So macht passgenaue, cloudbasierte Software dein Finanzteam noch erfolgreicher

DMS, passgenaue Lösung, cloudbasierte Software – Finanzteams, die sich schon mal auf die Suche nach einer digitalen Lösung begeben haben, wissen: Die Auswahl ist groß und die Begriffe verschwimmen. Wir haben uns mit dem Thema beschäftigt, dir eine Übersicht mit cloudbasierter Software für Finanzteams erstellt und erklären, warum wir von großen, komplexen Lösungen abraten.

Viele Unternehmen nutzen Dokumentenmanagement Systeme, kurz DMS, und hoffen, ihre Prozesse so digital abgebildet zu bekommen. Das kann die Software in einigen Fällen allerdings nicht leisten, beliebt ist sie trotzdem noch, weil es sie seit 20 Jahren gibt und die meisten Unternehmen noch nie über eine Alternative nachgedacht haben. Dazu sehen sich Kund:innen des DATEV DMS classic aktuell allerdings gezwungen: Ab Ende 2023 bietet DATEV den Support sowie den Service nicht mehr an.
Was nun? Wir glauben, dass das der perfekte Zeitpunkt ist, darüber nachzudenken, ob passgenaue Lösungen das DMS ablösen können.
Tools, die speziell für verschiedene Anwendungsfälle entwickelt wurden, bieten einige Vorteile:

• Du bleibst flexibel und agil.

• Du kannst einzelne Lösungen austauschen, wenn sich deine Unternehmensstruktur oder die Ansprüche verändern.

• Jede Abteilung kann selbst entscheiden, welche Software für ihre Anwendungsfälle die richtige ist.

Aber wichtig: Achte darauf, dass die passgenauen Tools miteinander verknüpfbar sind und überlege vorab, welche Probleme du wirklich lösen willst.
Einfach beim DATEV DMS classic bleiben? Keine gute Idee. Warum, erklären wir dir

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Manche Finanzteams stürzen sich direkt in die konkrete Suche nach einer Software. Dabei überspringen sie aber einen essenziellen Schritt: Du solltest dir zunächst darüber im Klaren sein, welche Probleme du lösen willst, welche Punkte Priorität haben und welche Ansprechpersonen beteiligt sein sollten. Diese 4 Schritte gilt es zu erledigen, bevor du nach einem passenden Tool Ausschau hältst.

Schritt 1: Kommunikation im Unternehmen

Besonders beim Thema Digitalisierung und Tools, die von mehreren Personen im Arbeitsalltag verwendet werden, solltest du die anstehenden Pläne frühzeitig im Unternehmen kommunizieren. Das hat nicht nur den Vorteil, dass alle Mitarbeiter:innen Bescheid wissen und es zu keinen Spekulationen kommt, es können sich außerdem die Personen melden, die das Projekt mit vorantreiben möchten. So stellst du ein motiviertes, ambitioniertes Team auf, das sich mit der Auswahl eines oder mehrerer neuer Tools befasst.

Schritt 2: Probleme erkennen

Wie handhaben wir Prozesse aktuell? Wo sehen wir Bottlenecks? Was erhoffen wir uns von einem Tool? Hier kommt es darauf an, ob du bereits DATEV DMS genutzt hast und nun wechseln musst oder ob du ganz neu im Tool-Dschungel bist.

Du bist DATEV DMS Nutzer:in?

Du hast bisher DATEV DMS classic genutzt und suchst hierfür Ersatz? Dann frage dich zunächst folgendes:

• In welchen Bereichen hilft mir DATEV DMS?

• Welche Funktionen von DATEV DMS finde ich besonders hilfreich?

• Welche Funktionen waren für mich und mein Unternehmen eher unnötig?

Du hast bereits ein Tool, willst aber wechseln?

Finde Antworten auf diese Fragestellung:

• Welchen Bereich deckt mein bisheriges Tool ab?

• Welche Funktionen haben mir Nutzen gebracht?

• Welche Funktionen brauchte ich bisher nicht?

Die Antworten geben Aufschluss darüber, welche Probleme das DATEV DMS oder dein bisheriges Tool gelöst hat. Entsprechend kannst du dich auf die Suche nach einem oder mehreren Tools machen, die diese Anwendungsfälle abdecken.

Du hast bisher noch kein Tool im Einsatz?

