Die 3 Schritte der Rechnungsprüfung mit Checkliste

Rechnungsprüfungen sind ein wichtiger Schritt im Rechnungsmanagement und somit ein Teil der Buchhaltung. Sobald eine Rechnung zu einer Bestellung vorliegt, muss diese auf formelle und inhaltliche/ sachliche Kriterien geprüft werden. Erst, wenn die Prüfung und Rechnungsfreigabe erfolgt ist, kann die Rechnung bezahlt werden.

Aber warum ist die Rechnungsprüfung überhaupt so wichtig? Und wie kann man den Prozess effizienter gestalten? Wir haben einen Überblick und eine Checkliste für deine Rechnungsprüfung zusammengestellt.

Bei der Rechnungsprüfung werden Eingangsrechnungen auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Dabei soll sichergestellt werden, dass Verkäufer:innen einem Unternehmen auch nur das in Rechnung stellt, was es auch in Anspruch genommen hat.

Dazu werden alle erhaltenen Rechnungen mit den dazugehörigen Lieferscheinen abgeglichen und nur dann beglichen, wenn die Rechnungsangaben beider Dokumente übereinstimmen. Hierbei wurd zwischen der formellen und inhaltlichen Rechnungsprüfung unterschieden.

Die inhaltliche Rechnungsprüfung wird auch als sachliche Rechnungsprüfung bezeichnet. Hierbei werden die Inhalte einer Rechnung auf ihre Richtigkeit hin überprüft.

• Sind die auf der Rechnung angegebenen Waren oder Dienstleistungen korrekt und vollständig?

• Sind die angegebenen Mengen korrekt?

• Wurde der vereinbarte Produktpreis berechnet?

• Stimmt der Gesamtbetrag auf der Rechnung?

• Wurden Rabatte, Skonti oder etwaige Sondervereinbarungen eungahalten?

• Wurden die vereinbarten Zahlungsfristen, Skonto oder andere Bedingungen korrekt aufgeführt?

• Sind alle Angaben identisch mit dem Lieferschein?

• Entsprechen gelieferte Waren der vereinbarten Qualität?

• Stimmen die Angaben zur internen Leistungsverrechnung?

Für die inhaltliche Rechnungsprüfung sollte der Lieferschein zurate gezogen werden, um die Rechnungsangaben damit zu vergleichen. Mit einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis kannst du zusätzlich zur Rechnung auch alle dazugehörigen Dokumente, wie zum Beispiel Lieferscheine, hinterlegen. Die inhaltliche Rechnungsprüfung kann dann mithilfe unserer OCR-Technologie und KI automatisch erfolgen. So sparst du wertvolle Zeit und Ressourcen.

Ein Unternehmen prüft also bei der sachlichen Rechnungsprüfung nach, ob erbrachte Leistung bzw. Lieferungen richtig abgerechnet wurden. Im Idealfall nimmt die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, selbst die sachliche Rechnungsprüfung vor. Vor allem dieser Schritt führt zu vielen Verzögerungen und Fehlern. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung wird dieser Schritt extrem vereinfacht und dabei viel Zeit gespart.

Bei der formellen Rechnungsprüfung wirdsichergestellt, dass die Rechnung allen formellen Anforderungen nach § 14 Abs. 4 UStG gerecht weird. Rechnungen, die nicht alle Pflichtangaben enthalten, können zu Problemen mit dem Finanzamt führen.

1. Name und Anschrift der leistenden Unternehmer:in

2. Name und Anschrift der Leistungsempfänger:in

3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder bei Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG die Steuernummer

4. Ausstellungsdatum

5. Rechnungsnummer (fortlaufend)

6. Art und Menge der Leistung

7. Preis, ggf. plus Umsatzsteuer

8. Zahlungsziel

9. Eventuell: vereinbarte Entgeltminderungen

Die formelle Rechnungsprüfung sollte man also am besten direkt nach dem Rechnungseingang durchführen. So kann verhindert werden, dass eine fehlerhafte Rechnung weiter bearbeitet wird und bei Korrekturen alles im System geändert werden muss. Am besten schickt man eine fehlerhafte Rechnung gleich zurück, mit der Bitte, die entsprechenden Korrekturen vorzunehmen. Nur, wenn eine Rechnung alle geforderten Angaben enthält, sind auch die Bedingungen für den Vorsteuerabzug erfüllt.

Im Zuge der formellen Rechnungsprüfung wird eine Dublettenprüfung durchgeführt, um sicherzustellen, dass keine Rechnung versehentlich doppelt erfasst oder bezahlt wird, wodurch unnötige Kosten vermieden werden.

