsneutrale Abbildung

• Integrierte Darstellungen mit dem Rechnungswesen und den statistischen Daten des Unternehmens erlauben

• Standardisierbarkeit

Schwächen der klassischen BWA: Warum viele kaum Mehrwert bringen

In unserer Podcastfolge [Summen & Salden mit Steuerberater Daniel] erklärt dieser, warum 97 % der klassischen BWA-Auswertungen Zeitverschwendung sind:

• Zeitverzögert: Die BWA wird oft Wochen nach Monatsende erstellt – zu spät für fundierte Entscheidungen.

• Unvollständig: Viele unterjährige Auswertungen sind nicht periodengerecht gebucht oder enthalten keine Abgrenzungen.

• Nicht abgestimmt: Konten sind oft nicht geprüft, Buchungen werden ohne Rückfragen durchgeführt.

• Nicht individualisiert: Viele BWAs enthalten für die Entscheidungsfindung irrelevante oder falsch aggregierte Zahlen.

„Mach aus einer BWA deine BWA.“ – Ein zentraler Appell aus dem Podcast.

Tipps für bessere Auswertungen

1. BWA lesen lernen: Verstehst du jede Zeile deiner BWA? Wenn nicht: Nachfragen.

2. Planung vs. Ist vergleichen: Stell eine eigene Planung auf – und vergleiche mit den tatsächlichen Zahlen.

3. Prozesse anpassen: Täglich erfassen, wöchentlich buchen, monatlich abschließen (Candis-Leitsatz)

4. Individuelle Strukturen schaffen: Eigene Konten, eigene Auswertungslogik – in DATEV oder einem externen Tool.

5. Kommunikation verbessern: Finance und Buchhaltung müssen sich verstehen und absprechen.

Reporting statt nur BWA: Denk größer

Die klassische DATEV-BWA bildet nicht alles ab. Weitere Auswertungen, die du nutzen solltest:

• Kostenstellenrechnung

• Chefauswertungen

• Liquiditätsmonitor online

• Projektauswertungen

• Deckungsbeitragsrechnung

Gerade Tools wie Contool oder die Chefauswertung in DATEV Unternehmen online machen es einfach, live mit Zahlen zu arbeiten – auch für Fachabteilungen ohne tiefes Buchhaltungswissen.

Fazit: Mach die BWA zu deiner Auswertung

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist kein Selbstzweck. Sie sollte dir und deinem Team helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, Budgetverantwortung zu übernehmen und Potenziale zu erkennen. Je besser Buchhaltung und Finance zusammenarbeiten, desto besser wird auch das Reporting.

Übersicht über die Standard-BWA-Formen in DATEV: https://apps.datev.de/help-center/documents/9211723

Leitfaden zur individuellen BWA-Anlegung: https://apps.datev.de/help-center/documents/1035100