Digitale Rechnungsprüfung kurz erklärt
Bei der digitalen Rechnungsprüfung werden Eingangsrechnungen auf ihre Richtigkeit überprüft.
So stellen Unternehmen sicher, dass sie nur Rechnungen für Leistungen begleichen, die sie in Anspruch genommenen haben.Rechnungen gehen digital über ein Portal oder per Mail ein und werden automatisch in ein Rechnungsfreigabe-Programm importiert.
Eine Rechnungsmanagement-Software ermöglicht die Digitalisierung des gesamten Prozesses der Rechnungsprüfung.
Das hat den Vorteil, dass viel Papierkram und manuelle Schritte wegfallen, was zu Fehlervermeidung, Zeiteinsparung und Kostensenkung führt
Am besten hat das Rechnungsprogramm noch eine Schnittstelle zu DATEV und anderen relevanten Tools, damit Rechnungen nach der Zahlung ganz einfach exportiert werden können.
In vielen Unternehmen ist die Rechnungsprüfung noch immer ein mühsamer, manueller Prozess: Rechnungen treffen per Post ein, werden händisch geprüft, abgestempelt und freigegeben. Besonders in Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen führt dies zu einem enormen Arbeitsaufwand. Buchhalter:innen verbringen viel Zeit damit, die passenden Belege zu suchen und diese manuell mit den Eingangsrechnungen abzugleichen. Das Ergebnis? Papierchaos, verzögerte Monatsabschlüsse und unübersichtliche Arbeitsabläufe.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, auf eine digitale Rechnungsprüfung umzustellen. Digitale Prozesse sparen nicht nur Zeit und Nerven, sondern optimieren das gesamte Rechnungsmanagement nachhaltig.
In diesem Artikel zeigen wir dir die 6 wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung und warum sich der Umstieg lohnt.
Was ist (digitale) Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung an sich bezeichnet den Vorgang des Bearbeitungs- und Kontrollprozesses von Eingangsrechnungen. Dabei werden Rechnungen bei der formellen und sachlichen Prüfung auf Vollständigkeit bezüglich verschiedener Pflichtangaben, Richtigkeit und Formalitäten inspiziert. Erst danach darf eine Rechnung freigegeben und verbucht werden.
Bei der digitalen Rechnungsprüfung gehen die Rechnungen optimalerweise schon digital ein. Anschließend werden sie mit einer Rechnungsfreigabe-Software automatisiert in drei Schritten geprüft.
In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Buchhaltung für die Prüfung von Rechnungen zuständig. In größeren Unternehmen ist in der Regel die sogenannte Kreditorenbuchhaltung verantwortlich.
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Formelle Rechnungsprüfung
Die inhaltliche oder sachliche Rechnungsprüfung ist ein zentraler Schritt in der Rechnungsverarbeitung und stellen sicher, Rechnungen nach gesetzlich festgelegten Angaben vollständig sind.
Die formelle Rechnungsprüfung wird auch inhaltliche Rechnungsprüfung genannt und erfolgt nach § 14 UStG. Folgende Pflichtangaben müssen bei einer Rechnung immer enthalten sein:
Vollständiger Name des Lieferunternehmens
Vollständige Adresse des Lieferunternehmens
Kontaktdaten der Kundschaft
Ausstellungsdatum der Rechnung
Datum des Vertragsabschlusses
Menge und Art der gelieferten Ware
Gebühr für die einzelnen Artikel
Gesamt Netto- und Bruttobetrag
Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern
Sofern verfügbar, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen
Zahlungsinformationen
Mit einer Software zur Rechnungsfreigabe funktioniert der Abgleich der Stammdaten ganz automatisch per künstlicher Intelligenz und OCR-Technologie, die alle wichtigen Daten wie z. B. Rechnungsnummer und -datum erkennt und in die jeweilige Software überträgt. Wenn eine Eingangsrechnung fehlerhaft ist oder die Pflichtangaben nicht vollständig sind, kann sie von der empfangenden Person abgelehnt werden.