Kleinstbetragsrechnungen: Rechnungen unter 250 Euro

Bei sogenannten Kleinstbetragsrechnungen handelt es sich um eine Abrechnung, die den Betrag von 250 Euro nicht übersteigt. Sie gilt sie trotzdem als vollwertiges, rechtskräftiges Dokument. Die folgenden Angaben müssen auf einer Kleinstbetragsrechnung aufgeführt werden:

• Namen und Adressen beider Parteien

• Art und Menge der Ware bzw. der Dienstleistung

• Betrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Befreiung von Umsatzsteuerpflicht

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In der Regel läuft eine Rechnungsprüfung so ab:

1. Formelle Rechnungsprüfung:

Sind nach § 14 UStG alle Anforderungen erfüllt? Wenn alle erforderlichen Pflichtangaben vorhanden sind, ist die formelle Prüfung bestanden.

2. Sachliche Rechnungsprüfung:

Die Person, die die Bestellung getätigt hat, sollte nun Lieferschein und Bestellung vergleichen. Auch wichtig ist, ob die Ware einwandfrei geliefert wurde. Bei der sachlichen Rechnungsprüfung werden die folgenden Punkte kontrolliert:

• Ist die Rechnung gerechtfertigt?

• Stimmt die Menge oder der Umfang der Produkte bzw. Dienstleistungen?

• Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht oder geliefert?

• Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?

• Sind auf der Rechnung alle verpflichtenden Angaben nach §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten?

Falls andere Personen in die Absprache und Klärung zu einer Rechnung mit einbezogen werden sollen, kann das in diesem Schritt erfolgen.

3. Zahlungsfreigabe:

Falls eine andere Person im Unternehmen die Rechnung freigeben muss, wird sie in diesem Schritt benachrichtigt.

Achtung: Grundsätzlich gibt es eine Rechnungsprüfungspflicht. Ungültige Rechnungen oder eine chaotische Buchhaltung bringen Ärger mit dem Finanzamt.

Die Rechnungsprüfung wird immer von der Abteilung durchgeführt, die durch interne Regelungen die Verantwortung dafür hat. In den meisten Unternehmen liegt die Zuständigkeit für die Rechnungsprüfung bei der Kreditorenbuchhaltung.

Kleinere und mittelständische Unternehmen bzw. allein agierende Unternehmer:innen haben oft keine dezidierte Kreditorenbuchhaltung. In diesem Fall sind sie entweder für die Rechnungsprüfung selbst verantwortlich oder sie wird von der Finanzbuchhaltung mit übernommen.

Dabei gibt es immer wieder Überschneidungen mit Logistik und Einkauf, sodass die Buchhaltung die Daten der beiden anderen Abteilungen einholen muss. Da eine fehlerhafte Rechnung die Berechtigung auf Vorsteuerabzug kosten kann, ist in manchen Fällen eine gute Rechnungsprüfung sogar Gold wert.

Die Gesetzgebung macht in § 14 Abs. 4 UStG klare formelle Vorgaben, welche Daten auf einer Rechnung stehen müssen. Allerdings müssen nicht alle Pflichtangaben auf jeder Rechnung vorhanden sein.

Die Einzelheiten einer Rechnung unterscheiden sich je nach Wert der erbrachten Waren oder Dienstleistungen. Wenn der Wert weniger als 250 Euro beträgt, reicht eine einfache Rechnung.

Folgende Pflichtangaben müssen bei der formellen Rechnungsprüfung immer enthalten sein:

• Vollständiger Name des Lieferunternehmens

• Vollständige Adresse des Lieferunternehmens

• Kontaktdaten der Kundschaft

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Datum des Vertragsabschlusses

• Menge und Art der gelieferten Ware

• Gebühr für die einzelnen Artikel

• Gesamt Netto- und Bruttobetrag

• Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern

• Sofern verfügbar, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen

• Zahlungsinformationen
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Bei einem Warenwert über 250 Euro muss die Rechnung um diese zusätzlichen Angaben erweitert werden:

• Rechtsform des Unternehmens

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Eindeutige Rechnungsnummer

• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
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Auch wenn viele Unternehmen noch vor der Digitalisierung der eigenen Buchhaltung zurückschrecken, sind die Schwachstellen und Hürden der analogen Freigabeprozesse ein alltägliches, wiederkehrendes Problem. Digitales Arbeiten ist für die Effizienz eines Unternehmens unumgänglich, da es einige große Vorteile mit sich bringt:

Fehlerfreie Prozesse

Wo Menschen manuell arbeiten, können Fehler entstehen. Häufige Fehlerarten sind Formfehler, inhaltliche Fehler und Rechenfehler.

