Kassenbuch – Dokumentation der Geschäftsvorfälle

Unternehmen sind verpflichtet alle ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben zu dokumentieren und aufzubewahren. Bei Bargeschäften kommt dazu in der Buchhaltung das Kassenbuch zum Einsatz. Es ist eines der wichtigsten Nebenbücher in der unternehmerischen Buchführung und ist vor allem für Gastronomie- und andere Betriebe, die viele Geschäfte über Barzahlungen abwickeln, von großer Bedeutung.

Vereinfacht gesagt gilt: Wer die klassische Kasse in seinem Geschäft zu stehen hat oder sich für Dienstleistungen in bar bezahlen lässt, der muss für eine vollständige Buchhaltung ein Kassenbuch führen.

So führen Sie ein Kassenbuch

Die Kassenbuchführung ist keine große Kunst. Sie müssen lediglich alle Ein- und Ausgänge chronologisch, vollständig, verständlich und nachvollziehbar dokumentieren. Hilfreich ist dieser Leitsatz aus dem §145 Absatz 1 in der Abgabenordnung:

(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.

Der Eintrag an sich reicht nicht aus. Es müssen wie bei allen anderen Geschäften natürlich auch Belege, wie Quittungen oder Rechnungen, vorliegen.

Für Ihr Kassenbuch können Sie kostenpflichtige Tools, beispielsweise von DATEV, nutzen, die Ihnen die entsprechenden Vorlagen bieten oder sich einfach selbst eine Vorlage in Excel erstellen. Dazu finden Sie online zahlreiche Anleitungen. Wichtig ist, dass Sie beim Kauf einer Software besonders auf den Datenschutz nach DSGVO achten. Schließlich geben Sie sehr sensible Daten ein, die nicht in die falschen Hände geraten dürfen.

Kassenbuchführung – Viele Kunden, viel Aufwand

Der Aufwand der Dokumentation variiert je nachdem wie häufig Bargeschäfte abgewickelt werden. Je häufiger Kunden in bar zahlen oder Sie Geld aus der Kasse nehmen, desto häufiger muss auch der Eintrag im Kassenbuch vorgenommen werden. Es kann also vorkommen, dass Sie, wenn Sie zum Beispiel ein täglich geöffnetes Restaurant führen, täglich Einnahmen im Kassenbuch vermerken müssen.

Die Vorschriften gelten bei der Kassenbuchführung

Es gibt keine dedizierten Vorschriften für das Kassenbuch. Es wird allerdings in den Regelungen der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch und im Umsatzsteuergesetzbuch eingeschlossen. Um die Einträge zu den bar getätigten Einnahmen und Ausgaben auch dem Finanzamt bei Bedarf vorlegen zu können, müssen sowohl das Kassenbuch als auch alle zugehörigen Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden.