Die Lohnabrechnung wird am Ende jedes Monats für den Arbeitnehmer ausgestellt und schlüsselt seinen Verdienst, die angefallenen Steuern den Solidaritätszuschlag und die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung auf. Die Lohnabrechnung wird gemeinhin auch als Gehaltsabrechnung bezeichnet und bestätigt die erfolgte Auszahlung des Gehalts. Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, diese für einen jeden Arbeitnehmer zu erstellen.

Das Gehalt in der Abrechnung

In der Lohnabrechnung erfährt der Arbeitnehmer, wie viel Netto von seinem Brutto er bekommt, welche Sozialversicherungsbeiträge er gezahlt hat und welche Steuern anfallen. Auch der Solidaritätszuschlag und dessen Höhe sind aufgeführt. Den größten Teil derer machen die Sozialversicherungsbeiträge wie Kranken- und Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung aus. So bekommt Ihr Mitarbeiter einen genauen Überblick darüber, wie hoch der ausgezahlte Lohn ist und welche Kosten Sie bereits für ihn gedeckt haben. Denn die Beiträge zur Sozialversicherung, Steuern und der Soli werden von Ihnen im Namen des Arbeitnehmers an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Was nicht in der Lohnabrechnung enthalten ist, sind die Lohnnebenkosten, die Sie für jeden Mitarbeiter tragen müssen.

Bestandteile der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung muss nach gesetzlicher Vorschrift eine Reihe von Daten enthalten. Welche Angaben das sind, regelt §108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung. Die GewO besagt, dass die folgenden Daten in jeder Lohnabrechnung enthalten sein müssen:

Allgemeine Angaben

  • Name und Anschrift des Arbeitsgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsort des Arbeitsnehmers
  • Versicherungsnummer, Steuerklasse, Steuer-ID des Arbeitsnehmers
  • Beginn, gegebenenfalls Ende der Beschäftigung
  • Zeitraum der Abrechnung

Entgeltbestandteile

  • Bruttolohn/Bruttogehalt
  • Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitsnehmers
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag

Der Vorgänger der Lohnabrechnung

Vor einigen Jahrzehnten war es noch üblich, dass die Arbeitnehmer am Ende des Monats im Lohnbüro Ihre Lohntüte abholten, in der sich das Gehalt in Bar und ein Lohnstreifen befanden. Dieser Streifen enthielt alle Daten dazu, wie sich das Gehalt zusammensetzte. Er war der Vorgänger der heutigen Lohnabrechnung. Mittlerweile werden Gehälter auf Girokonten überwiesen und der Lohnstreifen ist Geschichte. Stattdessen bekommen Arbeitnehmer gesondert die Lohnabrechnung.

Fälligkeit der Lohnabrechnung

Die Gehaltsabrechnung muss für jeden Mitarbeiter mit dem Zeitpunkt der Auszahlung erstellt werden. Diese muss in Textform erfolgen, dem Mitarbeiter also schriftlich ausgehändigt werden.

Die Lohnabrechnung wird in kleineren und mittelständischen Unternehmen meist von einem externen Buchhaltungsbüro oder einem Steuerberater übernommen, der sie mithilfe von DATEV Unternehmen online anfertigen kann.

Größere Unternehmen haben in der Regel eine eigene Lohnbuchhaltung, deren Fachberater sich um die Lohnabrechnungen kümmern. Dabei wird für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto geführt. Die Zusammenstellung des jeweiligen Gehalts und dessen Abgaben werden in entsprechenden Lohnlisten eingetragen. Auch die Lohnbuchhaltung verwendet dafür zumeist DATEV Unternehmen online oder ein anderes Lohnabrechnungsprogramm nutzen. Dank der vielen Funktionen kann die Buchhaltung meist schnell und einfach eine persönliche Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter anfertigen lassen.

Überprüfung der Lohnabrechnung

Arbeitgeber müssen gesetzliche Vorgaben bei der Erstellung der Lohnabrechnung einhalten. Auch wenn Sie die Lohnabrechnung an ein externes Buchhaltungsbüro oder den Steuerberater auslagern, tragen Sie die Verantwortung für die korrekten Daten und die Aufschlüsselung, mit der Ihr Angestellter nachvollziehen kann, wie sich sein Gehalt zusammensetzt. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist es gleichermaßen wichtig, dass die Lohnabrechnung korrekt ist. Denn wenn die Daten nicht stimmen, kommen im schlimmsten Fall Probleme mit Versicherung und Finanzamt auf Sie zu. Deshalb sollten Sie auch Ihre Mitarbeiter stets ermahnen, die eingetragenen Daten auf der Lohnabrechnung zu überprüfen und Fehler den zuständigen Mitarbeitern zu melden.

Dabei gilt es besonders darauf zu achten, dass die Abrechnung auf jeden Fall als persönlich/vertraulich gekennzeichnet ist und gut verschlossen ist. Zudem sollten Sie Umschläge benutzen, die durch eine Beschriftung im Inneren das Durchleuchten der Gehaltsabrechnungen nicht ermöglichen.

Die wichtigsten Punkte, die in der Abrechnung stets überprüft werden sollten:

  • Stimmen alle Angaben zum Unternehmen und sind sie vollständig?
  • Stimmen alle Angaben zum Mitarbeiter und sind sie vollständig? Dazu gehören nicht nur Name, Adresse und Geburtsdatum, sondern auch die Versicherungsnummern, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer und Kirchenzugehörigkeit.
  • Sind Netto- und Bruttogehalt korrekt?
  • Stimmen der Abrechnungszeitraum und das Datum des Beschäftigungsbeginns oder -endes?
  • Sind sowohl Versicherungsbeiträge und Steuern als auch der Solidaritätszuschlag korrekt vermerkt?

Können Sie diese Fragen alle ganz einfach mit „Ja“ beantworten, so können Sie davon ausgehen, dass die vorliegende Lohnabrechnung korrekt ist. Ist das nicht der Fall, muss die Buchhaltung über die fehlerhaften Daten informiert werden.