Enorme Zeiteinsparung

Der Prozess der analogen Rechnungsprüfung zieht sich oft in die Länge. Durchschnittlich braucht es 12 Tage vom Eingang der Rechnung bis zur Verbuchung.

Das hat verschiedene Gründe. Wenn ein:e Mitarbeiter:in falsche Rechnungen an den Lieferanten geschickt hat, müssen die Fehler kommuniziert und ausgebessert werden.

Fehler fallen häufig auch erst am Monatsende auf und müssen dann nochmal gefunden und behoben werden. So verzögert sich im analogen Prozess also auch noch der Monatsabschluss.

Rechnungen werden zudem intern an verschiedene Stellen und durch verschiedene Abteilungen weitergeleitet. Besonders bei schnell wachsenden Unternehmen ist häufig unklar, wer Dienstleistungen in Anspruch genommen oder Produkte gekauft hat.

Zum Teil entstehen Rückstaus, weil z. B. Fragen nicht direkt geklärt werden, die Checkliste am Schreibtisch unter einem Berg von Ordnern vergessen wird oder die Person für die Rechnungsfreigabe gerade nicht vor Ort ist.

Kosten sparen

Die Rechnungsverarbeitung kostet viel Arbeitszeit und verursacht Kosten, auch wenn diese nicht sofort ins Auge fallen. Laut dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik kostet die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 € pro Beleg.

Transparenz ermöglichen

Papierrechnungen gibt es nur einmal. Das heißt, sobald sie auf dem Schreibtisch eines Mitarbeitenden zur Freigabe liegt, hat die Buchhaltung keine Übersicht mehr. Mit einer Rechnungsfreigabe-Software haben alle befugten Mitarbeiter:innen gleichzeitig Zugriff auf Rechnungen, die es zu bearbeiten gibt.

Um Probleme der analogen Rechnungsprüfung zu vermeiden, bietet sich ein digitalisierter Prozess an. Ziel ist, als Unternehmen möglichst automatisiert überprüfen zu können, ob eine Rechnung formal und sachlich korrekt ist.

Zu diesem Zweck sollten eingehende Rechnungen zentral empfangen und möglichst komplett digital abgebildet werden. Dies erfordert zum einen digitalisierten Rechnungseingang, zum anderen eine elektronische Erfassung (in der Regel mittels OCR-Technologie) der Rechnungsdaten.

Durch Prüf- und Freigabe-Workflows können Rechnungen der verantwortlichen Person zugeteilt und nach erfolgreicher Prüfung per Klick freigegeben werden.

Rückfragen zu einzelnen Rechnungen können über eine Kommentarfunktion zeitnah und direkt in der Software geklärt werden. Smarte Erinnerungsfunktionen sorgen außerdem dafür, dass keine Rechnungsprüfung versäumt wird.

Diese Art der digitalen Prüfung und Freigabe ist gegenüber der klassischen Unterschriftenmappe wesentlich zeiteffizienter und für Mitarbeiter:innen sehr viel flexibler. Papierbasierte Checklisten zur Rechnungsprüfung gehören somit der Vergangenheit an.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung zusammengefasst:

• Der gesamte Prozess ist effizienter, die Durchlaufzeiten sind kürzer und die Kosten niedriger

• Durch automatische Auslesung der Rechnungsdaten werden Fehlerquellen minimiert

• In einer Rechnungsmanagement-Software wird jeder Prozessschritt nachvollziehbar dokumentiert

• Bessere Kontrollmöglichkeiten

• Bessere Übersicht über alle Belegdaten

• Digitale Prüf- und Freigabe-Workflows sind in der Regel mehr GoBD-konform als analoge Prozesse

• Weniger Papierchaos

• Mehr Transparenz

• kostensparend

Bis die Rechnung vollständig geprüft und freigegeben wird, vergeht viel Zeit. Viele Unternehmen setzen daher zunehmend auf digitale Prüf- und Freigabe-Workflows. Eine digitalisierte Rechnungsprüfung erlaubt Unternehmen, Rechnungen möglichst zeitnah und vor allem automatisiert zu prüfen.

Die intelligente Rechnungsfreigabe-Software von Candis prüft jede Eingangsrechnung in wenigen Schritten. Anschließend wird der Freigabeprozess digital eingeleitet, sodass Mitarbeiter:innen die Rechnungen ganz bequem autorisieren können.