Du hast bisher kein DMS genutzt und suchst passgenaue Lösungen für dein Unternehmen? Dann stelle dir diese Fragen:

• Welche Erwartungen habe ich an ein Tool?

• Welche Abteilungen oder Personen sind am Prozess beteiligt?

• Wie sieht der Prozess in Zukunft idealerweise aus?

Schritt 3: Analysieren und priorisieren

Manche Probleme, die du aufdecken wirst, sind schnell behoben, während sich andere als schwerwiegend herausstellen und im schlimmsten Fall Folgefehler verursachen können. Analysiere die Punkte, wäge ab, wie relevant sie sind, und priorisiere sie. So weißt du genau, für welche Anwendungsfälle du ein Tool brauchst und hast somit die ersten Kriterien zur Auswahl einer neuen Lösung.

Schritt 4: Schnittstellen

Du weißt jetzt, welche Baustellen du hast und wie sehr sie den Erfolg des Unternehmens beeinflussen. Jetzt kannst du dich auf die Suche nach passenden Lösungen machen. Achtung! Bei all diesen Schritten solltest du dir ebenso Gedanken darüber machen, welche Schnittstellen du benötigst. Willst du Rechnungen und alle nötigen Informationen beispielsweise bei DATEV importieren? Oder hast du eine andere Software, die unbedingt mit möglichen neuen Tools verknüpfbar sein sollte? Verwendest du ein ERP-System oder willst du in naher Zukunft eines nutzen? Diese Fragen gilt es vor der Suche nach einer Software zu beantworten, damit du gezielt nach passenden Lösungen Ausschau halten kannst.
Top-Tipp: Du hast ein neues Tool in Sicht? Dann checke zunächst, ob du deine Daten auch importieren kannst.

Cloudbasierte Software ist auf dem Vormarsch. Diese Entwicklung macht auch vor der Buchhaltung nicht halt. Unternehmen wollen dadurch schneller, effizienter, sicherer und kostengünstiger arbeiten. Was ist eine cloudbasierte Software und was sind die Vorteile? Das erklären wir dir im Folgenden.

Was macht cloudbasierte Software aus?

Früher war Software meist auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert, heutzutage ist das anders: Software wird in der Regel vom Anbieter gehostet. Handelt es sich um cloudbasierte Software, nutzt der Anbieter eine Cloud-Infrastruktur – ein verteiltes Netzwerk aus physischen und virtuellen Servern.

Vorteile von cloudbasierter Software für Finanzteams

Der Trend der letzten Jahre spricht klar für die Cloud. Die drei größten Vorteile von Cloud-Software sind der flexible Datenzugriff, die geringen Kosten und die höhere Datensicherheit.

1. Flexibler Datenzugriff

Cloud-Software bietet dank der Datenspeicherung auf externen Servern die Möglichkeit, von überall und zu jederzeit auf die eigenen Daten zuzugreifen. Alles, was es dazu braucht, ist eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät.
So haben z. B. Geschäftsführende immer einen Echtzeit-Überblick über die Finanzlage ihres Unternehmens und können sich schnell einen Überblick über Geschäftsvorfälle verschaffen, ohne dafür an die Inhouse-Server gefesselt zu sein. Zudem können mehrere Benutzer:innen von unterschiedlichen Standorten aus gemeinsam an Aufgaben arbeiten, was die Effizienz deutlich erhöht.

2. Geringe Kosten

Es gibt keine großen Setup-Kosten oder andere Vorauszahlungen, da die meisten Cloud-Anwendungen in einem monatlichen Abonnement abgerechnet werden. Kosten für die Instandhaltung, Installation von Upgrades oder die Systemadministration fallen weg, da dies alles von den Anbietern verwaltet wird und die Kosten im jeweiligen Abonnement inbegriffen sind.

3. Höhere Datensicherheit

Cloud-Lösungen bieten dank ihrer komplexen Verschlüsselungsalgorithmen eine höhere Datensicherheit als Inhouse-Lösungen. Komplexe Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) schützen deine Daten vor externen Zugriffen bestmöglich. Zudem gibt mehrmals täglich Sicherungsspeicherungen und Daten in der Cloud sind vor externen Einflüssen, wie Bränden, geschützt.

Du kennst nun die größten Probleme, die dein künftiges Tool abdecken sollte. Die Bereiche lassen sich dabei wie folgt einteilen:

Rechnungsfreigabe

Freigaben mit einem Klick von überall – das ist der Traum vieler Finanzteams. Die Realität sieht meist anders aus:

• Rechnung geht zentral und in Papierform ein.

• Zuständige Person muss gefunden werden.

• Rechnung muss bei mehreren Personen durch den Freigabeprozess.

• Da sich manche im Homeoffice befinden, verzögert sich der Prozess.

• Rechnung geht unter und bleibt weitere zwei Wochen liegen.

• Wenn die erste Mahnung eingeht, ist sie wieder auf dem Radar.

• Es vergehen drei Tage, bis sie über den Tisch und somit in die Freigabe der zuständigen Personen geht.

Homeoffice, Urlaube und räumliche Distanz (z. B. aufgrund von verschiedenen Unternehmensstandorten) erschweren und verlängern den Freigabeprozess von Rechnungen. Das ist vor allem der Fall, wenn Finanzbuchhaltungen die Belege in Papierform bearbeiten. Bei digitalisierten Prozessen gibt es weniger Reibungspunkte – wobei es auch hier einen einheitlichen, klaren und zugänglichen Ablauf braucht.

Rechnungsausgang

Rechnungen erstellen und versenden – das ist ein Teil vom Bereich Rechnungsausgang. Damit ist allerdings nicht alles erledigt. Oft erstellen Finanzteams Rechnungen nicht an einem zentralen Ort, weshalb es, zum Beispiel im Falle einer Änderung der Bestellung, zu Problemen kommen kann. Denn dann müssen Rechnung abgeändert werden, wofür sie einfach zu finden sein sollten. Auch die Daten der Kund:innen, die Fristen und der Status der Rechnung sind häufig nicht transparent – das ist auch verständlich, vor allem wenn Unternehmen wachsen und es mehrere am Prozess beteiligte Personen gibt.

Mahnwesen

Du hast eine Rechnung geschickt, wartest immer noch auf dein Geld und die Rechnungsfrist läuft ab? Wenn der Prozess nicht digitalisiert und automatisiert ist, gestaltet sich alles Folgende aufwendig. Du musst die Fristen prüfen, daraufhin eine Mahnung aufsetzen, versenden und im Auge behalten, ob das Geld eingeht.

Fahrtenbuch

Unternehmen mit Fuhrpark und verschiedenen Fahrer:innen kennen das: Sie müssen ein Fahrtenbuch führen. Meist liegt das direkt im Auto und muss von den fahrenden Personen gepflegt werden. Das geht im Arbeitsalltag oft unter – die Folge: Daten sind für den Steuerbericht unvollständig und nicht nachvollziehbar.

Firmenkreditkarten

Ein:e Mitarbeiter:in benötigt technisches Equipment und muss bei Bestellung direkt bezahlen? Verfügt dein Unternehmen über eine physische Kreditkarte, muss zunächst die Person ausfindig gemacht werden, die die Kreditkarte besitzt. Brauchen Mitarbeiter:innen sie jedoch vor Ort, stellt das eine Herausforderung dar. Virtuelle Kreditkarten können Abhilfe schaffen und Prozesse beschleunigen.

Cashflow-Management

Daten in Echtzeit zu sehen, ist wichtig. Unter anderem auch, um Liquiditätsengpässe rechtzeitig erkennen zu können. Vielen Unternehmen fehlt das richtige Tool, um Liquiditätsprognosen aufzustellen und sie regelmäßig mit der Realität bzw. den Echtzeit-Zahlen zu vergleichen.

Dokumentenmanagement

Ein Dokument geht bei Mitarbeiter:innen ein, wird digital in einem Ordner abgelegt und verweilt dort. Sucht eine andere Person nun das Dokument, treten oft Schwierigkeiten auf. Wo liegt das Dokument ab? Ist es auch wirklich das Original? Dokumentenmanagement Systeme lösen dieses Problem. Dort werden Dokumente unter anderem abgelegt und verschlagwortet.

Vertragsmanagement

Innerhalb eines Unternehmens gibt es viele Verträge, zum Beispiel im Marketing-, Personal- und Versicherungsbereich. Den Überblick zu behalten, fällt den meisten schwer. Wann läuft welcher Vertrag aus? Wo sind Unterschriften ausstehend? Tools, die sich auf Vertragsmanagement fokussieren, können hier Abhilfe schaffen.

Warenwirtschaft

In einem Unternehmen findet tagtäglich ein Austausch mit Kunden:innen statt. Je nach Produkt oder Leistung kann das z. B. auch das Lager beeinflussen. Es ist wichtig, den Kreislauf zu dokumentieren, auch für die Finanzbuchhaltung. Um ein klares Bild hinsichtlich der Finanzen des Unternehmens zu haben, sollte der Bereich transparent und für alle beteiligten Mitarbeiter:innen zugänglich sein. Ist das nicht gegeben, kann es unter anderem zu falschen Annahmen und darauf basierenden Entscheidungen kommen.

Auslagen

Mitarbeiter:innen befinden sich auf Geschäftsreise und begleichen Rechnungen zunächst aus eigener Tasche? Sie brauchen technisches Equipment und strecken den Betrag vor? In diesen Fällen werden die Auslagen vom Unternehmen rückerstattet. Das kann so aussehen:

• Eine Mitarbeiterin befindet sich auf Geschäftsreise und legt die Hotelkosten vorerst aus.

• Danach schickt sie die Rechnungen an die zuständige Person, um den Betrag zu erhalten.

• Da diese im Urlaub ist, dauert es einige Zeit, bis die Erstattung genehmigt ist.

• Danach wird der Betrag erst mit der nächsten Gehaltszahlung beglichen. Es kann demnach durchaus einiges an Zeit vergehen, bis die Mitarbeiterin ihre Auslage auf dem Konto hat.

Dieser Ablauf ist mühsam und zeitaufwendig. Alleine die Kommunikation der Mitarbeiter:innen bedarf Zeit. Eine Software für Auslagenerstattung kann diesen Ablauf einfacher und schneller gestalten.

Elektronische Signaturen

So sieht’s in vielen Unternehmen aus: Ein Vertrag wird per E-Mail verschickt, ausgedruckt und unterschrieben, danach eingescannt und wieder per E-Mail zurückgeschickt. Das ist aufwendig und die beteiligte Person muss über einen Drucker und Scanner verfügen. Unternehmen können Prozesse deutlich beschleunigen, wenn sie mit elektronischen Signaturen arbeiten. Damit hier alles reibungslos läuft und die Unterschrift auch rechtsgültig ist, sollten sie dafür die passende Software verwenden.

Zahlungsverkehr

Eine Rechnung ist freigegeben, was passiert nun? Jetzt muss sie nur noch bezahlt werden. Wann ist der richtige Zeitpunkt und welche Rechnungen müssen zuerst beglichen werden? Das sind Fragen, die sich Finanzteams stellen. Einige müssen im nächsten Schritt händisch die Überweisung tätigen. Dass dabei Fehler unterlaufen, kommt häufig vor und einiges an Zeit kostet es außerdem.

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Du weißt jetzt, welche Probleme eine Software lösen soll und wo deine Prioritäten liegen. Außerdem hast du mit unserer Tool-Übersicht einen Überblick über mögliche Lösungen. Aber wie filterst du aus all den Angeboten die für dich und dein Finanzteam passende Software heraus? Wir haben 5 Tipps.

Tipp 1: Konzentriere dich auf Kernfunktionen

Der Trend geht hin zu spezialisierten Lösungen, die konkrete Probleme lösen. Das lässt sich auch im privaten Bereich erkennen: Statt einer Smartphone-App, die alles kann, nutzen wir für jeden Anwendungsfall eine eigene App. Warum sollte das im Arbeitsalltag anders sein? Du solltest dir deshalb genau überlegen, ob eine umfangreiche Software wirklich die richtige Lösung ist. Solche Tools gehen oft mit eingeschränkter intuitiver Handhabung, hohen Kosten und viel Zeitaufwand einher.
Suche also eine Software, die ein oder mehrere spezifische Probleme lösen kann. So sparst du dir Zeit sowie Geld und kannst dich auf die Lösung eines einzigen Punktes konzentrieren.

Tipp 2: Setze auf automatisierte Lösungen

Automatisierung ist die Zukunft und händisches Abtippen sollte bald der Vergangenheit angehören. Lasse wiederkehrende Tätigkeiten durch eine Software erledigen. Damit sparst du wertvolle Zeit und verringerst die Fehleranfälligkeit.

