Mandantenfähigkeit: Darum brauchst du eine mandantenfähige Buchhaltungs-Software

Wenn Unternehmen expandieren, wachsen nicht nur die Strukturen, sondern auch die Anforderungen an Organisation und Verwaltung.

Besonders in Unternehmensgruppen, Holdingstrukturen, Franchise-Modellen oder Unternehmen mit mehreren Standorten stellt sich hier dann oft die Frage: Wie kann man verschiedene Einheiten effizient verwalten und gleichzeitig die individuellen Anforderungen jeder Abteilung, Tochtergesellschaft oder Filiale berücksichtigen?

Hier kommt die Mandantenfähigkeit ins Spiel. Sie ermöglicht es, mehrere Mandanten gleichzeitig in einem System zu verwalten. Dabei können Aufgaben dezentral organisiert werden, während zentrale Prozesse effizient gesteuert bleiben. Das ist besonders wichtig für eine reibungslose Zusammenarbeit im Finanzteam.

In diesem Artikel erfährst du, was Mandantenfähigkeit ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bietet. Außerdem zeigen wir dir, wie die mandantenfähige Rechnungsmanagement-Software von Candis dir hilft, selbst komplexe Unternehmensstrukturen mühelos zu managen.

Eine mandantenfähige Software kann mehrere Mandate gleichzeitig auf demselben Server- oder Softwaresystem betreiben und verwalten.

Dabei können mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig mit der Software arbeiten, ohne dabei Zugriff auf die Daten anderer Nutzer:innen oder Mandanten zu haben. Das wird durch individuelle Zugangsrechte und eigenständige Logins geregelt.

Dabei können alle einzelnen Nutzer:innen auf die gleiche Software zugreifen und die Nutzer-Oberfläche individuell anpassen und mit individuellen Daten hinterlegen.

Damit kann die Software für jedes Mandat individuell konfiguriert und an die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung angepasst werden. Und das, ohne dass dabei Änderungen für alle anderen Mandate entstehen.

Mit einer mandantenfähigen Software kannst du in deinem Unternehmen, Aufgaben dezentral in Abteilungen oder Bereichen organisieren und gleichzeitig zentral verwalten. Somit werden eure Ressourcen optimal genutzt und Datenschutzanforderungen erfüllt. Durch die klare Trennung der Mandanten wird auch die vorbereitende Buchhaltung erleichtert, da alle Daten geordnet und zugeordnet sind.

Mit der mandantenfähigen Softwarelösung von Candis meisterst du Herausforderungen im Rechnungsmanagement mühelos. Egal, ob Holdingstruktur, Tochtergesellschaften, Standorte oder Projekte – Candis ermöglicht dir, alles zentral zu steuern und individuell anzupassen.

Dank sauberer Trennung und individuell definierbarer Rollen können Mandanten oder Abteilungen effizient zusammenarbeiten. In der Buchhaltung sorgt Candis dafür, dass Daten klar abgegrenzt verbucht und Freigabeprozesse flexibel an die Bedürfnisse jeder Einheit angepasst werden. Gruppenvorgaben wie mehrstufige Freigaben werden dabei zuverlässig eingehalten. Die klare Trennung der Mandanten erleichtert den Monats- und Jahresabschluss, da die Daten für jede Einheit sauber aufbereitet sind.

Mit Candis kannst du:

• Mehrere Unternehmen oder Projekte verwalten: Wechsel unkompliziert zwischen Tochtergesellschaften, Standorten oder Projekten – alles mit nur einem Login. Dabei bleibt jede Einheit sauber voneinander getrennt, was die Organisation erheblich vereinfacht.

• Daten individualisieren: Für jedes Mandat können individuelle Kundenstammdaten, Bankverbindungen und Buchungen angelegt werden. Darüber hinaus kannst du spezifische Freigabeprozesse erstellen, die perfekt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Einheit abgestimmt sind. Freigabeprozesse können so effizient gestaltet werden, dass Skonti rechtzeitig berechnet und gebucht werden.

• Individuelle Zugriffsrechte vergeben: Definiere Rollen für Teammitglieder, z. B. Administrator:innen mit vollem Zugriff oder Freigeber:innen mit eingeschränkten Rechten. So erhält jede:r Mitarbeiter:in genau die Zugriffsrechte, die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind.

• Flexibel exportieren: Arbeite mit unterschiedlichen Buchhaltungssystemen wie DATEV, Sesam oder anderen Lösungen – je nach Bedarf der Mandanten. Die flexible Exportfunktion unterstützt individuelle Workflows und sorgt für reibungslose Prozesse.

• Rechnungsfreigabe effizient gestalten: Mit Candis kannst du Freigabeprozesse parallel statt nacheinander durchführen. Das spart wertvolle Zeit, ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und hilft dir, Skonti zu nutzen.

• Tagesaktuelle Übersicht: Candis bietet dir eine zentrale Übersicht über offene Aufgaben, neue Rechnungen und fällige Exporte. So kannst du dich gezielt um die Bereiche kümmern, in denen gerade Handlungsbedarf besteht.

• Getrennter Posteingang: Jeder Mandant hat einen eigenen Posteingang, um Rechnungen und Dokumente zentral zu sammeln und übersichtlich zu verwalten.

• Anpassbarer Kontenplan: Tochterunternehmen können ihren Kontenplan sowie Stammdaten individuell anpassen, um ihre Buchhaltung optimal auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.

• Cloud-Software: Mit Candis arbeitest du flexibel und ortsunabhängig. Die Software ist direkt einsatzbereit, ohne aufwändige Installation, und ermöglicht dir jederzeit Zugriff – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

• Digitale Kommunikation: Tausche dich direkt auf der Plattform mit Kolleg:innen aus, ohne Umwege über Telefonate, E-Mails oder Excel-Listen. Das spart Zeit und sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit.