Seit diesem Jahr (2025) ist dein Unternehmen höchstwahrscheinlich auch von der E-Rechnungspflicht betroffen und somit verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
In einer E-Rechnung werden alle Rechnungsinformationen in einem digitalen Format erstellt, elektronisch übermittelt und empfangen. Hierbei erhältst du die Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. Das ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung der Eingangsrechnung, wie die digitale Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung.
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Sachliche Rechnungsprüfung
Bei der sachlichen Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen und dabei kontrolliert, ob die gekauften Waren oder Dienstleistungen korrekt abgerechnet und Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden.
Folgendes wird normalerweise geprüft:
ob die Rechnung gerechtfertigt ist.
ob die Leistungen erbracht wurden.
welche Kostenstellen relevant sind.
Verantwortlich für die sachliche Rechnungsprüfung ist in der Regel die Person, die die Bestellung getätigt hat. Hier kommt es häufig zu Verzögerungen und Fehlern. Mitarbeiter:innen haben zu viel zu tun, sind krank, im Urlaub oder vergessen die Rechnung unter einem Papierstapel.
Mit der digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung wird dieser Schritt extrem vereinfacht. Durch einen digitalen Prüf- und Freigabe-Workflow kann viel Zeit gespart werden.
Im Falle von Unklarheiten müssen weitere Personen betriebsintern in die Rechnungsprüfung miteinbezogen werden. Mit einer Rechnungsfreigabe-Software erübrigt sich dieser Schritt jedoch meistens, weil Rückfragen direkt via Kommentarfunktion geklärt werden können. Man muss also keine E-Mails mehr schreiben oder warten, bis man die Person wieder im Büro sieht.
Subprüfung
Bei der Subprüfung werden einzelner Positionen oder spezifischer Vertragsbedingungen auf einer Rechnung im Detail nachgeprüft. So wird sichergestellt, dass auch kleinste Details korrekt erfasst und abgerechnet wurden.
Dabei liegt der Fokus auf den folgenden Punkten:
Prüfung von Einzelpositionen
Kontrolle von Vertragsdetails
Prüfung von steuerlichen Angaben
Abgleich mit internen Daten
In Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen kann die Subprüfung schnell zeitintensiv und fehleranfällig werden. Durch den Einsatz einer digitalen Rechnungsmanagement-Software, wie Candis, wird die Subprüfung wesentlich effizienter gestaltet.
Die 6 Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung
Auch wenn viele noch zögern, die Buchhaltung zu digitalisieren – die digitale Rechnungsprüfung bietet so viele, miteinander zusammenhängende Vorteile, dass in der Praxis jeder Zweifel schnell verfliegt.
1. Fehlervermeidung
Bei einer fehlerhaften Rechnungsprüfung, wie z. B. dem Übersehen von Pflichtangaben, können der Vorsteuerabzug entfallen oder rechtliche Probleme wegen einer Steuerprüfung folgen. Die finanziellen Konsequenzen dessen sind oft schwerwiegend und können auch mal tausende Euro betragen.
Leider machen Menschen häufig Flüchtigkeitsfehler, weil sie zum Beispiel unkonzentriert sind oder abgelenkt werden.
Das manuelle Auslesen von Papierrechnungen birgt also viel Potenzial für Fehler, während das digitale Auslesen von Rechnungsdaten via OCR-Technologie extrem präzise und zuverlässig ist. Zudem verläuft es automatisch, d. h. der/die Buchhalter:in hat nur noch einen geringen Arbeitsaufwand mit der formellen Prüfung.
2. Zeiteinsparung
Papierrechnungen werden meistens per Post versandt, was besonders in Kombination mit dem Fehlerpotenzial zu Verzögerungen führt. Vor allem die sachliche Rechnungsprüfung kostet in vielen Unternehmen viel Zeit.
Zuständige Personen müssen mit Mappen voller Papierrechnungen hin und her laufen, um Unterschriften für die Freigabe einzuholen. Letztendlich dauert die Prüfung einer Papierrechnung durchschnittlich 12 Tage.
Digital kann die Prüfung unter Benutzung einer Rechnungsfreigabe-Software mit ein paar Klicks vollständig durchgeführt werden. Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden auf digitalem Weg klären.
