Der Begriff Vorsteuer bezeichnet die Umsatzsteuer, die Unternehmen für Waren und Dienstleistungen zahlen. Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet die Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Da Sie selbst aber für Waren und Dienstleistungen die Umsatzsteuer entrichten, können Sie den bereits gezahlten Betraf mit Ihrer Umsatzsteuerschuld verrechnen.

Jedes Unternehmen, das Umsatzsteuern erhebt und damit auch an das Finanzamt abführt, kann seine auf Dienstleistungen und Waren gezahlten Steuern als Vorsteuer abziehen. Kleinunternehmer, die für ihre Leistungen keine Umsatzsteuer einnehmen, sind damit auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Abzug der Vorsteuer: So geht’s!

Um die Vorsteuer abzuziehen berechnen Sie, wie hoch die Steuern sind, die Sie für gekaufte Waren und in Anspruch genommene Dienstleistungen gezahlt haben. Die Steuerschuld, die Sie gegenüber dem Finanzamt begleichen müssen, berechnen Sie selbst. Sie entspricht der Umsatzsteuer, die Sie mit dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen eingenommen haben. Anschließend ziehen Sie den Betrag, den Sie bereits an Steuern bezahlt haben von Ihrer Steuerschuld ab.

Alle Daten werden in die Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen und elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Wichtig ist, dass Ihnen die Rechnungen für alle Einkäufe und Dienstleistungen vollständig vorliegen. Diese müssen bei einer Wirtschafts- oder Steuerprüfung vorgelegt werden können. Fehlen auf einer Rechnung Daten, kann das Finanzamt die abgezogene Vorsteuer verlangen.

Welche Daten auf einer Rechnung vorliegen müssen, erfahren Sie in unserem Artikel Rechnungsprüfung leichtgemacht: So sparen Sie Zeit.

Der pauschale Vorsteuerabzug

Unternehmen, die im Vorjahr nicht mehr als 61.356 Euro umgesetzt haben, dürfen die Vorsteuer auch pauschal abziehen. Damit sparen sie oft eine Menge Verwaltungsaufwand, da die gezahlten Steuern nicht einzeln zusammengerechnet werden müssen.

Allerdings sollten Sie vor dem pauschalen Vorsteuerabzug abwägen, ob sich die Entlastung der Verwaltung wirklich lohnt oder ob Sie mehr Steuern sparen würden, wenn Sie die Vorsteuer einzeln abziehen. Denn wieviel Vorsteuer Sie abziehen dürfen, richtet sich hier nach einer Prozenttabelle, die einen festen Satz für Ihren Berufsstand vorschreibt. Wer nur geringe Ausgaben hat, kann davon profitieren. Wer hohe Ausgaben und wenige eigene Verkäufe verzeichnet, zahlt allerdings häufig mehr Steuern als vorgeschrieben.

ACHTUNG: Wer den pauschalen Vorsteuerabzug wählt, muss ihn das ganze Jahr vornehmen und kann erst im nächsten Geschäftsjahr wieder zum normalen Abzug wechseln.

Vorsteuer: Was ist absetzbar?

Unternehmen, die die Vorsteuer abziehen können, sollten genau wissen, für welche sie Ausgaben vorsteuerabzugsberechtigt sind. Es dürfen ausschließlich die Vorsteuern abgezogen werden, die Sie für Waren gezahlt haben, die für das Unternehmen gekauft wurden. Das gilt auch bei Dienstleistungen. Sie können also die Steuern für Rohstoffe, Produktionsmaschinen oder etwa den Ausbau Ihrer Büroräume als Vorsteuer von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen.

Nicht abziehen dürfen Sie die Steuern für Ihre privaten Einkäufe. Auch wenn Sie im Großmarkt mit der Kundenkarte des Unternehmens shoppen – Steuern für Geschenkpapier, Lebensmittel und Co. dürfen Sie nicht abziehen. Das gilt auch für Einkommensteuern und andere Personensteuern und Geldstrafen für Strafverfahren. Kaufen Sie Geschenke für Mitarbeiter oder Geschäftspartner werden die Kosten auch nicht als Aufwendungen im Sinne des Unternehmens anerkannt. Der Vorsteuerabzug ist nicht möglich.

Fälligkeit der Vorsteuer

Die Vorsteuer wird monatlich oder quartalsweise fällig und muss immer mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgeführt werden.

Ob die Voranmeldung monatlich oder quartalsweise erfolgen muss, wird aufgrund der Umsatzsteuerschuld des Vorjahres festgelegt. Zahlte das Unternehmen im Vorjahr bis zu 1.000 Euro Umsatzsteuer, wird die Steuer einfach jährlich entrichtet und keine Umsatzsteuervoranmeldung nötig.

Wurden im Vorjahr zwischen 1.001 und 7.500 Euro gezahlt, wird die Umsatzsteuervoranmeldung einmal im Quartal an das Finanzamt versendet. In diesem Fall sind die Stichtage 10. Februar, 10. Mai, 10. August und 10. November. Handelt es sich nicht um einen Werktag, verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Die Voranmeldung muss monatlich erfolgen, wenn Ihr Unternehmen im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer entrichten musste. In diesem Fall müssen Sie die Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt einreichen und auch zu diesem Stichtag die Zahlung entrichten.

Sinn der Vorsteuer

Die Vorsteuer sorgt für eine Menge bürokratischen Aufwand, hat aber durchaus einen Sinn. Denn sie bewahrt Sie vor der doppelten Steuerbelastung. Sonst würden Sie als Unternehmen einmal die Steuern beim Einkauf zahlen und zusätzlich noch die Steuern aus Ihren Verkäufen an das Finanzamt abführen. Der Fiskus würde an Ihnen also doppelt verdienen.

Besonders Gründer, die im ersten Jahr eine deutlich höhere Vorsteuer zahlen als sie Umsatzsteuern einnehmen können davon profitieren. Sie bekommen nicht selten Umsatzsteuern zurückerstattet.

Vorsteuer oder Umsatzsteuer – eine indirekte Steuer

Bei der Vorsteuer handelt es sich um eine indirekte Steuer. Sie wird immer von Kunden gezahlt, allerdings nicht direkt an das Finanzamt. Kunden zahlen sie als Mehrwertsteuer an ein Unternehmen. Das Unternehmen ist quasi vom Finanzamt beauftragt und sammelt die Steuer für den Fiskus ein. Anschließend muss das Unternehmen die Steuer an das Amt abführen. Dabei gehört das Geld niemals dem Unternehmen. Es ist nur ein Mittelsmann.

Buchung der Vorsteuer in der Bilanz

Die Vorsteuer muss von der Buchhaltung bilanziert werden. Dabei ist sie ein kostenneutraler Posten, da sie, wie oben beschrieben, nur eine indirekte Steuer ist. Sie gehört deshalb auch zu den durchlaufenden Posten. Sie wird dabei immer im Soll gebucht und die Umsatzsteuer im Haben. Bei Gutschriften und Skonti ist die Buchung genau andersherum.