Tipp 3: Behalte die Kosten-Nutzen-Relation im Auge

Bedenke bei der Auswahl von Software immer, welchen Aufwand du dir durch den Einsatz sparst und wie viel du investieren musst. Verbringen Mitarbeiter:innen z. B. 40 Stunden im Monat mit dem Abgleichen von Belegen mit dem Bankkonto, kann eine Software durchaus Sinn machen.

Tipp 4: Behalte die Datensicherheit im Blick

Dieser Punkt ist so offensichtlich wie wichtig: Datensicherheit. Täglich werden zig Daten online gespeichert. Achte bei der Auswahl deines Tools auf sichere Rechenzentren. So schützt du dich vor Datenverlusten.

Tipp 5: Achte auf Schnittstellen

Bekommst du vorhandene Daten nicht in dein neues Tool migriert oder funktioniert der Export und darauffolgende Import zu nachgelagerter Software nicht, bleibt der Nutzen eines Tools meist aus. Wähle eine neue Software also so aus, dass deine Daten schnell und reibungslos transportiert werden können.

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Bei der Auswahl und Implementierung einer neuen Software müssen Finanzteams ein paar Herausforderungen meistern – wir haben ein paar zusammengefasst und zeigen dir, wie du sie einfach und schnell bewältigen kannst.

Nutzen ist unklar

Die Software wird wahrscheinlich von mehreren Personen genutzt. Dabei waren vermutlich nicht alle am Auswahlprozess involviert, weshalb ihnen Hintergrundinformationen fehlen und sie sich nicht über den Nutzen des Tools bewusst sind. Entsprechend ist für sie erstmal nicht klar, wie sie das Tool nutzen sollen und welches Problem die Software für sie löst.
Die Lösung: Erkläre, weshalb dieses Tool ausgewählt wurde und was sich das Unternehmen davon verspricht. Zeige Anwendungsfälle auf, in denen ihr die Software zu euren Gunsten anwendet.

Angst vor “falschen” Entscheidungen

Um ein passendes Tool zu finden, braucht es Kommunikation. Verantwortliche Personen sprechen mit anderen Abteilungen und versuchen zu lösende Probleme zu priorisieren. Oft entsteht dadurch der Druck, ein Tool zu finden, das perfekt ist und alle beteiligten Instanzen zufriedenstellt. Das ist allerdings in den seltensten Fallen machbar, weshalb viele die Suche abbrechen.
So kriegst du’s gelöst: Mache allen bewusst, dass vor der Auswahl analysiert werden muss, welches Problem ihr mit der zukünftigen Software lösen wollt. Danach gilt es, vorrangig hierfür eine Lösung zu finden.

Unterschiedliche Erwartungen

Der oben beschriebene Punkt rührt oft daher, dass es viele beteiligte Instanzen gibt, die unterschiedliche Erwartungen haben. So hat Marketingabteilung zum Beispiel andere Prioritäten als das Finanzteam. Sind die Ansprüche, die das Unternehmen an eine Software stellt, nicht klar, mündet das oft in Unzufriedenheit.
Hier liegt die Lösung nahe: Nachdem ihr zusammen festgelegt habt, welches Problem das Tool lösen soll, notiert ihr es. So haben alle ein gemeinsames Verständnis und die Entscheidung wird festgehalten. Kommt dieser Punkt dann beispielsweise bei der Auswahl auf oder sogar noch, wenn ihr die neue Software bereits nutzt, können Beteiligte darauf verweisen.

Fehlende Ressourcen und Ansprechpersonen

Die neue Software ist eingeführt, das Finanzteam hat aber keine Kapazitäten, sich mit dem Tool vertraut zu machen. Entsprechend nutzen sie es sporadisch oder auch regelmäßig, kennen aber nicht alle Funktionen, von denen sie profitieren können. Das kann auch dazu führen, dass sie Fragen zur neuen Software einfach bei Seite schieben, weil die Zeit fehlt oder es keine Ansprechperson gibt.
So meisterst du die Herausforderung: Plant vorab ausreichend Zeit ein, um Schulungen durchzuführen und das Tool auszuprobieren. Allen beteiligten Mitarbeiter:innen wird erklärt, an wen sie sich bei Unklarheiten oder Feedback wenden können.