Digitale Prozesse sind außerdem besser kontrollierbar und übersichtlicher, sodass sie letztendlich auch schneller fertiggestellt werden.
3. Kostenreduzierung
Die analoge Rechnungsprüfung kostet nicht nur viel Arbeitszeit, sondern auch Geld. Laut dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik kostet die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 € pro Beleg.
Durch die kürzeren Durchlaufzeiten der digitalen Rechnungsprüfung können oft auch Skontoerträge und Gutschriften wahrgenommen werden, dessen Fristen man in der analogen Rechnungsprüfung oft verpasst. Man vermeidet auch Mahngebühren, da alles rechtzeitig erledigt wird.
4. Transparenz und Übersicht
Wenn die zuständige Person Rechnungen durch ein Unternehmen trägt, versinken sie oft unter Ordnern auf Schreibtischen und werden vergessen. Zu diesem Zeitpunkt hat die Buchhaltung keinen Zugriff mehr und keine Übersicht zu allen Rechnungen, die noch offen sind.
Rechnungen müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden – und zwar in Originalform. In Unternehmen mit analogen Arbeitsprozessen bedeutet das meistens Chaos, überlaufene Schränken voller Ordner und gestresste Buchhalter:innen.
Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung werden die Rechnungen automatisch in der Software mittels Cloud-Technologie archiviert. In Candis können über Such- und Filterfunktionen alte Rechnungen jederzeit gefunden und eingesehen werden.
Es ist jederzeit klar, welche Rechnung noch an welchem Schritt festhängt, was man bei der analogen Rechnungsprüfung nur mutmaßen kann. Zudem werden die gesamten Vorgänge, wie z. B. Änderungen oder Rückfragen digital in einer Prozessdokumentation festgehalten. Das macht den Prozess nachvollziehbar und transparent.
5. Flexibilität
Rechnungen prüfen und freigeben war lange Zeit nur vor Ort möglich – jetzt geht es auch von zu Hause oder unterwegs aus. So können Mitarbeiter:innen dank der Cloud-Archivierung auch aus dem Homeoffice oder als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung in den Prozess eingreifen.
Mitarbeiter:innen sind mit einer Software also sehr viel flexibler. Unnötige Verzögerungen aufgrund von Urlaub oder Krankheit vollständig vermieden.
Auch Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar. Durch die digitale Aufbewahrung gibt es auch weniger Verluste von Dokumenten und müssen nicht kostenpflichtig wiederbeschafft werden.
6. Entlastung der Mitarbeiter
Durch all die genannten Vorteile profitiert nicht nur das Unternehmen an sich, sondern auch die Mitarbeiter:innen. Sie können sich auf die Arbeit konzentrieren, anstatt von unnötigen Bremsfaktoren unterbrochen zu werden.
Vor allem der Aspekt der Automatisierung entlastet Mitarbeiter:innen besonders, da repetitive Handlungen der Buchhaltung entfallen.
Buchhalter:innen freuen sich sicher auch über die übersichtliche und simplifizierte Arbeit. Die sogenannte Verschlagwortung ist ein integrierter Teil einer Rechnungsfreigabe-Software und macht die Suche nach Rechnungen ganz leicht, nämlich per Begriff über eine Suchfunktion.
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Digitale Rechnungsprüfung mit Candis
Ist dir die manuelle Rechnungsprüfung zu umständlich? Dann schau dir die Rechnungsfreigabe-Software Candis an. In einer Rechnungsfreigabe-Software wie Candis ist alles zentral und vernetzt, der Prozess läuft einheitlich und standardisiert ab. Unsere KI und OCR-Technologie prüft auf effiziente Weise, ob die notwendigen Pflichtangaben vollständig und korrekt sind.
Die Vorkontierung verläuft automatisch und Rechnungen werden per Klick zur Freigabe verteilt.
Zudem bietet Candis die Möglichkeit, per Kommentarfunktion einzelne Rückfragen direkt in der Software zu klären. Rechnungen werden GoBD-konform in einer Cloud archiviert, sodass sie zeitlich unbegrenzt ganz einfach per Suchfunktion gefunden und eingesehen werden können.