• Zentrale Buchhaltung: Die Buchhaltung der Muttergesellschaft oder Zentrale behält jederzeit den Überblick über alle Tochtergesellschaften. Dabei müssen die Aufgaben nicht einzeln durchgesehen werden – Candis liefert eine klare, übersichtliche Darstellung aller relevanten Daten.

Mit Candis wird dein Rechnungsmanagement nicht nur effizienter, sondern auch übersichtlicher, flexibler und sicherer.

Außerdem können praktische Funktionen wie eine Eigenbeleg- oder Kassenbuch-Vorlage genutzt werden, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Die Vorteile einer mandantenfähigen Softwarelösung liegen insbesondere für Unternehmen mit komplexen Strukturen klar auf der Hand.

1. Installation und Wartung: Mit einer mandantenfähigen Software genügt eine zentrale Installation, die alle Nutzer:innen gemeinsam verwenden können. Updates und Wartung können von einem zentralen Expert:in übernommen werden, wodurch Zeit und Kosten für die Verwaltung einzelner Lösungen entfallen.

2. Geringer Speicherbedarf: Mandantenübergreifende Daten werden zentral gespeichert und müssen nicht mehrfach abgelegt werden. Dadurch reduziert eine mandantenfähige Software den Speicherbedarf erheblich.

3. Hohe Sicherheitsstandards: Mandantenfähige Software trennt die Daten jedes Mandanten strikt voneinander und ermöglicht eine präzise Rechtevergabe. Dadurch werden sensible Informationen geschützt und hohe Datenschutzstandards eingehalten.

4. Bessere Wirtschaftlichkeit: Die Betriebskosten und der Wartungsaufwand werden auf mehrere Mandanten verteilt, was zu einer deutlichen Kostenersparnis führt.

5. Geringere Lizenzkosten: Mit zunehmender Anzahl an Nutzern innerhalb des Systems können, je nach Lizenzmodell, die Gebühren pro Nutzer sinken – ideal für wachsende Unternehmen.

Nachtiel Datensicherung: Die zentrale Speicherung aller Mandantendaten in einer gemeinsamen Datenbank kann die Sicherung komplexer machen und erfordert eine sorgfältige Backup-Strategie.

Nachteil Datenschutz: Die gemeinsame Nutzung der Software erhöht die Anforderungen an den Datenschutz, da die strikte Trennung und der Schutz sensibler Informationen gewährleistet sein müssen.

Steuerberatung mit Candis:
Steuerbüros verwalten oft zahlreiche Mandanten, darunter Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Mit Candis können Steuerberater:innen die Buchhaltung aller Mandanten zentral in einer Software managen.

Dabei kann jedem vertretenen Unternehmen ein eigener Mandantenbereich mit individuellen Daten und Buchhaltungsprozessen zugeordnet werden. Verrechnungskonten können mandantenübergreifend geführt werden, um Buchungen effizient zu steuern.

Die Steuerberatung erhält so Zugriff auf die relevanten Daten, ohne dass die Unternehmen Einblick in die Daten anderer Mandanten haben. So wird der Datenschutz gewahrt, während die Zusammenarbeit effizient bleibt.

Filmproduktionsfirma mit Candis:
Produktionsfirmen arbeitet oft an mehreren Filmprojekten gleichzeitig. Mit der mandantenfähigen Software von Candis können die Projekte separat verwaltet werden.

Jedes Projektteam hat Zugriff auf die für das jeweilige Projekt relevanten Rechnungen und Budgets. Gleichzeitig kann die zentrale Verwaltung die Kosten aller Projekte überwachen und analysieren, ohne die Arbeitsabläufe der einzelnen Teams zu beeinträchtigen. Auch Aufgaben wie Rechnungsabgrenzungen oder das Buchen von Rückstellungen können projektbezogen durchgeführt werden.

Restaurantkette mit Candis:
In einer Restaurantkette agiert jedes Restaurant als eigenständige Einheit, mit eigener Buchhaltung und individuellen Freigabeprozessen. Mit Candis können die Restaurants ihre Rechnungen und Daten unabhängig voneinander verwalten. Die zentrale Geschäftsführung und Buchhaltung behalten jedoch den Überblick über alle Restaurants und haben Zugriff auf sämtliche Daten. Dies ermöglicht nicht nur eine zentrale Organisation, sondern auch gruppenweite Analysen und eine effiziente Kontrolle.

Unternehmen mit Filialen:
Ein Einzelhandelsunternehmen mit mehreren Filialen nutzt Candis, um alle Standorte zentral zu verwalten. Jede Filiale bearbeitet ihre Rechnungen eigenständig, während die zentrale Buchhaltung alle Daten in einer Software einsehen und exportieren kann. Dies spart Zeit und erleichtert die Überwachung der Finanzen über das gesamte Unternehmen hinweg.

Wenn mehrere Unternehmen an eine Software angebunden werden müssen, ist eine einfache Implementierung wichtig. Mit Candis wird mandantenfähiges Rechnungsmanagement sogar für große Unternehmensgruppen mit dutzenden Tochtergesellschaften leicht und schnell möglich.

Dank der integrierten Mandantenfähigkeit können mehrere Accounts gleichzeitig verwaltet und per Mausklick auf die einzelnen Organisationen zugegriffen werden. Die Vergabe von individuellen Rechten regelt Zugriffe und die Filterfunktion rückt das in den Blick, worauf du dich gerade konzentrieren willst.